Mitarbeiterumfrage: Wie sie effektiv bei der Unternehmensentwicklung unterstützt

von Christiane Toedt

Sie hilft nicht nur dabei, das Unternehmen voranzubringen: Vielmehr ist die Mitarbeiterumfrage ein Mittel, um Beschäftigte in Unternehmensprozesse einzubeziehen, Transparenz zu schaffen und Ideen, Anregungen und Wünsche der Belegschaft zu sammeln. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen deshalb, wie Sie eine Mitarbeiterbefragung erstellen und wie sie im Detail bei der Entwicklung Ihrer Unternehmensziele helfen kann.

Wofür ist die Mitarbeiterumfrage nützlich?

Die Belegschaft regelmäßig um Feedback zu bitten, eröffnet einen wertvollen Einblick in die Organisation. Erfolgreich ist eine Mitarbeiterbefragung, wenn sie anschließend die Unternehmensleistung verbessert. Anlässe, Ihre Mitarbeitenden zu Wort kommen zu lassen, gibt es reichlich.

Fragen, die dabei beantwortet werden können, sind z.B.:

• Wie ist es um die Stimmung in der Belegschaft bestellt?
• Wie kommen die in der Chefetage getroffenen Entscheidungen bei den Beschäftigten an?
• Welche Ideen haben Beschäftigte zur Verbesserung von Unternehmensprozessen?

Mitarbeiterbefragungen sind ein hilfreiches Instrument zur Verbesserung der Performance. Dabei spielt der Führungsstil eine entscheidende Rolle. Wie Ihre Führungskräfte beschlossene Strategien und Veränderungen umsetzen, drückt sich unmittelbar in der Resonanz der Belegschaft aus. Eine Mitarbeiterumfrage zu erstellen, liefert Ihrer Firma so einen substanziellen Einblick in die Führung.

Im Zuge der Digitalisierung wird dieser Ansatz noch verstärkt, da besonders viele Daten gesammelt werden können. Allein ihre Durchführung wirkt sich aber schon auf das Verhalten der Führungskräfte aus, zumal Mitarbeiter:innen die Resultate anschließend einsehen können.

Es geht über die Unternehmensleitung hinaus jedoch um viele weitere spannende Themen, die Sie mit Hilfe der Befragungen erforschen können. Zu ihnen gehört die Entwicklung der Unternehmenskommunikation. Auch die Arbeitsplatzgestaltung, nachhaltiges Wirtschaften, das Betriebsklima oder die Mitarbeiterzufriedenheit nehmen Unternehmen auf diese Art unter die Lupe.

Ziele von Mitarbeiterumfragen

Die Ziele der Umfragen sind hierbei unterschiedlicher Natur. Manche Unternehmen möchten die Arbeitsatmosphäre verbessern, andere möchten langfristig den Krankenstand im Unternehmen senken und sind daher an der Mitarbeitergesundheit und der Mitarbeitermotivation interessiert. Auch die Zusammenarbeit liegt bei den Umfragen oftmals im Fokus.

Ein weiterer positiver Nebeneffekt von Mitarbeiterumfragen ist das erhöhte Engagement der Mitarbeiter:innen. Durch das Mittel der Befragung setzen sie sich mit Themen auseinander, mit denen sie sich zuvor nicht beschäftigt haben. Das erweitert den Blick auf das Unternehmen und führt – wenn es gut läuft – sogar zu einer Identifikation mit den Unternehmenszielen. Daher sollte die Mitarbeiterbefragung gut durchdacht sein.

Mitarbeiterbefragungen: Was geschieht mit den Ergebnissen?

Mitarbeiter:innen zu befragen, lohnt sich nur, wenn Sie im Unternehmen folgerichtige Schlüsse ziehen und Schwachstellen gezielt angehen. Damit sich etwas bewegt, sollten Sie deshalb zeitnah nach einer Befragung gezielte Maßnahmen einleiten.

Konkrete Schritte erstrecken sich von der Personalentwicklung über die Veränderung von Organisationsstrukturen bis zur Versetzung von Führungskräften. Reagieren Unternehmen unzureichend auf Umfrageergebnisse laufen sie Gefahr, dass Beschäftigte das Instrument nicht mehr ernst nehmen und die Beteiligung sinkt.

Sinnvoll sind darüber hinaus wiederholte Umfragen zu Fortschritten, nachdem Maßnahmen eingeleitet wurden. Bewerten Beschäftigte zum Beispiel strategische Themen negativ und die Rückmeldungen weisen akuten Handlungsbedarf auf, eröffnen Momentaufnahmen zur Stimmung den Blick auf die Wirksamkeit von eingeleiteten Maßnahmen.

Das lohnt sich unter Umständen bereits nach ein paar Monaten. Manchmal sind Entwicklungen jedoch nicht von heute auf morgen sichtbar, sondern es sind Befragungen über Jahre hinweg notwendig, um Trends und Veränderungen zu erkennen.

