Musterarbeitszeugnis mit Kommentierung

Arbeitnehmer haben bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Arbeitszeugnis. Dabei enthalten solche Arbeitszeugnisse regelmäßig auch Angaben zu Leistung und Verhalten des Mitarbeiters (qualifiziertes Zeugnis). Sowohl bei der Erstellung des Arbeitszeugnisses als auch beim Lesen des Arbeitszeugnisses sind einige Aspekte zu beachten – nicht selten trifft man dabei auch auf vermeintlich geheime „Codes“ in Arbeitszeugnissen, die dem Leser Zusatzinformationen geben soll.

Arbeitszeugnis: Welche formalen Aspekte sind zu beachten?

Das Zeugnis muss schriftlich erstellt werden – ein Zeugnis per E-Mail oder Telefax genügt nicht. Es ist haltbares Papier von guter Qualität zu benutzen bzw. – soweit vorhanden – das offizielle Geschäftspapier. Das Zeugnis muss ordentlich, in der Regel mit einem Textverarbeitungsprogramm geschrieben sein und darf keine Flecken, Radierungen, Verbesserungen, Durchstreichungen oder Ähnliches enthalten.

Ein per Post übersandtes Zeugnis darf nach Ansicht der Rechtsprechung zwar grundsätzlich geknickt werden. Zur Vermeidung von unnötigem Streit empfiehlt sich aber die Übergabe eines ungeknickten Zeugnisses bzw. die Übersendung in einem (geschützten) DIN A4-Umschlag. Das Zeugnis muss grundsätzlich in deutscher Sprache abgefasst werden.

Das Zeugnis muss klar und verständlich formuliert sein. Es darf keine Schreib- oder Druckfehler enthalten. Ausrufungs- oder Fragezeichen, Fettdruck, Unterstreichungen oder Hervorhebung einzelner Textstellen sind unüblich und sollten vermieden werden.

Geheimzeichen, d. h. formale Gestaltungen, die eine versteckte negative Beurteilung ausdrücken, sind unzulässig. Klassische Geheimzeichen sind z.B. „…kümmerte sich um die Belange der Belegschaft…“ (als Hinweis auf die Mitgliedschaft im Betriebsrat), „gesellig“ (der Mitarbeiter ist Alkoholiker), „bewies Einfühlungsvermögen“ (der Mitarbeiter hatte Liebschaften), „bemühte sich stets“ (der Mitarbeiter hatte keinen Erfolg).

Wann und wie muss ein Arbeitszeugnis ausgestellt werden?

Das Endzeugnis muss bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses rechtlich und inhaltlich in einwandfreier Form vorliegen. Das Ausstellungsdatum ist der letzte (Werk-)Tag des Arbeitsverhältnisses. Es ist grundsätzlich auch dann mit Ablauf der Kündigungsfrist auszustellen, wenn noch ein Verfahren über die Wirksamkeit der Kündigung anhängig ist. Sofern das Zeugnis erst im Anschluss an einen Rechtsstreit ausgestellt wird, ist es auf das eigentliche Beendigungsdatum rückzudatieren.

Angaben zur Person des Arbeitnehmers und zum Arbeitgeber

Der Arbeitnehmer ist mit seinem vollen Namen zu nennen. Es empfiehlt sich – jedenfalls bei eindeutiger Identifizierbarkeit anhand des Namens – im Hinblick auf einen etwaigen Verstoß gegen das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz auf die Angabe von Geburtsdatum und Geburtsort zu verzichten.

Üblicherweise nehmen Arbeitgeber in den Zeugnistext auch einige Angaben zur Beschreibung des Unternehmens auf (z. B. Branche, Größe und Mitarbeiterzahl, etc.).

Angaben zu Dauer und Art der Tätigkeit

Das Ein- und das Austrittsdatum des Mitarbeiters müssen in jedem Fall angegeben werden. Die Tätigkeit des Arbeitnehmers ist genau zu beschreiben. Hat sich die Position des Arbeitnehmers im Laufe des Arbeitsverhältnisses verändert, muss dies dargestellt werden. Die Beschreibung muss wahrheitsgemäß und so umfassend sein, dass sich für einen neuen Arbeitgeber ein vollständiges und zutreffendes Bild ergibt.

Bewertung der Leistung des Arbeitnehmers

Neben dem objektiven Beschreiben der Tätigkeit soll ein Arbeitszeugnis ein zutreffendes Bild des Arbeitnehmers und seiner Leistung geben. Grundlage für die Beurteilung ist stets das gesamte Arbeitsverhältnis, nicht lediglich dessen Endphase oder ein „letzter Eindruck“.

