Wie Sie mit Mitarbeitenden ein Rückkehrgespräch nach Krankheit führen

Wenn Mitarbeitende länger erkrankt waren, sollten Vorgesetzte bei ihrer Rückkehr an den Arbeitsplatz nicht einfach die tägliche Routine abspulen. Immerhin kann es sein, dass der oder die Arbeitnehmende zwar arbeitsfähig ist, aber noch an den Folgen der Erkrankung leidet oder die Arbeitsleistung eingeschränkt ist. Insofern ist es sinnvoll, ein Rückkehrgespräch nach Krankheit einzuplanen. Eine solche Unterredung wird oft auch als Krankenrückkehrgespräch bezeichnet.

Wir gehen in diesem Artikel auf die Umstände und Rahmenbedingungen ein, unter denen Sie Rückkehrgespräche führen sollten. Außerdem geben wir Ihnen Tipps zum Ablauf und zu zulässigen Fragen.

Wann sollte man Rückkehrgespräche führen und wozu?

Wann ein Rückkehrgespräch angeraten ist, hängt von den konkreten Umständen ab. Je nach Situation kann auch bei kürzerer Abwesenheit eine solche Unterhaltung sinnvoll sein, zum Beispiel bei auffällig häufigen Fehlzeiten oder um leicht zu behebende Problemstellen am Arbeitsplatz zu identifizieren.

Dennoch sollten Sie es nicht dafür nutzen, eine krankheitsbedingte Kündigung auszusprechen. Rückkehrgespräche führen Sie primär dafür, um den betroffenen Mitarbeiter oder die betroffene Mitarbeiterin wieder in den Arbeitsalltag zu integrieren.

Zweckmäßige Gründe für Rückkehrgespräche sind unter anderem:

  • Längere oder häufige Ausfallzeit eines oder einer Mitarbeitenden
  • Eventuelle Auswirkungen auf die zukünftige Arbeit, z.B. schwere Krankheit, Arbeitsunfall, Ausfall als Folge von Arbeitsbedingungen
  • Nach Mutterschutz und/oder Elternzeit
  • Nach Pflegefreistellung, während der sich ein:e Mitarbeiter:in zeitweise um Angehörige gekümmert hat
  • Gestaltung des betrieblichen Eingliederungsmanagements (BEM)

Rückkehrgespräch: Ablauf und Inhalte

Um sinnvolle Rückkehrgespräche zu führen, lohnt sich eine gute Vorbereitung. Damit stellen Sie sicher, dass Sie die für Sie wichtigsten Aspekte ansprechen und nicht gegen arbeitsrechtliche Vorgaben verstoßen. Im Folgenden gehen wir daher auf Form und Ablauf ein und geben Ihnen Tipps, welche Inhalte zulässig und aufschlussreich sind.

Form und Ablauf des Rückkehrgesprächs

Mit einer genauen Planung vermeiden Sie, dass zurückkehrende Mitarbeitende von vornherein eine defensive Haltung einnehmen oder gar um ihren Job bangen.

  1. Terminierung:
    Setzen Sie die Besprechung idealerweise innerhalb von ein bis zwei Wochen nach der Rückkehr des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin an. So erlauben Sie ihm oder ihr einerseits, ohne Zeitdruck wieder in die Arbeit zu finden. Andererseits lassen Sie nicht zu viel Zeit verstreichen, um die Fehlzeit zu thematisieren.
  2. Grund des Gesprächs:
    Der betreffenden Person ist sicherlich klar, worum es grundsätzlich in dem Gespräch gehen soll. Dennoch sollten Sie im Voraus versuchen, Befürchtungen von Vorwürfen, Beschuldigungen oder Jobverlust zu zerstreuen. Verdeutlichen Sie, dass es nicht darum geht, ihn oder sie auszuhorchen.
  3. Betriebsrat einbinden:
    Sofern es einen Betriebsrat gibt, darf der oder die zurückgekehrte Mitarbeiter:in darum bitten, ein Mitglied zu diesem Meeting hinzuzuziehen. Es ist allerdings grundsätzlich sinnvoll, den Betriebsrat auch ohne den ausdrücklichen Wunsch von Arbeitnehmenden einzubinden. Dies fördert die Vertrauensbildung zwischen Arbeitgebenden und dem Team. Unterstützend können Geschäftsführung und Betriebsrat in Kooperation Richtlinien für derartige Gespräche entwickeln, um diese zukünftig auf einer gemeinsamen Grundlage zu führen.
  4. Neutrale Atmosphäre:
    Wählen Sie eine neutrale Räumlichkeit. Ihr eigenes Büro kann tendenziell in die Kategorie „Chefgespräch“ fallen, was bei Ihrem Teammitglied eher für Anspannung oder Stress sorgen kann. Je nach Situation kann es zudem sinnvoll sein, die Unterredung eher zwanglos und locker zu gestalten. Bei einer Tasse Kaffee auf Augenhöhe gehen solche Gespräche womöglich leichter und zielführender vonstatten.
  5. Vertraulichkeit:
    Schaffen Sie eine vertrauliche Atmosphäre, die es ihrem Mitarbeiter oder ihrer Mitarbeiterin ermöglicht, ohne ungewollte Zuhörer zu sprechen.
  6. Begrüßung und persönliche Anteilnahme:
    Nutzen Sie die Begrüßung des betreffenden Mitarbeiters oder der betreffenden Mitarbeiterin, um diese nach der längeren (krankheitsbedingten) Abwesenheit willkommen zu heißen. Ernsthafte Anteilnahme an der Genesung und über die zurückkehrende Arbeitskraft sind ein Schlüssel zu einem guten Verhältnis zu Mitarbeitenden. Die Erkundigung nach der Gesundheit auf persönlicher, kollegialer Ebene drückt außerdem Respekt, Unterstützung und Wertschätzung aus.
  7. Ursachenforschung:
    Der Hauptzweck von Rückkehrgesprächen ist es, die Ursachen einer (längeren) Fehlzeit zu ergründen. Wie Sie diese in Erfahrung bringen, erklären wir Ihnen genauer im folgenden Abschnitt zu zulässigen Fragen.
  8. Zukünftige Zusammenarbeit:
    Vor Abschluss des Gesprächs sollten Sie als Vorgesetzte:r die zukünftige thematisieren. Auch Absprachen über regelmäßiges Feedback können zielführend sein. Dies ist essenziell, wenn betriebsbedingte Umstände zur Arbeitsunfähigkeit geführt haben, beispielsweise eine angeschlagene Arbeitsatmosphäre, Überlastung oder verbesserungswürdiges Equipment.

