Berufliche Gespräche führen: Mit diesen Tipps wird jede Ihrer Business-Kommunikationen zum Erfolg

von Susanne Schweitzer

Verhandlungen, Meetings und Mitarbeitergespräche stehen im Berufsalltag an der Tagesordnung. Was inhaltlich herübergebracht werden muss, ist meist klar. Das „Wie“ ist, wo es schwierig werden kann. Berufliche Gespräche führen und dabei Ihren Angestellten wertschätzend, respektvoll und verständnisvoll gegenüberzutreten, fordert nach gewissen Strategien. Aus diesem Grund zeigen wir Ihnen nachfolgend auf, auf was es bei einer erfolgreichen geschäftlichen Gesprächsführung zu achten gilt und wie Sie diese Methoden am besten in die Tat umsetzen.

Die Gefahr falscher Gesprächsführungsstrategien

Berufliche Gespräche im richtigen Tempo, mit Pausen und der angemessenen Tonlage zu führen, ist ein wichtiger Teil eines professionellen Auftretens und zeugt von Kompetenz und Selbstsicherheit. Die Art und Weise, in der eine Person (speziell eine Führungskraft) spricht, sagt viel über deren Persönlichkeit aus und legt somit auch fest, was Geschäftspartner:innen und Mitarbeiter:innen von Ihnen halten.

Als Führungskraft ist es Ihre Aufgabe, Meetings und Mitarbeitergespräche zu leiten und zu strukturieren. Ob Gehaltsverhandlungen, die Besprechung von Zielen und Karriereplänen oder wichtige Meetings: Selbst, wenn inhaltlich alles stimmt, Sie sich bestens mit den Sachverhalten auskennen und alles logisch aufführen, heißt das noch lange nicht, dass diese Gespräche den gewünschten Erfolg mit sich bringen.

Reden Sie beispielsweise derart schnell, dass Ihnen keiner folgen kann oder leiern Ihre Punkte monoton herunter, kann dies schnell dazu führen, dass Ihre Mitarbeiter:innen das Interesse oder die Konzentration verlieren. Sprechen Sie ununterbrochen, lassen niemanden zu Wort kommen oder verwenden eine aggressive Tonlage, fühlen sich Ihre Mitarbeiter:innen unter Umständen nicht wertgeschätzt und respektiert. Damit selbst schwierige Mitarbeitergespräche kein Problem für Sie darstellen, haben wir Ihnen einen Ratgeber für unangenehme Gesprächssituationen bereitgestellt.

Das richtige Gesprächstempo

In Sachen Gesprächstempo gilt es, die goldene Mitte zu finden. Ungebremst hervor preschen wirkt ebenso unprofessionell und wenig ansprechend wie zu langsames Reden, das sich unnötig in die Länge zieht. Setzen Sie sich selbst ein Limit und sprechen Sie am besten die wichtigsten Punkte einmal durch, bevor Sie die eigentlichen beruflichen Gespräche führen.

Mimik, Gestik und Körperhaltung

Weitere wichtige Aspekte, auf die es zu achten gilt, wenn Sie berufliche Gespräche führen, sind Ihre Mimik, Gestik und Körperhaltung. Wie Sie in ein Gespräch hineingehen, legt bereits fest, was Ihre Gegenüber empfinden bzw. welche Stimmung herrscht.

Wenden Sie sich beispielsweise stets den Personen zu, die Sie adressieren, um so Offenheit und Aufmerksamkeit auszustrahlen. Vermeiden Sie es, Ihre Arme zu verschränken, denn dies deutet auf Verschlossenheit oder Verärgerung hin. Es ist zudem wichtig, dass Ihre Gestik und Mimik stets zum Gesagten passen, sodass keine widersprüchlichen Signale bei Ihren Gesprächspartner:innen entstehen.

Die Macht von Redepausen

Redepausen sind bewusst eingesetzte Pausen, die dazu dienen, dem Gegenüber bei Verhandlungen oder anderweitigen Gesprächen Zeit zum Nachdenken oder Antworten zu geben. Besonders in längeren Reden oder Gesprächen dienen kommunikative Pausen außerdem dazu, Sachverhalte hervorzuheben und dem Meeting Struktur zu geben. Denken Sie allerdings daran, dass eine Redepause mehr ist, als nur kurz Luft zu holen. Schauen Sie Ihr Gegenüber an, interpretieren Sie dessen Körperhaltung, Mimik und Gestik und geben Sie Ihrem Gesprächspartner genügend Zeit, sich zu äußern oder Fragen zu stellen.

Vorsicht! Denn hier lauert die Gefahr, falsche bzw. unangebrachte oder gar zu viele Pausen einzusetzen. Schrecken Sie am besten vor Kunstpausen zurück und sorgen Sie so dafür, dass das Gespräch nicht unnötig in die Länge gezogen wird oder gar die Vermutung entsteht, dass Sie sich selbst gerne beim Reden zuhören.

