Informationspflichten in der betrieblichen Altersversorgung

Im Zusammenhang mit erteilten Zusagen auf Leistungen der betrieblichen Altersversorgung stellt sich Arbeitgebern häufig die Frage, welche Informationspflichten sie gegenüber Arbeitnehmern zu beachten haben. Diese Frage ist wichtig, da im Fall einer schuldhaften Verletzung von Informationspflichten Arbeitnehmer  einen Schadensersatzanspruch gegen ihren Arbeitgeber haben können. Zuletzt hatte das Bundesarbeitsgericht anlässlich der Einführung eines Antragserfordernisses in einem Versorgungssystem auf etwaige Schadensersatzansprüche hingewiesen, ohne diese Frage allerdings abschließend zu beantworten (BAG, Urt. v. 21. Februar 2017 – 3 AZR 542/15). Eine weitere Herausforderung ergibt sich für Arbeitgeber im Hinblick auf eine Gesetzesänderung zum 1. Januar 2018, mit der die Informationspflichten erweitert werden.

Erweiterung der gesetzlichen Informationspflichten ab 2018

Die Regelung in § 4a BetrAVG zu Informationenpflichten in der betrieblichen Altersversorgung ist derzeit noch knapp gehalten, wird aber zum 1. Januar 2018 erweitert. Bis zum 31. Dezember 2017 haben Arbeitnehmer in erster Linie einen Anspruch auf

• Auskunft über die Höhe der erworbenen Anwartschaft und
• Auskunft über einen Übertragungswert im Fall des Arbeitgeberwechsels.

Dieser Auskunftsanspruch wird ab dem 1. Januar 2018 vor allem in zwei Punkten ergänzt:

• Der Arbeitgeber muss Auskunft erteilen über Auswirkungen der Beendigung des Arbeitsverhältnisses und über die Weiterentwicklung der Anwartschaft, die ab dem 1. Januar 2018 auch nach dem Ausscheiden weiter anwachsen muss (z. B. nach Maßgabe der Entwicklung des Verbraucherpreisindexes). 

Die Informationspflicht besteht auch gegenüber ausgeschiedenen Arbeitnehmern und Hinterbliebenen.

Allgemeine Informationspflichten

Abgesehen von den gesetzlichen Regelungen können sich Informationspflichten auch aus Nebenpflichten des Arbeitsvertrags ergeben. Wann dies der Fall ist, hängt vom Einzelfall und einer Interessenabwägung ab. Je größer das arbeitgeberseitig erweckte Vertrauen ist oder je größer, atypischer und schwerer erkennbar die betriebsrentenrechtlichen Gefahren für den Arbeitnehmer sind, desto eher muss der Arbeitgeber informieren und desto weitreichender sind die Pflichten des Arbeitgebers.

Dabei sind die Informationsbedürfnisse des Arbeitnehmers und die Beratungsmöglichkeiten des Arbeitgebers abzuwägen. Die Schwierigkeit der Rechtsmaterie sowie das Ausmaß der drohenden Nachteile und deren Vorhersehbarkeit spielen eine entscheidende Rolle. Eine Informationspflicht kann z. B. dann entstehen, wenn der Arbeitnehmer wegen besonderer Umstände darauf vertrauen durfte, dass sich der Arbeitgeber um die Versorgung kümmern und auch den Interessen des Arbeitnehmers an einer optimalen Versorgung Rechnung tragen werde (BAG, Urt. v. 12. Dezember 2002 – 8 AZR 497/01).

Gesteigerte Informationspflichten treffen den Arbeitgeber vor allem dann, wenn eine für den Arbeitnehmer nachteilige Vereinbarung auf Initiative des Arbeitgebers hin getroffen wird und in seinem Interesse zu Stande kommt. Erhöhte Vorsicht ist in diesem Zusammenhang stets geboten, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer einen Aufhebungsvertrag anbietet (BAG, Urt. v. 17. Oktober 2000 – 3 AZR 605/99). Auch wenn den Arbeitgeber eine allgemeine Hinweispflicht auf von Gesetzes wegen mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses einhergehende Rechtsfolgen nicht trifft, steigt das Informationsbedürfnis des Arbeitnehmers bei einer Beendigung des Arbeitsverhältnisses, die in einem zeitlichen oder sachlichen Zusammenhang mit dem Ruhestand steht, erheblich an.