Bei der Formulierung der Bewertungen ist der Maßstab eines „wohlwollenden Arbeitgebers“ anzulegen, der das Fortkommen des Arbeitnehmers nicht ohne Grund erschwert. Das bedeutet aber nicht, dass der Arbeitgeber keine negative Beurteilung abgeben darf. Der Arbeitgeber hat – jedenfalls innerhalb der Grenzen einer zutreffenden Darstellung – auch einen Beurteilungsspielraum bei der Bewertung der Leistung des Arbeitnehmers – konkrete Formulierungen können dem Arbeitgeber daher nicht vorgeschrieben werden.

Die Leistungsbewertung umfasst eine Gesamtbewertung (Gesamtnote) und weitere Angaben zu den Fähigkeiten, die für die Ausübung der konkreten Tätigkeit prägend sind bzw. waren. Ob die Gesamtbewertung an den Anfang oder das Ende der Ausführungen zur Leistungsbewertung gestellt wird, ist Geschmackssache. Das Zeugnis muss aber in jedem Fall in sich schlüssig sein. Eine positive bzw. negative Darstellung im Text muss sich in der Gesamtnote wiederfinden.

In der Praxis hat sich eine Notenskala herausgebildet, die sich an die Schulnoten anlehnt (sehr gut bis mangelhaft) und durch folgende Formulierungen ausgedrückt wird:

„Der Arbeitnehmer hat die ihm übertragenen Aufgaben…

• stets zu unserer vollsten Zufriedenheit                Note: “sehr gut”
• stets zu unserer vollen Zufriedenheit                   Note: “gut”
• [oder: zu unserer vollsten Zufriedenheit]             
• zu unserer vollen Zufriedenheit                           Note: “befriedigend”
• [oder: stets zu unserer Zufriedenheit]               
• zu unserer Zufriedenheit                                     Note: “ausreichend”
• im Großen und Ganzen zufrieden stellend         Note: “mangelhaft”

…erfüllt.”

Bei den weiteren Angaben zur Leistung des Arbeitnehmers sollten stets alle Eigenschaften und Fähigkeiten aufgenommen werden, die für die Ausübung der konkreten Tätigkeit prägend sind bzw. waren. Bei einem gewerblichen Arbeitnehmer mag es auf Geschicklichkeit und Sorgfalt ankommen, bei einem Programmierer eher auf IT-Kenntnisse und Kreativität, bei einem Vertriebsmitarbeiter vor allem auf Einsatzbereitschaft und Umsatzerfolg.

Bewertung des Verhaltens des Arbeitnehmers

Ein qualifiziertes Zeugnis muss auch Angaben zum Verhalten umfassen und das betriebliche Sozialverhalten des Mitarbeiters sowie den Außenauftritt gegenüber Kunden und Lieferanten erörtern. In einem Zeugnis werden regelmäßig Angaben zum Verhalten gegenüber Vorgesetzten und Kollegen erwartet. Bei Außenkontakt des Mitarbeiters muss das Zeugnis auch Angaben zum Verhalten gegenüber Dritten enthalten, insbesondere Kunden, und bei einem Mitarbeiter mit Führungsverantwortung Angaben zum Verhalten gegenüber den ihm unterstellten Mitarbeitern.

Anders als bei der Leistungsbeurteilung gibt es für die Verhaltensbeurteilung keine anerkannten Gesamtnoten. Auch hier sind allerdings Abstufungen von „vorbildlich“ und „hervorragend“ über „tadellos“ und „einwandfrei“ bis hin zu „angemessen„ üblich, verstärkt oder abgeschwächt durch Begriffe wie „stets“ oder aber „im Großen und Ganzen“.

Ausscheidensgrund

Der Grund für das Ausscheiden ist grundsätzlich nur auf Wunsch des Arbeitnehmers in das Zeugnis aufzunehmen. In der Praxis wird der Ausscheidensgrund allerdings regelmäßig aufgenommen, insbesondere bei einer betriebsbedingten Kündigung oder wenn der Arbeitnehmer auf eigenen Wunsch ausscheidet.

Schlussformel

Es ist üblich, dass der Arbeitgeber sein Bedauern über das Ausscheiden des Arbeitnehmers ausdrückt, sich bei ihm bedankt und ihm alles Gute für seine Zukunft wünscht. Einen Anspruch hierauf hat der Arbeitnehmer allerdings nicht.

Unüblich und daher zu vermeiden sind Formulierungen, nach denen der Arbeitgeber z. B. „für Nachfragen über die Qualität der geleisteten Arbeit zur Verfügung steht“. Nach der (deutschen) Zeugnispraxis sind solche Formulierungen derart ungewöhnlich, dass damit eine negative Aussage verknüpft wird.

Unterzeichnung

Das Zeugnis ist in der Regel vom Vorgesetzten des Arbeitnehmers eigenhändig zu unterzeichnen. Die Position des Unterzeichners und ein etwaiges Vertretungsverhältnis (z. B. Prokura) ist anzugeben. Die Unterzeichnung durch einen gleichgeordneten Kollegen wird als Missachtung verstanden und ist daher unzulässig. Die Unterzeichnung durch einen Personalleiter ist in der Regel nicht zu beanstanden.

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