Entstehen natürliche Pausen, bedeutet das für Sie als Führungskraft, das Gespräch wieder in die richtige Richtung zu lenken. Solche Pausen können etwa durch zurückhaltende Gesprächspartner:innen entstehen oder auftreten, wenn ein:e Gesprächsteilnehmer:in die Inhalte ablehnt oder sich überfordert fühlt. Äußere Einflüsse wie Baustellen oder Unterbrechungen können ebenfalls Kommunikationspausen hervorrufen. Um die Unterhaltung wieder in Schwung zu bringen, bietet es sich an, das Gesagte zu wiederholen oder gar die Pause direkt anzusprechen und dadurch eine Gesprächsbrücke aufzubauen.

Achten Sie in Bezug auf kommunikative Pausen zudem in jedem Fall auf persönliche Präferenzen und kulturelle Angewohnheiten Ihrer Gesprächspartner:innen. In gewissen Ländern werden mehr Pausen in Gespräche eingebaut als in anderen und manche Personen brauchen etwas mehr Zeit, um das Gesagte zu verdauen und darauf antworten zu können.

Die angemessene Tonlage und Lautstärke

Die richtige Betonung, besonders am Ende von Sätzen, bestimmt, ob Ihre Äußerungen souverän und sicher klingen. Betonen Sie Satzenden fragartig kann dies als ein Zeichen von Unsicherheit interpretiert werden. Als Führungskraft sollten Sie Sicherheit und Selbstbewusstsein ausstrahlen – angemessene Betonungen sind ein Teil dieses Puzzles. Wie Sie sonst noch Ihren Erfolg als Führungskraft maximieren können, zeigen wir Ihnen mit unserer Checkliste für gute Personalführung.

Auch die Lautstärke des Gesprächs ist ausschlaggebend. Sprechen Sie zu leise, können Ihre Mitarbeiter:innen oder Gesprächspartner:innen Sie nicht verstehen. Sind Ihre Äußerungen zu laut, kann dies abschreckend und aggressiv wirken.

Die Checkliste für erfolgreiche berufliche Gespräche

Sowohl Mitarbeiter:innen als auch dem Führungspersonal graust es häufig vor Meetings, Verhandlungen und Mitarbeitergesprächen. Besonders die regelmäßigen Feedbackgespräche zu Mitarbeiterleistungen, Aufstiegsmöglichkeiten und Co. werden häufig als eine lästige Verpflichtung betrachtet. Dem können Sie, indem Sie die bisher aufgeführten Strategien und einige weitere Tipps befolgen, allerdings Abhilfe verschaffen. Beachten Sie also folgende Punkte, bevor Sie berufliche Gespräche führen:

• Bereiten Sie sich gut vor, schreiben Sie sich Ihre Gesprächspunkte auf, erstellen Sie eine klare Struktur und setzen Sie Ziele, die Sie mit dem Gespräch erreichen möchten
• Treten Sie selbstbewusst, souverän, verständnisvoll, freundlich und professionell auf
• Sorgen Sie für einen lockeren, positiven Einstieg
• Achten Sie auf das richtige Gesprächstempo und die angemessene Tonlage
• Seien Sie auf unerwartete Wendungen vorbereitet und lassen Sie sich von diesen nicht aus der Ruhe bringen
• Setzen Sie gezielt kommunikative Pausen ein
• Versuchen Sie den vereinbarten Zeitrahmen nicht zu überziehen
• Fassen Sie am Ende des Gesprächs noch einmal die wichtigsten Punkte zusammen
• Drücken Sie am Ende des Gesprächs Ihre Wertschätzung aus, indem Sie sich beispielsweise für die bisherige Zusammenarbeit bedanken

Seien Sie sich bewusst, dass eine vielversprechende Vorgehensweise und gute Vorbereitung dennoch ab und an nach hinten losgehen kann – schließlich ist Kommunikation nicht einseitig, sondern multidirektional und kann somit stark variieren, je nachdem, mit wem sie erfolgt. Als Chef:in müssen Sie also flexibel sein und Ihre Gesprächsstrategien je nach Situation und Gesprächspartner:innen anpassen.

Haben Sie das Gefühl, dass in Sachen Gesprächsführung bei Ihnen Verbesserungsbedarf herrscht, kann es sich lohnen, typische Gesprächssituationen mit einer außenstehenden Person zu üben oder sich selbst aufzunehmen und so an Schwachstellen zu arbeiten. Als zusätzliche Hilfestellung haben wir Ihnen Tipps für erfolgreiche Mitarbeitergespräche bereitgestellt.

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Erfolgreiche berufliche Gespräche führen mit den richtigen Gesprächsstrategien – dies ermöglicht es Ihnen, erfolgreich mit bestehenden Mitarbeiter:innen zu kommunizieren und ist zudem für das Recruiting von neuen Angestellten ausschlaggebend. Schalten Sie also am besten direkt eine kostenlose Stellenanzeige bei Monster und testen Sie den Erfolg Ihrer neu erlernten Kommunikationstechniken in der Praxis.