Der ultimative Regelkodex für Ihr Unternehmen: Was ist Compliance?

von Susanne Schweitzer

Wortwörtlich übersetzt bedeutet der Begriff Compliance Rechtstreue oder Regelkonformität. Generell wird Compliance als die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen und selbst gesetzter ethischer Standards und Werte innerhalb eines Unternehmens definiert.

Aber wie kann Ihr Unternehmen die passenden Compliance-Richtlinien verfassen und wie gestaltet sich die Umsetzung solcher Richtlinien? Nachfolgend präsentiert Monster Ihnen einen Leitfaden rund um das Thema: „Was ist Compliance?“.

Keine Compliance-Richtlinien: Die Konsequenzen

Von Korruption und Preisabsprachen bis hin zu luxuriösem Freizeitspaß auf Kosten des Unternehmens – dies sind nur einige Beispiele potenzieller Folgen fehlender Compliance-Richtlinien, mit denen Firmen in die Schlagzeilen geraten. Wird solche negative Aufmerksamkeit auf Ihre Firma gelenkt, drohen nicht nur rechtliche Konsequenzen, sondern auch ein Ansehensverlust. Legen Sie für Ihr Unternehmen und Ihre Angestellten Compliance-Richtlinien fest, können solche unangenehmen und imageschädlichen Situationen von Grund auf vermieden werden.

Dies sind einige der gängigen Risiken, die durch Compliance-Richtlinien abgewandt werden können:

• Vergabevorschriften
• Terrorismusfinanzierung
• Geldwäsche
• Straftaten im Zusammenhang mit Steuerhinterziehung oder Korruption
• Verstöße gegen das Antidiskriminierungsgesetz
• Nichteinhaltungen des Datenschutzgesetzes
• Verstöße gegen das Arbeitsschutzgesetz (beispielsweise in Bezug auf die Einhaltung des Mindestlohns, der Scheinselbstständigkeit oder des Arbeitszeitgesetzes)
• Verletzungen von Umwelt- und Emissionsstandards
• Verstöße gegen die Meldepflichten börsennotierter Unternehmen

Compliance-Richtlinien festlegen: Was bedeutet das?

Was ist Compliance? Das wissen Sie nun. Etablieren Sie in Ihrem Unternehmen Compliance-Richtlinien, bedeutet dies in erster Linie, dass Ihre Firma und deren Mitarbeiter:innen stets gesetzeskonform agieren. Des Weiteren legen Sie ein Wertesystem fest, an dem sich Ihre Unternehmensbelegschaft orientiert und dessen Richtlinien ausgelebt werden.

Aber was fällt denn unter ein solches Wertesystem und was sind Beispiele von Regeln, die Sie unbedingt etablieren sollten? Grundsätzlich muss jedes Unternehmen sich an die Vorgaben des privaten und öffentlichen Rechts sowie des Strafrechts halten. Da der Compliance-Begriff in Deutschland nicht gesetzlich definiert ist, sollte der Deutsche Corporate Governance Kodex für börsennotierte Unternehmen bzw. der Governance Kodex für Familienunternehmen als Grundlage herangezogen werden.

Manche Unternehmen wie Finanz- und Versicherungsdienstleister:innen unterliegen zudem branchenübergreifenden Regelwerken, an die Sie sich halten müssen. Hierunter fallen beispielsweise die EU-Geldwäscherichtlinien sowie das Gesetz über das Aufspüren von Gewinnen aus schweren Straftaten.

Insbesondere international agierende Unternehmen müssen vorsichtig sein. Diese müssen zusätzlich internationale Richtlinien wie den Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) sowie den UK Bribary Act berücksichtigen. Diese dienen jeweils zur Bekämpfung von Korruption in den USA bzw. Großbritannien. Für Länder außerhalb der Vereinigten Staaten oder Europa kommen gegebenenfalls weitere Gesetze hinzu.

Aber was ist Compliance außerhalb dieser gesetzlichen Bestimmungen? Unter freiwillige bzw. selbstbestimmte Compliance fallen viele Aspekte Ihrer Unternehmenskultur, Ihrer Mitarbeiterzufriedenheit sowie ethische Themen wie Nachhaltigkeit und Emissionsreduzierung.

Arbeitnehmer:innen und Verbraucher:innen möchten wissen, dass Ihr Unternehmen mit angemessenen Benefits für die Zufriedenheit und eine gute Work-Life-Balance Ihrer Angestellten sorgt sowie eine faire Bezahlung garantiert. Beispiele hierfür sind Maßnahmen zur Gesundheitsförderung, flexible Arbeitsmodelle oder etwa Kinderbetreuungsangebote.

Auch der Umweltschutz und Nachhaltigkeit sind für Compliance immer wichtiger. Hierunter fallen die Verwendung sauberer Energiequellen, Emissionsreduzierungen, nachhaltiges Verpackungsmaterial und Co. Mit solchen freiwilligen Selbstverpflichtungen als Teil Ihrer Compliance-Richtlinien können Sie sich von der Konkurrenz abheben und nachhaltig Ihr Firmenimage bzw. Ihr Employer Branding aufwerten. Viele Auftraggeber:innen vergeben ihre Aufträge ausschließlich an Firmen, die einen exzellentes Compliance Management vorweisen können.

