Motivationsgespräch führen: Kreative Ideen für die Gesprächsführung

von Christiane Toedt

Das Ziel eines jeden Unternehmens sind motivierte Arbeitnehmer:innen. Denn diese sind produktiv und engagiert. Darum ist die Steigerung der Mitarbeitermotivation ein wichtiges Thema in der Personalführung. Um die Motivation der Beschäftigten einzuschätzen und ihre Performance langfristig zu verbessern, sind regelmäßige Motivationsgespräche ein beliebtes Mittel. Doch wann und wie führen Führungskräfte ein gelungenes Motivationsgespräch? In diesem Artikel verraten wir es Ihnen.

Wann sollten Führungskräfte ein Motivationsgespräch führen?

Motivationsgespräche bieten sich immer an, wenn es um die Produktivität der Beschäftigten geht. Sie sind damit wichtiger Bestandteil des Personalmanagements in Unternehmen. Selbst wenn es keine Anzeichen für Frustration oder Demotivation gibt, lohnen sich Feedbackgespräche, um die Motivation Ihrer Mitarbeiter:innen hochzuhalten. Darüber hinaus ist es ein guter Weg, die Mitarbeitenden in den Mittelpunkt zu stellen – ein wichtiges Instrument bei der Personalführung.

Wer hört nicht gerne gutes Feedback über die eigene Arbeitsleistung und sieht die Zufriedenheit der Vorgesetzten? Auch das spornt an und führt zu erhöhtem Einsatz am Arbeitsplatz. Integrieren lässt sich ein solches Gespräch in den jährlichen Mitarbeitergesprächen, bei denen die Beteiligten konkrete Zielvereinbarungen treffen.

Wenn erkennbar wird, dass die Mitarbeiter:innen demotiviert sind, ist es aber noch lange nicht zu spät. Wichtig ist jetzt, zügig zu reagieren. Das Motivationsgespräch führen nun am besten die direkten Vorgesetzten. Sie kennen die Schwächen und Stärken ihrer Mitarbeiter:innen. Schwieriger gestaltet sich die Situation, wenn sich bereits Kund:innen beschweren oder die Angestellten wichtige Aufgaben nicht mehr erledigen. Dann sollten bei Führungskräften die Alarmglocken läuten: Höchste Zeit für ein Motivationsgespräch.

Motivationsgespräch: Die Ursachen von Demotivation

Zunächst ist es wichtig, die Ursache für die sinkende Motivation der Angestellten zu finden. Liegt es am Aufgabenbereich, an der fehlenden Perspektive oder an den Vorgesetzten selbst? Hier gilt es, feinfühlig zu agieren und herauszufinden, wo die Demotivation herkommt. Dabei ist es wichtig, dass Führungskräfte sich auch selbst kritisch hinterfragen und ein offenes Ohr für die Probleme ihrer Mitarbeiter:innen haben.

Äußere Faktoren

Was aber, wenn die Antriebslosigkeit auf Faktoren außerhalb des Arbeitsplatzes zurückzuführen ist? Im Privatleben spielen sich mitunter Vorfälle ab, die sich im Arbeitsalltag nicht so leicht abschütteln lassen. Ein Trauerfall, eine schwere Krankheit oder eine laufende Scheidung etwa. Bei ernsten Problemen können und sollten Führungskräfte eines Unternehmens auch die Personalabteilung hinzuziehen. Gemeinsam finden sie dann eine langfristige Lösung.

Langfristige Probleme

Bei akuten Problemen können Sie zunächst punktuell entlasten. Mitarbeiter:innen, die sich überarbeitet fühlen, könnten kurzfristig ein paar Tage Urlaub nehmen. Bei langfristigen, unverschuldeten Problemen holen Sie am besten die Personalabteilung ins Boot. Hat der bzw. die Angestellte jedoch ein schwerwiegendes Problem selbst zu verantworten, zum Beispiel bei einer Suchterkrankung, empfiehlt sich eine konsequente Haltung. Machen Sie deutlich, dass der bzw. die Beschäftigte mit seinem Verhalten den Arbeitsplatz riskiert.

