Kündigungsgespräch: Vorbereitung und Ablauf

Erntes Gespräch zwischen einem Personaler und Bewerber.

von Christina Pichlmaier

Eine Kündigung ist wahrscheinlich für alle Beteiligten eines der unangenehmsten Mitarbeitergespräche überhaupt. Ein angemessener Umgang mit einem Kündigungsgespräch ist daher unerlässlich. Monster gibt Ihnen in diesem Artikel einen Leitfaden an die Hand, wie Sie ein Kündigungsgespräch vorbereiten können. Anhand eines Ablaufs mit exemplarischen Gesprächsphasen erklären wir Ihnen, was Sie in dem Zusammenhang beachten sollten und wie Sie ein möglichst faires Kündigungsgespräch führen.

Organisation: Kündigungsgespräch vorbereiten

Sie sollten ein Kündigungsgespräch nicht spontan oder „aus der Hüfte“ führen. Es bestehen viel zu viele Details, die Sie berücksichtigen müssen, sodass Sie an einer gewissen Vorbereitung auf die Unterredung nicht vorbei kommen.

Außerdem können sich Informationen über die Handhabung einer Kündigung auf Arbeitgeber-Bewertungsportalen wiederfinden. Indem Sie ein Kündigungsgespräch vorbereiten, können Sie auch dafür sorgen, dass Ihr Employer Branding intakt bleibt.

Rechtliches abklären

Je nachdem, welche Gründe für die Kündigung vorliegen, müssen Sie den Betriebsrat einbinden, sofern es ihn gibt. Mit ihm muss eindeutig geklärt werden, dass eine Versetzung, Schulung oder ähnliche Maßnahmen ausgeschlossen sind, um die Kündigung als letztes Mittel zu vermeiden.

Des Weiteren sollten Sie vorab zwei weitere wichtige Aspekte recherchieren, um diese im späteren Kündigungsgespräch ansprechen zu können: Bestimmen Sie (sofern nicht bereits geschehen) die Kündigungsfrist, um den restlichen Verbleib des betroffenen Mitarbeitenden im Unternehmen zu organisieren. Stellen Sie außerdem fest, ob und inwiefern eine Abfindung zu zahlen ist.

Gründe formulieren

Der Grund oder die Gründe für eine Kündigung sollten bei der Vorbereitung auf das Gespräch natürlich gegeben sein. Allerdings lohnt es sich, sie vorab auszuformulieren. Außerdem sollten Sie entsprechende Erklärungen und Beispielsituationen aufführen, die zur Kündigung geführt haben. Sind Sie selbst nicht vorgesetzte Führungskraft des betroffenen Mitarbeitenden, sollten Sie an dieser Stelle entsprechende Informationen vom Verantwortlichen einholen. Zugrundeliegende Kündigungsgründe können sein:

Abhängig von der späteren Reaktion des Mitarbeitenden auf die Entlassung kann es sinnvoll sein, die Gründe, Belege und Erklärungen für die Kündigung schriftlich festzuhalten und diese am Ende des Gesprächs auszuhändigen.

Termin aufsetzen

Wenn Sie ein Kündigungsgespräch vorbereiten, gehört auch die Planung des Zeitpunkts dazu. Wählen Sie jedoch nicht spontan eine freie Minute zwischen Meetings. Betrachten Sie die Unterredung mit dem Mitarbeitenden wie eine sonstige Besprechung und mit der entsprechenden Sorgfalt. Das heißt, Sie sollten einerseits einen passenden Termin finden und andererseits einen angemessene Dauer ansetzen (etwa 15 Minuten sind eine gute Richtschnur). Die Terminfestsetzung sollten Sie jedoch nicht unnötig verzögern, sondern so früh wie möglich nach der Entscheidung zur Kündigung und den vorbereitenden Schritten ansetzen.