Mitarbeiterumfrage erstellen

Ziele definieren

Zu Beginn der Planung einer Mitarbeiterumfrage steht die Zielfestlegung. Soll die Mitarbeiterzufriedenheit verbessert werden? Möchten Sie im Unternehmen einen genaueren Einblick in das Verbesserungspotenzial von Unternehmensstrukturen gewinnen? Je nach übergeordnetem Ziel entscheidet sich die Richtung der Mitarbeiterumfrage.

Danach stecken Sie am besten Messziele und legen Erwartungen an die Umfrage fest. Um das bestmögliche Ergebnis zu erzielen, sollten sich die Beschäftigten von der Umfrage angesprochen fühlen. Das Spektrum der Umfrage führt hier vom Querschnitt der gesamten Belegschaft bis hin zu Umfragen in einzelnen Abteilungen und Bereichen. Diese wiederum können die Fragebögen als Basis nehmen, um eine eigene Mitarbeiterumfrage zu erstellen und ihre Teams so weiterzuentwickeln.

Fragebogen ausarbeiten

Die Fragestellung im Umfragebogen ist wohl das Schwierigste an der Planung einer Mitarbeiterbefragung. Was möchten Sie herausfinden? Hier gilt es, relevante Fragestellungen auszuarbeiten, die für Ihre Unternehmensentwicklung entscheidend sind.

Für eine zielführende Umfrage ist hierbei besonders wichtig, die befragten Personen nicht unbewusst zu manipulieren. Das kann durch die Formulierung der Fragen schnell passieren. Sie sollten deshalb auf eine neutrale Fragstellung achten.

Legen Sie daher im Vorhinein fest, ob der Fragebogen aus geschlossenen oder offenen Fragen bestehen soll. Ein Bogen mit geschlossenen Fragen dient vor allem einer quantitativen Informationsabfrage, während offene Fragen Platz für Anregungen und Ideen bieten.

Feedback erfragen

Um Wünsche und Bedürfnisse Ihrer Belegschaft zu erfahren, lohnt es sich, in der Umfrage einen Platz für Freitext und Kommentare zu lassen. Das ist zwar mehr Aufwand – vor allem bei der Auswertung –, doch Ihre Beschäftigten haben so die Möglichkeit, detailliertes Feedback zu geben und selbst Ideen einzubringen.

Anonymität und Freiwilligkeit gewährleisten

Achten Sie darauf, dass Ihre Mitarbeiterumfrage freiwillig und anonym ist. In diesem Fall dürfen weder die Teilnahme noch einzelne Personendaten während der Befragung überprüft werden. Nur wenn sie im Ganzen freiwillig und anonym abläuft, können Unternehmen den Datenschutz bei einer Befragung außer Acht lassen.

Doch Freiwilligkeit und Anonymität haben nicht nur den Vorteil, weniger Arbeitsaufwand zu erzeugen. Anonymität sorgt vor allem für ehrliche Antworten, da die Befragten keine Konsequenzen fürchten müssen. Dadurch schaffen Sie Vertrauen und zeigen Ihren Mitarbeitenden, dass Ihnen ehrliches Feedback und der Schutz Ihrer Beschäftigten wichtig ist.

Betriebsrat und HR einbinden

Informieren Sie vor Durchführung der Mitarbeiterbefragung die Personalabteilung. Fragen zum Betriebsklima, zu Gehalt oder zu sozialen Leistungen gehen auch den Betriebsrat etwas an. Darum ist es ratsam, vor Durchführung der Fragen alle beteiligten Parteien in den Vorgang einzubinden.

Umfrage kommunizieren

Zeigen Sie Ihren Mitarbeitenden mit einfachen und verständlichen Informationen, was das Ziel der Mitarbeiterbefragung ist, wann und in welcher Form die Befragung geplant ist und wie die Ergebnisse interpretiert werden. Besonders in großen Unternehmen sollten Sie die Durchführung gut kommunizieren, damit die Belegschaft von der Umfrage erfährt.

Dazu bieten sich Sammelmails oder auch das Intranet an. Auch auf Social Media können Sie Infos und Reminder schicken, um von der Umfrage zu berichten und später daran zu erinnern. Geben Sie den Beschäftigten genügend Zeit, um den Fragebogen auszufüllen.

Unser Tipp: Achten Sie auch auf die Häufigkeit von Mitarbeiterumfragen im Unternehmen. Zu viele Befragungen führen unter Umständen zu einer geringeren Beteiligung, falls die Motivation Ihrer Beschäftigten nachlässt. Eine zu geringe Beteiligung schränkt wiederum die Aussagekraft der Umfrage ein.

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Wir hoffen, mit unseren Informationen rund um das Thema Mitarbeiterumfrage konnten wir Ihnen zeigen, dass es sich lohnt, die Meinung Ihrer Beschäftigten einzuholen. Brauchen Sie auch Personal, um Ihre Teams weiterzubringen? Dann schalten Sie Ihre Stellenanzeige am besten bei Monster. Keine Frage: So finden Sie die besten Talente!