Unternehmensfusion: Den Ablauf der Zusammenführung durch Kommunikation unterstützen

von Christina Pichlmaier

Zusammenschlüsse, Verschmelzungen und Übernahmen von Firmen gehören zur Geschäftswelt dazu. Sie können sowohl für die beteiligten Unternehmen als auch für die gesamte Wirtschaft erhebliche Auswirkungen haben. Nicht selten wird eine Unternehmensfusion eingesetzt, um das Firmenportfolio auszuweiten, neue Märkte zu erschließen und Synergieeffekte zu nutzen. Ein solcher Prozess kann jedoch komplex und anspruchsvoll sein. Er erfordert deshalb sorgfältige Planung und umfassende Vorbereitung, um erfolgreich zu sein.

Monster erklärt Ihnen im folgenden Artikel, wie die typischen Phasen einer Fusion von Unternehmen aussehen. Außerdem gehen wir auf die Bedeutung der Kommunikation mit Mitarbeitenden, Lieferant:innen, Kund:innen und anderen Stakeholdern während des Zusammenführungsprozesses ein.

Phasen einer Unternehmensfusion: Ablauf der Verschmelzung

Die Zusammenführung von Unternehmen ist ein vielschichtiger Prozess. Der konkrete Ablauf einer Unternehmensfusion hängt von den beteiligten Unternehmen, den erklärten Zielen des Zusammenschlusses und den Umständen beider Firmen ab. Jede Phase erfordert eine sorgfältige Planung und Umsetzung, um eine erfolgreiche Zusammenführung zu gewährleisten. Die typischen Phasen einer Fusion von Unternehmen sind:

1. Vorbereitungsphase

In dieser Phase werden die Unternehmen ausgewählt, die am besten zur eigenen Firma passen könnten. Eine detaillierte Analyse wird durchgeführt, um die wirtschaftliche, finanzielle und rechtliche Machbarkeit der Fusion zu prüfen. Sofern es sich bei der Zusammenführung nicht um eine feindliche Übernahme handelt, müssen die Gesellschafter des zu fusionierenden Unternehmens dem Vorhaben im ersten Schritt zustimmen.

2. Planungsphase

Sobald die Unternehmen ausgewählt wurden, beginnt die Planungsphase. Hier werden die Details der Verschmelzung ausgearbeitet, einschließlich der finanziellen Bedingungen, der Organisationsstruktur und des Zeitplans. Dazu gehört auch zu bestimmen, ob die Fusion ein gänzlich neues Unternehmen hervorbringt (Unternehmen A + Unternehmen B = Unternehmen C) oder eines im anderen aufgeht (Unternehmen A + Unternehmen B = Unternehmen A). Die Planungsphase mündet im Fusionsvertrag.

3. Durchführungsphase

In dieser Phase wird die Zusammenführung anhand der im Fusionsvertrag vereinbarten Konditionen, Strategien und Ziele tatsächlich durchgeführt. Zunächst werden die notwendigen rechtlichen Schritte eingeleitet, um die Fusion zu genehmigen. Dazu gehören kartellrechtliche Vorschriften und Einschränkungen. Die Mindestvoraussetzungen dazu sind im Umwandlungsgesetz (UmwG) festgehalten.

4. Integrationsphase

Sobald die Durchführungsphase abgeschlossen ist, beginnt die Integrationsphase. Hier werden die verschiedenen Aspekte der beiden Unternehmen, einschließlich der Geschäftsbereiche, der Mitarbeitenden und der IT-Systeme, zusammengeführt. Es ist wichtig, dass diese Phase sorgfältig geplant wird, um eine reibungslose Einbindung zu gewährleisten. Dazu gehört:

• Neues, gemeinsames Unternehmensziel formulieren und kommunizieren
• Neue Firmenstrukturen aufbauen und implementieren
• Kundenpool an die neue Unternehmensstruktur anpassen
• Zusammenarbeit neuer Projektteams unterstützen
• Unterschiedliche Prozesse zusammenführen und optimieren
• Produktportfolio anpassen

5. Post-Fusionsphase

In dieser Phase wird die Leistung des fusionierten Unternehmens kontinuierlich überwacht und bewertet, um festzustellen, dass oder ob die Fusion die erwarteten Ergebnisse erzielt. Anpassungen in diesem Abschnitt der Zusammenführung sind nicht ungewöhnlich. Damit gewährleistet die Geschäftsführung, dass das fusionierte Unternehmen optimal funktioniert.

