Change Management: Erfolgreich Veränderungen in Unternehmen etablieren

von Christina Pichlmaier

Veränderung ist eine konstante Realität in der heutigen Geschäftswelt. Unternehmen müssen sich kontinuierlich an neue Marktbedingungen, Technologien und Kundenanforderungen anpassen. Doch Veränderungen bringen auch Unsicherheit und Widerstand mit sich. Hier kommt das Change Management ins Spiel.

Monster gibt Ihnen in diesem Artikel zunächst eine Change-Management-Definition an die Hand. Sie erfahren, welche Problemstellungen sich daraus ergeben. Wir geben Ihnen außerdem einen Überblick über grundlegende Phasen sowie professionelle Change-Management-Methoden.

Was ist Change Management?

Change Management wird im deutschsprachigen Raum auch Veränderungsmanagement genannt. Damit werden sämtliche organisatorische Maßnahmen bezeichnet, durch die umfangreiche Veränderungen in einer Organisation erreicht werden sollen. Dabei geht es um die Umsetzung von Neuerungen: Das kann unter anderem einzelne Prozesse oder serielle Vorgänge, Arbeits- oder Organisationsstrukturen, Systeme, Strategien sowie Verhaltens- oder Herangehensweisen betreffen. Man kann also von einer Art Fahrplan sprechen, wie Änderungen in einer Organisation implementiert werden.

Problemstellung bei Change-Prozessen

In der Change-Management-Definition schwingen bereits gewisse Problematiken mit: Tiefgreifende Veränderungen von Strukturen, Arbeitsprozessen und Strategien treffen nicht immer und nicht bei allen Beteiligten auf rege Zustimmung. Umgestaltungen der gegenwärtigen Situation gehen meist mit Unsicherheit, Angst vor Unbekanntem und – im beruflichen Kontext – mit Sorge um den Arbeitsplatz einher.

Widerstand gegen Veränderungen ist jedoch eine menschliche Reaktion. Daher muss Change Management nicht nur die Implementierung von Neuerungen organisieren. Es muss vor allem eng mit der Belegschaft verknüpft sein, um Widerstände zu überwinden und die erfolgreiche Umsetzung von Change-Prozessen sicherzustellen.

Die Rolle der Führungskräfte im Change Management

In einem Change-Management-Prozess spielen Führungskräfte eine entscheidende Rolle, da sie maßgeblich den Erfolg oder Misserfolg des Veränderungsprojekts beeinflussen. Ihre Aufgabe ist es, den Wandel zu initiieren, zu kommunizieren und voranzutreiben. Zudem sollten sie ihre Vorbildfunktion wahrnehmen, um die angestrebten Veränderungen vorzuleben oder vielmehr die Akzeptanz der Veränderungen zu fördern.

Zunächst müssen Führungskräfte die Dringlichkeit der Veränderung vermitteln und ein Bewusstsein für ihre Notwendigkeit schaffen. An ihnen hängt es, die Vision und die Ziele für alle in der Organisation zu verdeutlichen und verständlich zu machen. In dem Zusammenhang ergibt sich ihre wichtigste Aufgabe: Widerstände und Hindernisse zu identifizieren und zu überwinden.

Dazu müssen sie offen mit den Bedenken und Ängsten ihrer Mitarbeiter:innen umgehen. Führungskräfte sollten sie zu dem Zweck aktiv in den Change-Prozess einbinden, um Engagement und Motivation zu fördern. Führungskräfte können damit Mitarbeiterbindung begünstigen und Vertrauen aufbauen. Außerdem ist eine offene Feedbackkultur hilfreich, um den Fortschritt im Change-Management-Prozess verfolgen zu können.

Grundlegende Phasen von Change Management

Change-Management-Prozesse sollten nicht dem Zufall überlassen werden. Daher sollten sie grundsätzlich folgende Phasen durchlaufen: Analyse, Planung, Umsetzung und Evaluation.

• Analyse:
  Die Beurteilung der aktuellen Lage mit allen Einflussfaktoren (z.B. Unternehmensstruktur, Branche, Problemstellen, Personal usw.) ist die wichtigste Grundlage, um einen Change-Management-Prozess überhaupt einsetzen und planen zu können.
• Planung:
  Auf Basis der vorausgehenden Analyse können Change Manager und Change Managerinnen einen maßgeschneiderten Prozess entwickeln und konzipieren, der sinnvoll und nachhaltig umsetzbar ist. Dazu gehören unter anderem auch Zeitplanung, Personalführung und Konfliktmanagement.
• Umsetzung:
  Maßnahmen zur Implementierung von Veränderungen stehen im Zentrum des Change-Prozesses. Neben der eigentlichen Umsetzung der geplanten Maßnahmen muss parallel weiterhin starke Kommunikation, fortlaufende Schulungen und Einbindung der Mitarbeitenden stattfinden.
• Evaluation:
  Bewertung des Fortschritts des Change-Management-Prozesses auf Basis der angestellten Analyse sowie anhand der geplanten Implementierung der Change-Maßnahmen.

Professionelle Change-Management-Methoden

Der prinzipielle Aufbau eines Change-Projektes wurde von verschiedenen Psycholog:innen und Forscher:innen aufgegriffen und in spezifische Modelle ausgearbeitet. Die bekanntesten Konzepte im Change Management haben der Sozialpsychologe Kurt Lewin und der Harvard-Professor John P. Kotter aufgestellt. Viele moderne Konzepte und Phasenmodelle bauen auf ihren Überlegungen zum Veränderungsmanagement auf.

