So gelingt die Einführung von HR-Software in Ihrem Unternehmen

von Christina Pichlmaier

Die Digitalisierung macht auch vor der Personalarbeit nicht Halt. Immer mehr Unternehmen setzen Softwarelösungen ein, um ihre HR-Prozesse zu optimieren und effizienter zu gestalten. Skalierbare Optionen ermöglichen den Schritt in die Digitalisierung auch kleineren und mittelständischen Unternehmen.

Doch welche Arten von HR-Software gibt es und welche Möglichkeiten bieten sie? Worauf kommt es bei der praktischen Umsetzung an und welche Vorteile ergeben sich daraus? In diesem Artikel erhalten Sie einen Überblick über verschiedene Arten und Funktionen von Personalverwaltungssoftware. Wir stellen Ihnen eine mögliche Vorgehensweise für die Implementierung vor – von der Analyse über den HR-Software-Vergleich bis hin zum Einsatz. Außerdem nennen wir Ihnen einige Vorteile für die Einführung solcher Systeme.

Welche Arten HR-Software gibt es?

Bei der Einführung von HR-Software steht Ihnen eine grundlegende Entscheidung bevor: Welche Art der Software erfüllt die Bedürfnisse Ihres Unternehmens am besten? Dazu gehören Überlegungen, welche technische Ausführung (Softwaretyp) passend und welcher Funktionsumfang (Funktionstyp) erforderlich ist.

1. Softwaretypen

Software für Personalverwaltungsaufgaben existiert als Standalone-Variante, auf Basis von Cloudservern oder als Dienstleistung. Diese Optionen unterscheiden sich wie folgt:

1.1. On-Premise-Software

Eine klassische Option, die auch schon seit Jahren erfolgreich genutzt wird, ist On-Premise-Software. Das bedeutet, dass das Unternehmen die Software erwirbt, vor Ort („on premise“) implementiert und nutzt.

Der Vorteil dieser Art Software ist die Möglichkeit, maßgeschneiderte Lösungen zu erwerben, die ideal zu den Bedürfnissen des Unternehmens passen. Dies ermöglicht, individuelle Erweiterungen und zusätzliche Funktionen später hinzuprogrammieren zu können. Außerdem kann mitunter eine bereits existierende Infrastruktur eingebunden werden und das eigene IT-Team kann sich um die Administration kümmern.

Umgekehrt stellen sich der höhere Kostenfaktor und die (zeitlich) aufwändigere Implementierung als nachteilig dar. Dies betrifft vor allem kleinere und mittelständische Unternehmen. Zudem kann es bedeuten, eigene IT-Fachkräfte einzustellen, falls es bislang keine in der Firma gab. Auch dies kann die Kostenschraube nach oben drehen.

1.2. Cloudbasierte Software

Cloud-HR-Software nutzt eine dezentrale Infrastruktur, auf die von überall her zugegriffen werden kann. Das Unternehmen selbst kann, muss aber keine eigene Serverstruktur dafür verwenden. Cloud-HR-Software ist auf alle Unternehmensgrößen und Anforderungen skalierbar.

Diese Lösung bietet sich beispielsweise für international agierende Unternehmen an, die an allen Standorten im In- und Ausland mit den gleichen Tools arbeiten möchten. In der Regel übernimmt das eigene IT-Team die Administration einer cloudbasierten Software. Diese Tätigkeit kann aber auch als Service genutzt werden, nämlich als SaaS (Software as a Service).

1.3. SaaS-Lösungen

HR-Software als SaaS-Lösung gehört zum Cloudcomputing. Hier bietet sich für Unternehmen der Vorteil, keine eigenen personellen Ressourcen in Bezug auf technischen Support und Administration, keine IT-Infrastruktur, kein Updatemanagement und Ähnliches aufwenden zu müssen. Diese Aspekte deckt der HR-Software-Anbieter seinerseits ab.

Aus diesem Grund eignet sich diese Lösung selbst für kleinere Betriebe und solche Firmen, die mit IT-Themen sonst kaum Berührungspunkte aufweisen. Zudem ist die Anwendung meist sehr intuitiv angelegt, sodass die Software innerhalb kurzer Zeit zum Einsatz kommen kann. Der Nachteil dieser Option sind die laufenden Kosten für die monatliche Inanspruchnahme der Softwaredienstleistung.

2. Funktionstypen

HR-Software unterstützt Personalabteilungen, ihre Aufgaben zu erfüllen. Bei der Auswahl der passenden Software sollten Unternehmen die möglichen Funktionstypen berücksichtigen.

• Personalinformationssysteme (HRIS):
  Bei dieser Software geht es primär um die Verwaltung von Mitarbeiterdaten und grundlegende Personalplanung.
• Performance-Management-Systeme:
  Dieses System hält die Leistung der Mitarbeitenden messbar nach und steuert diese im Hinblick auf die Unternehmensziele. Es schließt unter anderem auch Feedback und Leistungsbeurteilung ein.
• Entgeltabrechnungssysteme:
  Lohnabrechnungssoftware organisiert unter anderem pünktliche Gehaltszahlungen sowie die Abführung von Steuern und Arbeitgeberbeiträgen nach aktuellen gesetzlichen Vorgaben.
• Komplettlösungen:
  Komplettlösungen enthalten die zuvor genannten Funktionen und weitere Komponenten. Sie können praktisch den gesamten Aufgabenkatalog übernehmen, der in Personalabteilungen anfällt, um Effizienz und Genauigkeit zu gewährleisten.