Zulässige Fragen im Rückkehrgespräch

Was die Art der Fragen angeht, sollten sich Vorgesetzte an eine einfache, arbeitsrechtliche Faustregel halten: Erkundigen Sie sich nur nach Aspekten, die für die Arbeitserfüllung und im Rahmen des Arbeitsvertrags relevant sind. Außerdem sollten Sie dabei Ihre Fürsorgepflicht im Hinterkopf behalten. Eine zuvor in Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat erstellte Gesprächsrichtlinie kann hierbei helfen.

In Bezug auf das Rückkehrgespräch nach Krankheit sollten Sie als Vorgesetzte:r das Augenmerk auf zwei wesentliche Aspekte lenken: seine Fürsorgepflicht und eventuelle Auswirkungen der Fehlzeiten.

1. Ist der Arbeitnehmende auskuriert?

Dabei geht es einerseits darum, ob er oder sie wieder in den regulären Arbeitsalltag einsteigen kann und ob eine Ansteckungsgefahr für die anderen Mitarbeitenden besteht. Wichtig ist jedoch immer, die Privatsphäre zu wahren: Arbeitnehmende müssen keine Angaben zur Behandlung machen oder auf medizinische Fragen antworten.

2. Ist der oder die Arbeitnehmende wieder voll belastbar?

Diese Frage zielt auf Rehabilitation und Teilhabe ab (§84 SGB IX). Hat sich beispielsweise eine chronische Erkrankung oder Folgeerkrankung entwickelt oder besteht eine langfristige Beeinträchtigungen durch einen Arbeitsunfall, hat dies Folgen auf die weitere Arbeitserfüllung. Es muss dann eventuell ein der Situation angepasster Arbeitsplatz eingerichtet werden. Eine weitere mögliche Konsequenz ist die Versetzung des oder der Arbeitnehmenden, um der physischen/psychischen Belastbarkeit Rechnung zu tragen.

3. Haben die Arbeitsumstände zur Arbeitsunfähigkeit geführt? Wenn ja, welche?

In diesem Fall können mit „Umständen“ Aspekte gemeint sein wie zum Beispiel:

Die Frage nach den Arbeitsumständen zielt darauf ab, dass der oder die Arbeitgeber:in zügig konkrete Verbesserungen der Situation herbeiführen kann, um die erneute Erkrankung oder den Ausfall von anderen Arbeitnehmenden zu vermeiden. Das können unter anderem die Anschaffung angemessener Büromöbel, Maßnahmen zum Lärmschutz oder die Verbesserung der mentalen Gesundheit sein.

4. Was kann das Unternehmen tun, um die Rückkehr in den Job zu unterstützen?

An dieser Stelle können Sie als Vorgesetzte:r Ihre Unterstützung für Ihre Teammitglied deutlich machen. War der oder die betroffene Mitarbeitende im Lauf eines Jahres mehr als sechs Wochen arbeitsunfähig greift zudem das betriebliche Eingliederungsmanagement oder kurz BEM (§167 Absatz 2 SGB IX). Dieser unterstützende Ansatz ist prinzipiell aber auch für alle anderen Mitarbeitenden sinnvoll. Dabei geht es darum, dem oder der Betroffenen Hilfe zu geben, um die Arbeitsunfähigkeit nachhaltig zu überwinden. Zudem sollten Sie Unterstützung geben, falls sich körperliche Einschränkungen ergeben haben (beispielsweise, wenn nun ein Rollstuhl erforderlich oder nur eingeschränkte Ausdauer vorhanden ist).

5. Wie kam es zum Unfall?

Diese Frage bezieht sich auf Arbeitsunfälle. Für den Versicherungsfall bei der gesetzlichen Unfallversicherung (GUV) muss der Unfallhergang möglichst frühzeitig festgehalten werden. Manchmal kann es für das Unternehmen aber hilfreich sein, im Nachhinein weitergehende Informationen zu sammeln, um die betriebliche Unfallprävention zu verbessern.

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