3-Phasen-Modell nach Kurt Lewin

Lewin bezieht sich bei seinem Modell auf soziale Veränderungen. Da aber auch eine Arbeitssituation ein Sozialgefüge ist, gelten seine Überlegungen auch für einen Change-Management-Prozess in der Arbeitswelt.

• Unfreezing (Auftauphase):
  Die erste Phase beschreibt ein langsam entstehendes Bewusstsein, dass Veränderungen notwendig sind. Des Weiteren geht es um vorbereitende Schritte vor der eigentlichen Umsetzung von Veränderungen, beispielsweise Kommunikation innerhalb der Organisation, Analyse und Zeitplanung.
• Moving (Bewegungsphase):
  In der Bewegungsphase werden Lösungsansätze erarbeitet, in Teilprojekte aufgesplittet und ausprobiert. Die Organisation bewegt sich vom früheren Status Quo hin zu einer neuen, funktionierenden Balance.
• Freezing (Einfrierphase):
  Mit „einfrieren“ meint Lewin die Stabilisierung der ergriffenen Maßnahmen. So sollen die in der Bewegungsphase begonnenen Veränderungen fest in die neue Organisation integriert werden, ohne in alte Muster zu verfallen. Das heißt, die neuen Handlungsweisen sollen langfristig zu etwas Vertrautem werden.

8-Stufen-Modell von John P. Kotter

Der Amerikaner John P. Kotter geht weiter ins Detail und splittet sein Konzept in drei Phasen mit insgesamt acht Stufen auf.

• Stufe 1: Dringlichkeit erzeugen
  Führungsebene und Mitarbeiterschaft müssen die Notwendigkeit der Veränderung erkennen. Dazu gehören unter anderem realistische Organisations- und Marktanalysen.
• Stufe 2: Leitungskoalition aufbauen
  Das Unternehmen baut ein Leitungsteam auf, das sich mit der Durchführung der Veränderungen beschäftigt. Spätestens hier kommen Change Manager ins Spiel.
• Stufe 3: Vision und Strategie entwickeln
  Das Leitungsteam entwickelt in dieser Phase die Vision und im Nachgang eine Change-Strategie. Hier sind Konsens, Teamarbeit und eine gemeinsame Richtung zwischen den Change Managern untereinander essenziell.
• Stufe 4: Vision der Veränderung kommunizieren
  Die erarbeitete Vision und die daraus entstandene Strategie muss nun in der Organisation kommuniziert werden. Hierzu sollten Unternehmen möglichst alle zur Verfügung stehenden Kommunikationskanäle nutzen und die Belegschaft kontinuierlich informieren.
• Stufe 5: Team flächendeckend bestärken
  Hindernisse zu überwinden, steht im Fokus der fünften Stufe. Das können sowohl organisatorische oder strukturelle Problemstellungen als auch Widerstände innerhalb der Mitarbeiterschaft sein.
• Stufe 6: Kurzfristige Erfolge erzielen
  Kurzfristige Erfolge überzeugen alle von den Veränderungen Betroffene vom Fortschritt des Change-Projekts und fungieren mitunter als Belohnung für den Einsatz der Mitarbeitenden. Change Manager sollten Erfolge mitteilen, um Engagement und Motivation aufrecht zu erhalten. An dieser Stelle wird sich eine aktive Feedbackkultur als nützlich erweisen.
• Stufe 7: Erfolge zusammenführen und weitere Veränderungen anstoßen
  Kleine Erfolge können nun gebündelt werden. Daraus können sich weitere Maßnahmen ergeben, die den begonnenen Change-Management-Prozess weiter vorantreiben.
• Stufe 8: Neue Ansätze in der Unternehmenskultur verankern
  Die achte Stufe nach Kotter weist diverse Parallelen zu Lewins Idee der Einfrierphase auf. Es geht darum, die angestoßenen Veränderungen im Unternehmen zu integrieren und als neue Handlungsweise zu etablieren.

Fazit

Neuerungen und Veränderungen gehören zur Realität von Wirtschaftsunternehmen dazu. Change Management ist daher ein unverzichtbarer Bestandteil erfolgreicher Unternehmensführung. Durch eine professionelle Herangehensweise an solche Veränderungen können Unternehmen die gewünschten Ergebnisse erzielen.

Führungskräfte können dies dadurch gewährleisten, dass sie Mitarbeitende aktiv in den Prozess einbinden. Dies fördert nicht nur die Umsetzung der Veränderung sowie die Zusammenarbeit der Belegschaft, sondern hilft auch, anfängliche Widerstände zu überwinden. Kommunikation ist dabei eines der wichtigsten Werkzeuge.

Change-Projekte setzen eine fundierte Vorbereitung voraus. Dazu gehört, die Aufgabe Change Manager:innen zu übergeben, um den gesamten Prozess zu analysieren, zu planen und bis zum Ende zu begleiten. Mit Strategien, die zum Unternehmen passen, und dem optimalen Einsatz von Ressourcen können Unternehmen Veränderungen als Chance nutzen und langfristig Erfolge erzielen.

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