Mit Freiberuflern arbeiten: Wie Unternehmen freie Mitarbeit richtig angehen

von Christiane Toedt

Der Einsatz von Personal außerhalb der eigenen Reihen birgt zahlreiche Chancen, vor allem im Hinblick auf kurzfristige Zusatzaufträge, Fachkräftemangel oder auch bei der Überbrückung von längerfristigen Personalausfällen. Handhabt man den Einsatz freier Mitarbeiter:innen jedoch nicht richtig, birgt er aber auch Risiken. Insbesondere, wenn sich herausstellt, dass vermeintlich freie Mitarbeiter:innen rechtlich gesehen Arbeitnehmende sind. Deshalb sollten beide Seiten schon vor Beginn der Zusammenarbeit prüfen, ob die gewünschten Leistungen im Rahmen einer freien Mitarbeit erbracht werden können.

In diesem Artikel beleuchten wir das Thema „Freie Mitarbeit“. Wir zeigen Ihnen, was Sie im Unternehmen vor, während und nach der Arbeit mit Selbstständigen beachten müssen, um eine erfolgreiche und langfristige Zusammenarbeit sicherzustellen. Außerdem zeigen wir, wie Sie freie Mitarbeit von Scheinselbstständigkeit unterscheiden.

Vor der Zusammenarbeit

Bevor Sie freie Mitarbeiter für Ihr Unternehmen aussuchen, sehen Sie sich am besten deren Portfolio und Referenzen an. So können Sie sich ein realistisches Bild von der Produktivität und den Fähigkeiten machen. Bei der Qual der Wahl ist die Balance zwischen qualitativer Arbeit und Kosten entscheidend.

Unternehmen und freie Mitarbeiter sollten mit klaren Erwartungen an die Zusammenarbeit herangehen. Daher lohnt es sich, die Aufträge im Vorhinein genau abzustimmen. Legen Sie sowohl den Umfang als auch Fristen fest und machen Sie deutlich, welche Ergebnisse Sie sich von der Kollaboration versprechen.

Definieren Sie zudem genau, wie die Bezahlung abläuft, um Missverständnisse zwischen den Parteien zu vermeiden. Je nach Auftrag bezahlen Sie zumeist in Stunden- oder Tagessätzen. Halten Sie alle Vereinbarungen in schriftlicher Form fest. So liegen die Bedingungen für beide Seiten klar auf der Hand.

Freie Mitarbeiter: Steuern und Datensicherheit

Freie Mitarbeiter und Steuern sind ebenso ein Thema, über das sich Unternehmen im Vorhinein Gedanken machen sollten. Bei der Zusammenarbeit mit Freiberufler:innen müssen natürlich die Steuer- und Arbeitsgesetze eingehalten werden. Die gute Nachricht für Unternehmen: Firmen müssen keine Lohnsteuer für Selbstständige zahlen. Bei einer freien Mitarbeit sind die Auftragnehmenden selbst für die Abführung der Steuer zuständig.

Sorgen Sie außerdem für die Datensicherheit und erwägen Sie eine Geheimhaltungsvereinbarung. Diese ist auch zum Schutz Ihres Unternehmens da und verhindert unter anderem, dass Betriebsinterna an die Öffentlichkeit geraten. Klären Sie zum Thema Gesetze und Recht darüber hinaus, wer die (geistigen) Rechte an der Dienstleistung besitzt.

Während der Zusammenarbeit

Sorgen Sie für eine offene und kontinuierliche Kommunikation. Dazu bieten sich regelmäßige Meetings an. So behalten Sie den Projektfortschritt im Blick und können etwaige Auftragsänderungen in die Wege leiten. Sind Sie nicht zufrieden mit der Zusammenarbeit? Dann kommunizieren Sie etwaigen Verbesserungsbedarf. Sollte dies nicht helfen und Sie möchten deshalb die Wege trennen, dann teilen Sie auch dies klar, transparent und rechtzeitig mit. Erstellen Sie für diesen Fall am besten schon vorab einen detaillierten Plan für den eventuellen Wechsel zu einem anderen Freelancer bzw. einer anderen Freelancerin nach Abschluss oder noch während des laufenden Projekts.

Respektieren Sie, dass Freiberufler nicht weisungsgebunden sind, und halten Sie selbst vereinbarte Deadlines ein. Behandeln Sie die Selbstständigen mit Respekt und Professionalität, um eine hoffentlich fruchtbare und lange Arbeitsbeziehung aufzubauen.

Nach der Zusammenarbeit

Geben Sie bereits während der gemeinsamen Arbeit konstruktives Feedback, um Freiberufler:innen zu helfen, ihre Arbeit zu verbessern. War die freie Mitarbeit zufriedenstellend, geben Sie zudem eine motivierende Bewertung und stellen Sie sich als Referenz zur Verfügung. Das zeigt den freien Mitarbeiter:innen, dass sie gute Arbeit geleistet haben und kommt zukünftigen Kollaborationen zugute.