Wird ein Versorgungswerk geändert, kann eine Pflicht zur Information bestehen – insbesondere, wenn der Beschäftigte in diesem Zusammenhang Entscheidungen für bestimmte Optionen treffen muss. Zudem kann jede nachteilige Änderung Anlass für erweitere Informationspflichten sein.

Grenzen der Informationspflicht

Die Rechtsprechung erkennt aber auch die Eigenverantwortung des Arbeitnehmers an und begrenzt so die Reichweite etwaiger Informationspflichten. So müssen Arbeitgeber z. B. nicht auf die gesetzliche Möglichkeit der Entgeltumwandlung hinweisen (BAG, Urt. v. 21. Januar 2014 – 3 AZR 807/11). Ob auf ein bestehendes Antragserfordernis zur Inanspruchnahme einer Versorgungsleistung hinzuweisen ist, hat das Bundesarbeitsgericht zuletzt offengelassen (BAG, Urt. v. 21. Februar 2017 – 3 AZR 542/15, ablehnend LAG Köln, Urt. v. 11. Januar 2017 – 11 Sa 351/16).

Es kann unter Umständen ausreichen, den Arbeitnehmer auf bestehende Regelungen, z. B. eine Betriebsvereinbarung (BAG, Urt. v. 15. April 2014 – 3 AZR 288/12) zu verweisen. Dies setzt aber voraus, dass klare und nachvollziehbare rechtliche Grundlagen angewendet werden, so dass der Arbeitnehmer erkennen kann, welche Möglichkeiten und Konsequenzen sich für seine betriebliche Altersversorgung ergeben.

Der Arbeitgeber kann Modellrechnungen zur Verfügung stellen, er muss es aber in aller Regel nicht. Daher sollte von dieser Möglichkeit mit Bedacht Gebrauch gemacht werden. Solchen Rechnungen ist das Risiko immanent, dass sie unrichtig oder zumindest verzerrend sind. Trifft der Arbeitnehmer dann auf Grundlage einer unrichtigen Modellrechnung eine falsche Entscheidung, kann dies eine Schadensersatzpflicht des Arbeitgebers nach sich ziehen (BAG, Urt. v. 21. November 2000 – 3 AZR 13/00). Dennoch können solche Modellrechnungen sinnvoll oder gar erforderlich sein, um dem Arbeitnehmer eine tragfähige Entscheidungsgrundlage zu geben, z. B. bei der Einräumung von Wahlrechten. In jedem Fall empfiehlt es sich aber, bei der Erstellung von Modellrechnungen externe Fachleute einzuschalten.

Maßnahmen zur Erfüllung der Informationspflichten

Ab Januar 2018 sind erweiterte gesetzliche Informationspflichten zu erfüllen. Die Unternehmen müssen prüfen, ob die Verwaltungsprozesse den neuen Bestimmungen entsprechen und diese ggf. anpassen. Die Mitarbeiter sind zu schulen und Informationsunterlagen, Online-Portale etc. müssen aktualisiert werden.

Darüber hinaus bleibt es eine Frage des Einzelfalls, wann und inwieweit den Arbeitnehmern Informationen zur Verfügung gestellt werden müssen. Regeln zur Reichweite von nebenvertraglichen Hinweispflichten bestehen nicht. Aber es sollte in jedem Fall schon bei Einrichtung einer betrieblichen Altersversorgung darauf geachtet, dass die Rechtsgrundlagen klar und verständlich gefasst werden. Liegen verständliche und nachvollziehbare Rechtsgrundlagen vor, können Arbeitnehmer in der Regel auf die Bestimmungen der Versorgungszusage verwiesen werden.

DIE AUTOREN_____________

Bernd Klemm (Partner) und Dr. Thomas Frank (Rechtsanwalt) im Münchner Büro der internationalen Sozietät Hogan Lovells