Wie führe ich ein Motivationsgespräch?

Ein Motivationsgespräch zu führen, ist eine Angelegenheit, die Fingerspitzengefühl erfordert. Das bedeutet, dass Sie das Gespräch besser nicht zwischen Tür und Angel oder nach einem Konflikt angehen. Schaffen Sie zunächst eine vertrauensvolle Gesprächsatmosphäre. Leiten Sie das Gespräch mit etwas Smalltalk ein und fragen Sie nach dem Befinden Ihrer Beschäftigten. Für konstruktive Ergebnisse und eine vertrauensvolle Gesprächsatmosphäre empfiehlt sich eine Fragetechnik mit offenen Fragen:

„Bedrückt Sie derzeit etwas?”

„Wie geht es Ihnen mit Ihrem Arbeitsumfang und Ihren Arbeitsergebnissen?”

„Ich habe das Gefühl, dass Sie derzeit mit den Gedanken woanders sind. Stimmt das?”

Hören Sie Ihren Mitarbeiter:innen gut zu und vermeiden Sie eine spontane Abwehrreaktion. Verzichten Sie auch darauf, während des Gesprächs zu belehren. Viele Mitarbeitende ergreifen ihre Chance gerne, wenn sie frei sprechen können. Anschuldigungen, Vorwürfe und Suggestivfragen halten Sie am besten aus dem Gespräch raus.

Offene Fragen stellen

Geben sich Ihre Angestellten trotz offener Fragetechnik verschlossen, ist es Zeit, die Fragen stärker zu fokussieren. Im Vorhinein können Sie hierfür Belege sammeln, mit denen Sie Ihren Eindruck untermauern. In dieser Phase ist es wichtig, immer objektiv zu bleiben, und die eigenen Beobachtungen sachlich und auf den Punkt vorzutragen.

In nächsten Schritt klären Sie, was die Motivation Ihrer Mitarbeiter:innen im Alltag blockiert. Sind es Arbeitsabläufe oder Aufgaben? Etwas, was Chef:in, Kolleg:innen oder die Betroffenen selbst beeinflussen können? All diese Punkte lassen sich mit gezielten Einzelfragen abklopfen:

„Was hindert Sie gerade daran, motiviert an die Arbeit zu gehen?”

„Was würde Sie motivieren?”

„Habe ich Ihnen etwas in den Weg gestellt?”

Wie führe ich ein Motivationsgespräch und was folgt?

Ist das Problem erkannt, können Sie es im nächsten Schritt lösen. Die Mitarbeiter:innen sollten dabei ermuntert werden, selbstständig nach Auswegen zu suchen. Das gibt ihnen Entscheidungsfreiheit und nimmt unter Umständen ein Gefühl der Bevormundung – es verleiht den Beschäftigten außerdem Handlungsfähigkeit. Motivationsgespräche sind damit auch ein wesentlicher Faktor für die Mitarbeiterzufriedenheit.

Je nach Ursache sollten Sie bereits während des Gesprächs Maßnahmen festlegen, die helfen, die Motivation zurückzugewinnen und somit die Produktivität zu steigern. Die Möglichkeiten erstrecken sich hier von Coachings sowie Fortbildungen, über Versetzungen, engeren Absprachen im Arbeitsalltag bis hin zu mehr Freiheiten bei der Arbeitsgestaltung. Der neue Fahrplan für die weitere Zusammenarbeit sollte auch schriftlich festhalten, z.B. in einer E-Mail.

Schulen Sie Ihre Führungskräfte im Unternehmen, damit sie fürsorgliche Vorgesetzte werden. Dabei lernen sie, zu entscheiden, wann sie ihren Mitarbeiter:innen Verständnis entgegenbringen, sie fördern und mehr Raum geben und wann sie auf der anderen Seite durchgreifen müssen. Das zu erkennen, ist nicht immer leicht und erfordert gezieltes Training.

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