Typische Funktionen von HR-Software

Es hängt natürlich immer vom konkreten Tool und vom HR-Software-Anbieter ab, welche Funktionen die gewählte Software mit sich bringt. In der Regel gibt es jedoch einige Grundfunktionen, die für den Einsatz in Personalabteilungen mitunter enorm wichtig sind. Dazu gehören unter anderem:

• Personalakte: Die digitale Personalakte enthält grundlegende Mitarbeiterdaten wie Adresse, Bankverbindung und Krankenversicherung.
• Arbeitszeiterfassung: Abwesenheitszeiten, gesetzliche Arbeitszeiterfassung, Urlaubsplanung, vor Ort oder Home Office, Überstundenausgleich usw.
• Lohnabrechnung: Pünktliche Gehaltszahlungen, Steuerberechnung, Arbeitgeberbeiträge, Krankenversicherung usw.
• Bewerbermanagement: Vereinfachung und Nachhalten von Bewerbungs- und Einstellungsprozessen.
• Onboarding: Ressourcenmanagement und Struktur für Inplacement neuer Mitarbeitender.
• Employee Performance Management (EPM): EPM umfasst unter anderem Feedback, Leistungsbeurteilung und Weiterbildungsmanagement. Es kann auch People Analytics einschließen.
• Arbeitszeugnis: Erstellungsmöglichkeit von einfachem und qualifiziertem Arbeitszeugnis für bestehende und ausscheidende Mitarbeitende.

Schritte bei der Einführung von HR-Software

Indem Sie die Einführung einer neuen HR-Software in Ihrem Unternehmen sorgfältig vorbereiten und strukturiert vorgehen, können Sie Verzögerungen oder Unterbrechungen im Alltagsgeschäft reduzieren oder gar ganz vermeiden.

1. Anforderungsanalyse

Zunächst müssen Sie die aktuelle Situation im Unternehmen betrachten: Wie haben wir HR-Themen bisher gehandhabt? Welche Probleme und Nachteile hat diese Methode aufgeworfen? Soll ein neues System den kompletten Aufgabenumfang von HR erfüllen oder nur einen Bereich?

Daraus können Sie einen Anforderungskatalog erstellen und konkret festlegen, welche Aspekte eine neue Software-Lösung beinhalten soll. Außerdem können Sie auf Basis dieser Analyse die technische Umsetzung bestimmen, also ob SaaS, eine cloudbasierte oder On-Premise-Lösung das passende Tool für Sie ist.

2. HR-Software-Vergleich

Mit dem zuvor genannten Anforderungskatalog und der Auswahl des Systemtyps sind Sie in der Lage, HR-Software-Anbieter zu vergleichen. Meist geht dieser Aspekt auch mit der Kostenfrage einher. On-Premise-Systeme sind tendenziell teurer in der Anschaffung und lohnen sich eher für größere Unternehmen, während cloudbasierte Lösungen auch für kleine Unternehmen erschwinglich sind. Aber auch die Frage nach einfacher Handhabung, interner oder externer Administration der Software, Support und ähnliche Gesichtspunkte sollten in den HR-Software-Vergleich einfließen.

3. Implementierung, Datenmigration, Digitalisierung

Nach der Analyse, dem HR-Software-Vergleich und der Entscheidung für ein passendes System steht die Implementierung an. Welche Reihenfolge in diesem Schritt sinnvoll ist, hängt von der gewählten Software und dem bisherigen Verwaltungssystem ab.

Gerade bei fertigen SaaS- und cloudbasierten Lösungen gestaltet sich die Einbindung als vergleichsweise simpel. Daher kann frühzeitig die Datenmigration vom bisherigen System stattfinden. Steigt ein Unternehmen von einer aktengestützten Personalverwaltung auf ein Computersystem um, erfolgt zu diesem Zeitpunkt die Digitalisierung von Dokumenten und die Einspeisung in die Software.

4. Schulung

Im Idealfall sorgen Sie bereits während des Prozesses der Implementierung dafür, dass sämtliches HR-Personal, das die Software später nutzen wird, geschult wird. Auf diese Weise kann der tatsächliche Einsatz des Softwaresystems ohne zeitliche Verzögerung stattfinden. Es ist zudem ratsam, diese Art des Upskillings über den gesamten Übergangszeitraum fortzusetzen, um allen HR-Fachkräften selbstbewussten Umgang damit zu ermöglichen.

5. Zugriffsrechte

Einer der wichtigsten Schritte vor der Nutzung der HR-Software im Unternehmensalltag ist die Festlegung von Zugriffsrechten. Mitarbeiterdaten wie die in der digitalen Personalakte unterliegen dem Datenschutz. Nicht jede:r Mitarbeitende muss in der täglichen Arbeit Zugriff auf diese Daten haben. Insofern muss der Konfigurierung der Zugriffsrechte besondere Aufmerksamkeit und Sorgfalt zukommen.

6. Einsatz

Mit einer sorgfältigen Planung ist die Einführung von Personalverwaltungssoftware weniger aufwändig als Sie befürchten könnten. Insbesondere Cloud-HR-Software oder Saas-Lösungen vereinfachen die Implementierung enorm und ermöglichen es auch mittelständischen und kleinen Unternehmen, solche Digitalisierungsmaßnahmen erfolgreich umzusetzen.

Vorteile von HR-Software

On-Premise- oder Cloud-HR-Software sind nicht nur ein Zeichen für Digitalisierung in einem Unternehmen. Obwohl dies an sich bereits eine bedeutende Vereinfachung einiger wesentliche Unternehmensprozesse bedeutet, bietet Personalverwaltungssoftware noch weiterem konkrete Vorteile:

• Kosteneinsparung
• Effizienzsteigerung durch weniger manuellen Aufwand
• Automatisierung von HR-Prozessen
• Skalierbarkeit bei wachsender Mitarbeiterzahl
• Datengenauigkeit und Vermeidung von Dubletten
• Gesetzeskonformität

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