Exit-Gespräche führen: Arbeitsverhältnisse positiv beenden

von Christina Pichlmaier

Kündigungen gehören genauso zum Arbeitsleben wie Bewerberauswahl, Vorstellungsgespräche und Einstellungsprozesse. Sie verdienen daher aus vielen Gründen auch dieselbe Sorgfalt. Doch wie soll das genau funktionieren? Schließlich gibt es nicht nur einvernehmliche Kündigungen und solche, die im Firmeninteresse liegen. Die beste Strategie dafür: Exit-Gespräche führen.

Durch eine offene Unterhaltung mit dem oder der scheidenden Mitarbeiter:in können Sie nicht nur die Gründe für die Kündigung, sondern auch darüber hinausgehende Aspekte ansprechen. Monster erklärt Ihnen, welche Vorteile solche Abschlussgespräche bieten, wie Sie diese führen und was Sie beachten sollten.

Warum sollten Sie Exit-Gespräche führen?

Eine Kündigung ist eine Kündigung. Das mag auf den ersten Blick richtig sein, dennoch übersehen viele Arbeitgeber:innen, dass sie nicht nur das Ende eines Arbeitsverhältnisses ist. Mit dem passenden Umgang mit einer Kündigung bietet sich Ihnen eine Chance – und diese nutzen Sie mithilfe von Exit-Gesprächen.

Einblicke gewinnen

Solche Abschlussunterredungen sind besonders dann wertvoll, wenn es sich um eine arbeitnehmerseitige, einvernehmliche Kündigung handelt. Sie können damit Einblicke in Ihr Team gewinnen, die Sie in der Form von anderen Mitarbeiter:innen nicht bekommen. Diese Einblicke können Sie umwandeln in entsprechende Maßnahmen, um die Rahmenbedingungen für die bestehende Mitarbeiterschaft zu verbessern.

Zukünftige Zusammenarbeit

Exit-Gespräche können dafür sorgen, dass Sie die Tür zwischen sich und dem scheidenden Teammitglied nicht komplett zuschlagen. Nicht selten wechseln Arbeitnehmer:innen Jobs innerhalb derselben Branche. Womöglich wechseln sie auf die Kunden- oder Lieferantenseite. Beenden beide Seiten das aktuelle Arbeitsverhältnis im positiven Rahmen, ist der Weg frei, in anderer Form in der Zukunft zusammenzuarbeiten.

Spätere Rückkehr

Ein positiver Abschluss des Arbeitsverhältnisses und letztlich des Exit-Gesprächs lässt außerdem die Option offen, eine Rückkehr des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin in der Zukunft zu ermöglichen.

Employer Branding

Die genannten Aspekte helfen Ihnen nicht nur, interne Einblicke zu erhalten. Ein guter Umgang mit ehemaligen Mitarbeiter:innen spricht sich herum, besonders in der Zeit von Bewertungsportalen im Internet. Sie können Ihr Image als Arbeitgeber:in – das Employer Branding – also durch eine positive Beendigung eines Arbeitsverhältnisses aufwerten und sich als attraktiver Arbeitsplatz für zukünftige Bewerber:innen positionieren.

Was sollten Sie beachten, wenn Sie Exit-Gespräche führen?

Ein Abschlussgespräch sollte weder zwischen Tür und Angel stattfinden noch unvorbereitet oder verpflichtend sein. Wenn Sie jedoch ein paar Eckpunkte beachten, können Sie die abschließende Unterhaltung nach einer Kündigung für alle Beteiligten nachhaltig positiv gestalten.

1. Richtigen Zeitpunkt wählen

Terminieren Sie ein Exit-Gespräch zu einem sinnvollen Zeitpunkt. Vermeiden Sie, unmittelbar nach Erhalt der Kündigung das Gespräch zu suchen. Lassen Sie eventuell aufgeheizte Emotionen zunächst abkühlen. Unbedingt angeraten ist dagegen ein Termin nach der Ausstellung eines Arbeitszeugnisses oder eines Referenzschreibens. Damit steigern Sie die Wahrscheinlichkeit, dass sich der oder die Mitarbeiter:in nicht selbst „zensiert“ – er oder sie will nicht befürchten müssen, dass sich Aussagen aus der Unterhaltung negativ auf das Zeugnis auswirken.

2. Termin aufsetzen

Sie sollten nicht einfach spontan Exit-Gespräche führen. Vereinbaren Sie besser einen Termin mit dem Teammitglied. So können sowohl Sie selbst als auch das Gegenüber sich auf das Gespräch vorbereiten. Sie können Ihre Gedanken zur Kündigung sammeln und entsprechend Fragen und Aspekte zusammenstellen, die Sie ansprechen möchten. Das scheidende Teammitglied kann umgekehrt eventuelle Verbesserungsvorschläge, Kritik und sonstige Anliegen für sich sortieren und muss diese nicht spontan aus dem Ärmel schütteln.

