Die (digitale) Personalakte: Gesetzliche Vorschriften, Datenschutz und Aufbewahrungsfrist

von Christina Pichlmaier

In der Welt des Personalmanagements spielt die Personalakte eine entscheidende Rolle. Sie ist weit mehr als nur eine Ansammlung von Dokumenten. In ihr sind einerseits die Eckdaten des Beschäftigungsverhältnisses festgehalten, darunter der Arbeitsvertrag, Urlaubsanspruch und steuerlich relevante Aspekte. Andererseits können auch Informationen über Weiterbildungen und Leistungsbewertungen enthalten sein, die für Beförderungen herangezogen werden.

Bestehen für die Personalakte gesetzliche Vorschriften? Müssen Unternehmen eine digitale Personalakte führen? Welche Art Informationen dürfen festgehalten werden? Und gibt es offizielle Aufbewahrungsfristen für Personalakten? Monster gibt Ihnen Aufschluss über diese und weitere Fragen.

Die Personalakte und gesetzliche Vorschriften

Für die Führung von Personalakten gibt es in Deutschland interessanterweise keine expliziten, umfassenden gesetzlichen Vorgaben. Die Anforderungen ergeben sich vielmehr aus Bestimmungen in verschiedenen Gesetzen sowie der Rechtsprechung. So besteht einerseits keine Pflicht zum Führen einer Personalakte. Andererseits müssen Arbeitgebende gewisse Informationen erheben, um steuerlichen und sozialversicherungstechnischen Vorgaben Genüge tun zu können.

Die einzige konkrete Aussage zur Personalakte, die oft auch als Definition und Handhabungsrichtlinie in der Privatwirtschaft herangezogen wird, findet sich im Bundesbeamtengesetz: „Für jede Beamtin und jeden Beamten ist eine Personalakte zu führen. Sie ist vertraulich zu behandeln und durch technische und organisatorische Maßnahmen […] vor unbefugter Einsichtnahme zu schützen. Die Akte kann in Teilen oder vollständig automatisiert geführt werden. Zur Personalakte gehören alle Unterlagen, die die Beamtin oder den Beamten betreffen, soweit sie mit ihrem oder seinem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen (Personalaktendaten). Andere Unterlagen dürfen in die Personalakte nicht aufgenommen werden.“ (§106 BBG)

Obwohl darüber hinaus keine gesonderten gesetzlichen Vorschriften für die Personalakte bestehen, so ergeben sich die zentralen Grundlagen für das Führen und die Handhabung aus den folgenden Gesetzen. Für die konkrete Auslegung der Gesetze in diesem Zusammenhang sollten Unternehmen auf professionelle Rechtsberatung zurückgreifen.

• Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO):
  Die DSGVO regelt den rechtmäßigen und sicheren Umgang mit personenbezogenen Daten. Demnach dürfen Personaldaten nur für festgelegte Zwecke erhoben und verarbeitet werden. Nur befugte Personen dürfen Zugriff auf diese sensiblen Informationen erhalten. Zudem müssen Unternehmen entsprechende technische Vorkehrungen treffen, um Datensicherheit der Personalakte und Datenschutz aller anderen personenbezogener Daten zu gewährleisten.
• Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG):
  In Paragraf 83 ist die Einsicht in die Personalakte geregelt. Er gibt Arbeitnehmenden das Recht, die über ihn oder sie geführten Akten einsehen zu dürfen. Sie können dazu den Betriebsrat hinzuziehen, der seinerseits Stillschweigen über die erhaltenen Informationen bewahren muss. Außerdem wird hier ausdrücklich darauf hingewiesen, dass Arbeitnehmende ihrerseits der Personalakte Erklärungen beifügen dürfen.
• Antidiskriminierungsgesetz (AGG):
  Das AGG findet auch Anwendung in Bezug auf die Personalakte. Es dürfen in ihr folglich keine Informationen erfasst werden, die im AGG genannt werden. Das sind beispielsweise Aussagen über ethnische Herkunft, Religion, Weltanschauung und ähnliches.
• Entgelttransparenzgesetz (EntgTranspG):
  Die Personalakte enthält in der Regel Informationen über das Gehalt. Arbeitnehmende haben ein Recht darauf zu erfahren, nach welchen Kriterien sie bezahlt werden. Hier greift das Entgelttransparenzgesetz, um ungleiche Bezahlung für gleiche oder gleichwertige Arbeit zu vermeiden.

Aufbewahrungsfrist für Personalakten

Genauso wenig wie ein spezifisches Gesetz vorschreibt, was in die Personalakten gehört, ist auch in Bezug auf die Aufbewahrungsfrist für Personalakten keine exakte Vorgabe zu finden. Es gibt also weder eine Aufbewahrungspflicht nach dem Ende eines Beschäftigungsverhältnisses noch Angaben zu einer Mindest- oder Höchstdauer der Aufbewahrung.

Es ergeben sich jedoch auch hier sekundäre Handlungsrichtlinien aus anderen arbeitsrechtlichen Umständen. So sollten Unternehmen Personalakten einerseits so lange aufbewahren, bis eventuelle Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis erfüllt oder verjährt sind. Laut Bürgerlichem Gesetzbuch handelt es sich dabei um drei Jahre (§195 BGB). Das können beispielsweise die Erstellung eines Arbeitszeugnisses, eventuelle Schadensersatzansprüche oder Ähnliches sein.