Kommunikationsplan aufstellen

Die Kündigung an sich sollten Sie klar und deutlich sowie geradeheraus mitteilen. Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie mit der Tür ins Haus fallen müssen. Überlegen Sie sich, wie Sie die Nachricht bei diesem konkreten Arbeitnehmenden am besten formulieren und wie Sie die Gründe vermitteln. Planen Sie auch ein, dass seitens des Mitarbeitenden Fragen aufkommen.

Durchatmen

Selbst mit der besten inhaltlichen Vorbereitung auf ein Kündigungsgespräch können Sie nicht voraussagen, wie ein:e Mitarbeiter:in auf die Mitteilung reagieren wird. Insofern sollten Sie unmittelbar vor der Unterredung ein paar Minuten dazu nutzen, um durchzuatmen und in eine angemessene Stimmung zu gelangen. Mit energetischem Verhalten, das beispielsweise ein zuvor erfolgreiches Meeting ausgelöst hat, sollten Sie nicht unbedingt eine Kündigung aussprechen, da es zumindest für einen Teil der Gesprächspartner keine vergnügliche, positive Unterredung sein wird.

Ablauf: Kündigungsgespräch führen

Sie sollten einem methodischen Ablauf im Kündigungsgespräch folgen. Dabei können Sie sich an eine ideale Struktur halten: Erst die eigentliche Kündigung, dann die Verarbeitung der Mitteilung und abschließend die Rahmenbedingungen für das restliche Beschäftigungsverhältnis. Was die Tonalität angeht, sollten Sie sich um Sachlichkeit und Direktheit bemühen. Persönliche Angriffe oder Vorhaltungen sind fehl am Platz. Begegnen Sie dem gekündigten Mitarbeitenden eher mit Verständnis auf emotionaler Ebene.

1. Die eigentliche Kündigung

Sie sollten das Kündigungsgespräch nicht mit großen Einleitungsreden beginnen, sondern zügig zum Punkt kommen. Teilen Sie dem/der betroffenen Mitarbeitenden mit, dass ihm/ihr gekündigt wird. Bleiben Sie sachlich und lassen Sie keinen Raum für Missverständnisse. Geben Sie dazu den vorliegenden Grund für die Kündigung an. Je nach Reaktion des Mitarbeitenden kann es sinnvoll sein, nachzufragen, ob er oder sie die Nachricht verstanden hat.

2. Verarbeitung der Kündigung

In der zweiten Phase des Kündigungsgesprächs sollten Sie etwas Fingerspitzengefühl beweisen. Viel hängt von der Reaktion auf die Kündigung ab. Der Erfahrung nach sind sie emotional (Wut oder Trauer), kontrolliert oder nach Verhandlung strebend. Zeigen Sie Verständnis, aber vermeiden Sie tröstende Floskeln und leere Worthülsen („Das wird schon.“). Für Sie sollte maßgeblich sein, bei Ihrer Entscheidung und weiterhin sachlich zu bleiben. Hier bietet sich eine Gelegenheit, eine Erklärung oder die Hintergründe der Kündigung anzusprechen. Seien Sie in dem Zug offen für Fragen des betroffenen Mitarbeitenden.

3. Rahmenbedingungen der Kündigung

Der dritte Schritt im Ablauf des Kündigungsgesprächs sollte sich darum drehen, die Rahmenbedingungen zu klären und die verbleibende Zeit bis zur Wirksamkeit der Kündigung zu organisieren. Dazu gehört unter anderem:

  • Abfindung
  • Kündigungsfrist
  • Arbeitszeugnis und/oder Referenzschreiben
  • Resturlaub
  • Organisation laufender Aufgaben und Projekte
  • Unterstützung durch Outplacement
  • Angebot eines Exit-Gesprächs

Es bringt Vorteile mit sich, diese organisatorischen Fragen zu klären, während Sie das Kündigungsgespräch führen. Auf diese Weise endet das Gespräch mit sachlichen Gesichtspunkten, nicht mit emotionalen. Allerdings hängt es stark davon ab, wie der betroffene Mitarbeitende die Nachricht aufnimmt. Manchmal kann es daher sinnvoller sein, die Rahmenbedingungen der Kündigung auf den nächsten Tag zu verschieben.

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