Außerdem spricht die erfolgreiche Zusammenarbeit für Ihr Unternehmen und wirkt sich deshalb positiv auf das Employer Branding aus. Wenn Sie erfolgreich mit Freelancer:innen arbeiten, werden diese ihre Erfahrungen weitergeben und so werden Sie bei der zukünftigen Auswahl an Selbstständigen kein Problem mehr haben, eine gute Unterstützung zu finden.

Freie Mitarbeit oder Scheinselbständigkeit

Freie Mitarbeit oder Arbeitnehmer:in? In manchen Fällen ist diese Abgrenzung nicht einfach. Die Rechtsprechung hat dazu Kriterien entwickelt, die die Einschätzung für Unternehmen und Personalverantwortliche zumindest erleichtern. Wichtig ist das Wort „frei“ in der freien Mitarbeit. Die Freelancer haben nämlich, wie bereits erwähnt, die Freiheit und Flexibilität, selbst zu entscheiden, wie, wann und wo sie arbeiten.

Das Unternehmen kann nur die Erbringung bestimmter Leistungen fordern. Wie die Selbstständigen ihre Arbeit organisieren und einteilen, bleibt ihnen überlassen. Dennoch sollte ein gewisses Maß an Abstimmung zwischen dem Unternehmen und den freien Mitarbeitenden hinsichtlich des Ablaufs der Tätigkeit erfolgen. Freie Journalist:innen halten sich zum Beispiel an vereinbarte Abgabetermine. Dennoch haben sie keine festen Arbeitszeiten oder Weisungen des Unternehmens in örtlicher und inhaltlicher Hinsicht zu befolgen.

Freie Mitarbeit heißt auch, dass die Freiberufler:innen Aufträge ablehnen oder parallel für andere Auftraggeber tätig sein dürfen. In der Regel müssen sie die vereinbarten Leistungen auch nicht persönlich erbringen, sondern können dafür eigene Mitarbeiter:innen einsetzen.

Vom Unternehmen abgrenzen

Freelancer:innen müssen aus organisatorischer Sicht deutlich von den Arbeitnehmenden des Unternehmens zu unterscheiden sein. Gegen ein freies Dienstverhältnis spricht zum Beispiel, wenn die freien Mitarbeiter:innen die Räume und Arbeitsmittel des Unternehmens nutzen, zum Beispiel in Form eines Laptops oder sonstiger Büroeinrichtung. Grenzen Sie freie Mitarbeitende darum klar von der Betriebsorganisation ab.

Die Verwendung von Briefpapier und E-Mail-Signatur des Auftraggebers spricht ebenso gegen freie Mitarbeit wie die Teilnahme an Betriebsfeiern und die Zahlung von Sonderleistungen wie Weihnachts- oder Urlaubsgeld. Durch die falsche Einordnung der freien Mitarbeitenden drohen Unternehmen unter Umständen hohe Bußgelder.

Ob Mitarbeitende tatsächlich frei tätig sind, muss immer je nach Einzelfall entschieden werden. Dabei kommt es darauf an, was die Parteien vertraglich vereinbart haben und ob sie diese festgelegten Rahmenbedingungen auch in der Realität umsetzen.

Zusammengefasst bedeutet das, dass freie Mitarbeiter:innen:

• keine inhaltlichen Anweisungen befolgen müssen
• selbst über Zeit und Ort der Tätigkeit entscheiden
• nicht in die Betriebsorganisation eingebunden sind
• die Leistung selbst erbringen oder an Dritte weitergeben können
• keine Arbeitnehmerschutzrechte haben

Um eine Scheinselbständigkeit zu vermeiden, sollte vor der Vertragsunterzeichnung geprüft werden, ob eine freie Zusammenarbeit in Betracht kommt. In Zweifelsfällen kann der Erwerbsstatus durch eine Anfrage nach § 7a Sozialgesetzbuch IV bei der Deutschen Rentenversicherung Bund (DRV) geklärt werden. Ob und in welchem Rahmen eine Lohnsteuerpflichtigkeit besteht, erfragen Interessierte am besten durch eine sogenannte Anrufungsauskunft nach § 42e Einkommensteuergesetz beim Finanzamt.

Freie Mitarbeit oder neue Angestellte? Monster verstärkt Ihr Team

Sie suchen nach Verstärkung für Ihre Teams? Ob Freiberufler oder feste Mitarbeiter:innen: Mit einer Stellenanzeige bei Monster können Sie Ihre ausgeschriebenen Positionen einfach online präsentieren und aus einem großen Bewerberpool schöpfen. Bei uns finden Sie nämlich qualifiziertes und motiviertes Personal, das Fachwissen und Erfahrung mitbringt.