3. Angenehme Atmosphäre schaffen

Sorgen Sie dafür, dass das Gespräch in einer angenehmen Atmosphäre abläuft, Privatsphäre bietet und vor allem nicht gestört wird. Auch das Ambiente kann relevant sein. Ein Gespräch in einem großen Konferenzsaal, sich gegenübersitzend, oder im Büro des Chefs vor dem großen Schreibtisch schaffen nicht gerade die beste Stimmung. Es fühlt sich für die meisten eher wie ein Interview oder ein Abmahngespräch an. Insofern bieten sich kleinere Besprechungsräume an, bei denen Sie nicht allzu weit auseinandersitzen, sowie Gesprächssituationen, die Hierarchien reduzieren oder zumindest nicht weiter hervorheben.

4. Kündigung akzeptieren

Zuallererst gilt es, die Kündigung des Mitarbeitenden ohne Einwände zu akzeptieren. Machen Sie zudem weder Vorwürfe noch vermitteln Sie ihm oder ihr das Gefühl, „abtrünnig“ zu sein. Sie sollten ebenso wenig mit dem Vorsatz ins Gespräch gehen, diesen umzustimmen zu wollen. Vielmehr sollten Sie Wertschätzung für die getane Arbeit zeigen, sich für die gute Zusammenarbeit bedanken und dem scheidenden Teammitglied alles Gute für den weiteren Berufsweg wünschen. Damit setzen Sie gleich zu Beginn ein positives Zeichen.

5. Passenden Gesprächspartner wählen

Als Abteilungsleiter:in oder Unternehmenschef:in ist man nicht immer der beste Gesprächspartner, um Abschlussunterhaltungen zu führen. Das Hierarchiegefälle ist womöglich immer noch zu hoch, um selbst unter den besten Voraussetzungen ein offenes Gespräch zu gestalten. Insofern ist es vielfach sinnvoller, eine:n Personaler:in mit dem Exit-Gespräch zu beauftragen. Diese:r kann auf Augenhöhe mit dem scheidenden Teammitglied sprechen. Häufig bietet es sich auch an, eine:n externe:n Berater:in für das Gespräch zu engagieren. Diese:r stellt eine:n sachliche:n Gesprächspartner:in dar, von dem der oder die Mitarbeiter:in weder Vorwürfe noch persönliche Kritik befürchten muss.

6. Sinn des Gesprächs vorwegschicken

Geben Sie dem scheidenden Beschäftigten die Gründe, warum Sie überhaupt um dieses Gespräch bitten. Vermitteln Sie ihm oder ihr, dass Sie an einem offenen Austausch interessiert und bereit sind, auch Kritik sowie Verbesserungsvorschläge zu akzeptieren. Dies gibt dem Gespräch schon von vornherein einen positiven Ausgangspunkt und zeigt Wertschätzung.

7. Kündigungsgrund erfragen

Einer der Hauptgründe für die Unterhaltung und der beste Gesprächseinstieg ist der Kündigungsgrund. Ist es schlichtweg ein Schritt, um sich beruflich zu verändern? Gibt es persönliche Gründe? Oder sieht der Mitarbeiter im Unternehmen etwa keine Perspektive mehr? Die Antworten hierauf sind eine ideale Überleitung zum nächsten Gesprächspunkt.

8. Kritik zulassen und nach Verbesserungen fragen

Die Aufforderung an den oder die Mitarbeiter:in, Feedback zur Arbeit zu geben, dürfte aus Unternehmenssicht einer der interessantesten Aspekte eines Exit-Gesprächs sein. Das Wichtigste dabei ist, dass Sie der Kritik bewusst zuhören, Verbesserungsvorschläge aufnehmen und vermeiden, das Gesagte zu kommentieren.

Vor Nachfragen sollten Sie dennoch nicht zurückschrecken. Vermeiden Sie aber wertende, suggestive Fragen oder gar in Diskussionen zu verfallen. Zeigen Sie vielmehr echtes Interesse an der Einschätzung des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin. Sie haben hier nämlich die Möglichkeit, aus erster Hand und im besten Falle unzensiert zu erfahren, wie Sie das Arbeitsklima für alle verbleibenden Mitarbeiter:innen im Unternehmen verbessern können. Während Sie Exit-Gespräche führen, können Sie außerdem herausfinden, ob der oder die Mitarbeiter:in Kritik, Verbesserungsideen oder Missstände bereits in der Vergangenheit angesprochen hat und wie seitens der Leitung darauf reagiert wurde.

9. Übergabe organisieren

Am Ende des Exit-Gesprächs können Sie zusammen mit dem oder der Mitarbeiter:in die Übergabe an die Vertretung oder die Nachfolge organisieren. Hierfür ist es natürlich essenziell, dass der Zeitpunkt der Unterhaltung passend gewählt ist und nicht am letzten Arbeitstag stattfindet. Generell sind zwei bis drei Wochen Übergabedauer sinnvoll. In diesem Zeitraum können Sie den Grad des Wissensverlusts reduzieren und gleichzeitig einen einigermaßen sanften Übergang gewährleisten.

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