Insofern sollten Unternehmen tendenziell auf die regelmäßige Verjährungsfrist aus dem BGB setzen. Auf diese Weise sind bei eventuellen Ansprüchen die Beweisführung und Dokumentation anhand der Personalakte möglich. Nach Ablauf dieser indirekten Aufbewahrungsfrist für Personalakten können Unternehmen diese Dokumente oder Daten (digitale Personalakte) unter Berücksichtigung des Datenschutzes vernichten.

Was gehört in die Personalakten?

Die Personalakte dokumentiert die wesentlichen Informationen zum Arbeitsverhältnis zwischen Arbeitgebenden und Arbeitnehmenden. Auch wenn es im deutschen Recht keine detaillierten Vorgaben gibt, hat sich eine übliche Praxis zum Inhalt von Personalakten etabliert. Als Faustregel gilt: Es sollten sich letztendlich nur solche Informationen in der Personalakte wiederfinden, die in direktem Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen und davon abgeleitet unmittelbare Relevanz aufweisen.

Im Folgenden ein Überblick, welche zentralen Bestandteile in der Personalakte typischerweise enthalten und zulässig sind.

• Arbeitsvertrag:
  Der Arbeitsvertrag bildet die Grundlage der Anstellung und enthält Informationen zu Vertragsdauer, Arbeitszeit, Gehalt und Position.
• Bewerbungsunterlagen:
  Hierzu gehören der Lebenslauf, Anschreiben, Referenzen und Zeugnisse, die bei der Bewerbung eingereicht wurden.
• Zeugnisse und Qualifikationen:
  Dokumente über schulische Abschlüsse, berufliche Qualifikationen, Weiterbildungen und Zertifikate.
• Vertragsänderungen:
  Jegliche Änderungen im Arbeitsvertrag, sei es bezüglich Arbeitszeit, Gehalt oder Position, werden dokumentiert.
• Gehaltsunterlagen:
  Zum einen ist die Bankverbindung von Mitarbeitenden festgehalten, um das Gehalt auszahlen zu können. Zum anderen enthalten Personalakten Informationen über Gehaltsstufen, Gehaltserhöhungen, Boni und andere finanzielle Angelegenheiten.
• Urlaubs- und Krankheitsdaten:
  Aufzeichnungen über Urlaubsanträge, genommene Urlaubstage und Krankmeldungen.
• Abmahnungen und Konflikte:
  Dokumentation von Abmahnungen, Verstößen gegen Betriebsregeln oder Konflikten am Arbeitsplatz.
• Betriebliche Fort- und Weiterbildung:
  Informationen über Schulungen, Workshops und Seminare, die Mitarbeitende für den Karriereweg und zwecks Upskilling absolviert haben.
• Leistungsbeurteilungen:
  Bewertungen der Leistung des Mitarbeitenden durch Vorgesetzte, die bei Beförderungen oder Gehaltsverhandlungen eine Rolle spielen können.
• Arbeitszeugnisse:
  Zeugnisse, die bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses ausgestellt werden und die Leistung sowie das Verhalten des Mitarbeitenden während der Tätigkeit reflektieren.

Zulässig sind außerdem Dokumente in Bezug auf die Steuer und die Sozialversicherung sowie für eine spezifische Tätigkeit unerlässliche Informationen. Das können unter anderem sein:

• Informationen zur Kranken- und Sozialversicherung
• Anlageinformationen für vermögenswirksame Leistungen
• Zusatzversorgungskassen
• Führerschein
• Gesundheitszeugnis
• Ärztliches Attest im Rahmen der Arbeitssicherheit

Das gehört nicht in die Personalakten

Es gibt auch Inhalte, die nichts in Personalakten zu suchen haben. Grundsätzlich handelt es sich dabei um Angaben und Informationen ohne direkten Bezug zum Arbeitsverhältnis. Darunter fallen unter anderem die folgenden Daten:

• Ethnische Herkunft
• Religion
• Sexuelle Orientierung oder Identität
• Krankheiten oder medizinische Diagnosen
• Politische Ansichten oder Parteizugehörigkeit
• Subjektive Vermutungen über den Mitarbeitenden
• Unbewiesene Anschuldigungen
• Details über Familienstand und Familienmitglieder, die über die steuerliche Relevanz hinausgehen
• Notizen zum äußeren Erscheinungsbild von Mitarbeitenden oder über ihre Profile in sozialen Medien

Die digitale Personalakte

Die Digitalisierung hat auch vor der Personalakte nicht Halt gemacht. Eine Pflicht zur digitalen Erfassung besteht aber auch hier nicht. Immer mehr Unternehmen setzen jedoch auf die digitale Personalakte, um die Verwaltung effizienter zu gestalten. Elektronische Erfassung und Speicherung ermöglichen einen schnelleren Zugriff auf die benötigten Informationen.

Grundsätzlich unterscheiden sich der zulässige Inhalt und das Recht auf Einsicht nicht von einer traditionellen Personalakte in Papierform. Der Vorteil ist, dass gewisse Formulare und Kommunikation, die diese Daten betreffen, in ein digitales System eingebunden werden können. Auf diese Weise können beispielsweise verbleibende Urlaubstage einfacher nachgehalten werden.

Dabei ist jedoch darauf zu achten, dass die digitalen Akten den gleichen Datenschutzrichtlinien unterliegen wie die physischen Personalakten. Cybersicherheit in Unternehmen – also unter anderem auch technische Sicherheitsvorkehrungen und Zugriffsrechte – spielt deshalb eine entscheidende Rolle.

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