Kommunikation während der Fusion: Unternehmen, Mitarbeiter, Stakeholder

Den harten Fakten einer Firmenverschmelzung stehen weiche Aspekte gegenüber. Darunter fallen vor allen Dingen Belange der Mitarbeiterschaft, aber auch der Anleger:innen oder Aktieninhaber:innen, die von den einhergehenden Veränderungen betroffen sind. Das wichtigste Werkzeug hierbei ist Kommunikation.

• Zeitnahe und regelmäßige Kommunikation:
  Mitarbeitende und Stakeholder sollten regelmäßig und zeitnah über den Fortschritt des Fusionsprozesses informiert werden. Dies hilft, Zweifel und Unsicherheiten zu vermeiden, die andernfalls beispielsweise zu vermehrten Kündigungen oder Aktienverkäufen (sofern der Fusionsvertrag dies nicht unterbindet) führen können. Die Kommunikation sollte auch nach Abschluss der Fusion fortgesetzt werden, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten über die Integrationsprozesse auf dem Laufenden bleiben.
• Mehrkanalkommunikation:
  Es ist ratsam, verschiedene Kommunikationskanäle wie E-Mail, Intranet, regelmäßige Treffen und Veranstaltungen zu nutzen, um zu gewährleisten, dass alle Mitarbeitende und Stakeholder die notwendigen Informationen erhalten. Die Wahl des Kommunikationskanals sollte auf der Zielgruppe und dem Inhalt der Botschaft basieren.
• Offenheit und Transparenz:
  Grundsätzlich sollte der Informationsfluss so offen wie möglich und so transparent wie nötig sein. Im Rahmen von Unternehmensfusionen ist dies keine leichte Aufgabe, da detaillierte Informationen über den Prozess Einfluss auf den Markt, die Wettbewerbssituation der fusionierenden Firmen und die Aktivitäten von Konkurrenzunternehmen haben kann. In der Regel besteht auch eine Vertraulichkeitsvereinbarung für die Dauer der Unternehmensfusion. Ablauf, Status Quo und Ziele sollten daher nur in dem Maße kommuniziert werden, wie es dem Fusionsprozess nicht abträglich ist.
  Insofern müssen die Unternehmen und andere am Zusammenschluss beteiligte Entscheidungsträger:innen eine Balance finden zwischen Offenheit gegenüber allen Stakeholdern und Verschwiegenheit in Bezug auf die Details der Zusammenführung.
  Bei aller Vorsicht gilt aber auch: Eine angemessene Transparenz stärkt das Vertrauen der Mitarbeitenden und sämtlicher Stakeholder in die aktuellen Unternehmensentwicklungen.
• Einbeziehung der Mitarbeitende und Stakeholder:
  Mitarbeitende und Stakeholder sollten aktiv in den Fusionsprozess einbezogen werden. Feedback und Vorschläge sollten eingeholt und berücksichtigt werden, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten ein Gefühl der Mitbestimmung haben.

Warum effektives Kommunizieren die Unternehmensfusion unterstützt

Während der Zusammenführung mit Mitarbeitenden, Lieferant:innen, Kund:innen und anderen Unternehmenspartner:innen zu kommunizieren, erfüllt nicht nur den Zweck, sie über den Stand der Dinge zu informieren. Es geht auch darum, den Prozess für alle Beteiligten so gut es geht zu erleichtern.

• Klarheit schaffen:
  Während des Fusionsprozesses kann es zu Unsicherheiten und Ängsten bei den Mitarbeitern kommen. Eine klare und offene Kommunikation kann dazu beitragen, diese Unsicherheiten zu reduzieren und Ängste abzubauen.
• Motivation der Mitarbeitenden:
  Die Mitarbeitenden sind das Herzstück jedes Unternehmens. Eine erfolgreiche Fusion hängt von ihrer Motivation, der Zusammenarbeit und ihrer Bindung zum Unternehmen ab. Eine gute Kommunikation kann dazu beitragen, das Vertrauen und die Zusammenarbeit der Mitarbeitenden zu stärken.
• Vermeidung von Gerüchten:
  Ohne eine klare Kommunikation können sich Gerüchte und Fehlinformationen verbreiten. Diese können sowohl die Mitarbeiterschaft als auch Anteileigner:innen und Lieferant:innen verunsichern und zu folgenreichen Reflexentscheidungen führen.
• Einbeziehung der Stakeholder:
  Während des Fusionsprozesses ist es wichtig, auch die Stakeholder wie Kund:innen, Lieferant:innen und andere Partnerschaften einzubeziehen. Eine klare und offene Kommunikation mit ihnen kann dazu beitragen, das Vertrauen und die Loyalität zu erhalten.

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