Sie möchten wissen, was Sie sonst noch für die Verbesserung Ihres Employer Brandings und zur Etablierung idealer Unternehmensleitbilder tun können? Dann beziehen Sie sich auf unsere Artikel zum Thema Employer Branding sowie zur Entwicklung von Unternehmensleitbildern.

Denken Sie auch daran, dass bestimmte Abteilungen in Ihrem Unternehmen mehr gefährdet sind als andere, was den Verstoß gegen Compliance-Richtlinien anbelangt. Dies trifft beispielsweise auf den Einkauf, die Personalabteilung und den Vertrieb zu. Hier können Einladungen, Geschenke und persönliche Kontakte die Objektivität von Mitarbeiter:innen beeinträchtigen.

Legen Sie deshalb in Ihren Compliance-Richtlinien unternehmensweit geltende Grenzwerte für Zuwendungen fest. Stellen Sie zudem sicher, dass sich Ihre Personalabteilung and das allgemeine Gleichbehandlungsgesetz hält, das Bewerber:innen und Mitarbeiter:innen vor Diskriminierung schützt.

Was ist Compliance: Dies gilt es bei der Umsetzung von Compliance-Richtlinien zu beachten

Der erste Schritt, um Compliance-Richtlinien in Ihr Unternehmen zu integrieren, ist die Identifizierung aller Handlungsfelder und Risiken. Anschließend können Sie feststellen, welche Compliance-Strukturen in Ihrem Unternehmen bereits existieren, welche aktualisiert bzw. angepasst und welche aufgebaut werden müssen.

Das A und O für eine funktionierende Compliance ist, dass diese von den obersten bis in die untersten Ebenen respektiert und strikt durchgesetzt wird. Die Chefetage muss hier Führung und Verpflichtung zeigen und als gutes Beispiel für den Rest der Firmenbelegschaft fungieren.

Achtung: Entscheiden Sie sich dafür, sich neben den grundsätzlich geltenden gesetzlichen Bestimmungen zudem freiwilligen Compliance-Regeln zu verpflichten, sind diese ebenso bindend wie rechtliche Vorschriften. Überlegen Sie sich also im Voraus gut, welche zusätzlichen Maßnahmen Sie tatsächlich umsetzen können und möchten.

Der beste Weg, um für eine ideale Umsetzung Ihres Compliance-Regelwerks zu sorgen, ist die Einführung einer Compliance-Abteilung. Eine solche Abteilung kann fortwährend dafür sorgen, dass Richtlinien organisch in die Unternehmenskultur einfließen sowie deren Befolgung überprüfen. So können Verstöße aufgedeckt oder gar frühzeitig verhindert werden. Zusätzlich können Mitarbeiter:innen durch Newsletter, regelmäßige Schulungen, Workshops und Co. sensibilisiert und trainiert werden.

Installieren Sie zudem ein Whistleblowing-System, das es Angestellten ermöglicht, sich mit Fragen oder Verdächtigungen an Ihr Compliance-Desk wenden zu können, ohne Konsequenzen zu befürchten. Dass sich Angestellte wohl genug fühlen, unangenehme Belange direkt anzusprechen, ist nicht immer die Norm, nutzen Sie deshalb als Hilfestellung unsere Tipps zur Etablierung einer Feedbackkultur im Unternehmen.

Die Einhaltung von Compliance-Richtlinien hört nicht bei Ihrem eigenen Unternehmen auf – Zulieferer, Dienstleister:innen und Geschäftspartner:innen müssen ebenfalls berücksichtigt werden. Auch diese müssen sich an Ihren Code of Conduct bzw. Ihre Compliance-Richtlinien halten. In diesem Zusammenhang müssen Sie als auftraggebendes Unternehmen regelmäßig unangekündigte Stichproben bzw. Kontrollen durchführen. Hält sich eine:r Ihrer Geschäftspartner:innen nicht an die vorgegebenen Richtlinien, müssen Sie den Auftrag zurückziehen.

Compliance ist eine Gemeinschaftsaufgabe – finden Sie mit Monster Unterstützung durch Top-Arbeitskräfte!

Was ist Compliance und wie können Sie Compliance-Richtlinien effizient in Ihrem Unternehmen etablieren und umsetzen? Alle Antworten hierauf haben wir Ihnen in diesem Artikel bereitgestellt. Erstklassige Compliance wirkt sich nicht nur positiv auf Ihr Unternehmensimage und Ihre Mitarbeiterzufriedenheit aus, sondern macht Sie auch als Arbeitgeber:in attraktiver. Schalten Sie am besten direkt eine kostenlose Stellenanzeige bei Monster und stellen Sie Ihre neuen Compliance-Richtlinien auf die Zerreißprobe!