Inplacement: Einarbeitung neuer Mitarbeiter

von Christina Pichlmaier

Wenn Bewerbungsphase und Einstellungsprozess abgeschlossen sind, beginnt das Inplacement. Damit wird der Prozess der Einarbeitung neuer Mitarbeiter oder kurz die Einarbeitungsphase bezeichnet. Es ist für Arbeitgebende sinnvoll, dies nicht einfach unter „learning by doing“ zu verbuchen. Einarbeitung sollte daher nicht als automatisch ablaufender Prozess verstanden, sondern vielmehr gezielt gesteuert werden.

Erfahren Sie im folgenden Artikel, was Sie beim Onboarding, bei der Eingliederung in ein Team und in Ihr Unternehmen beachten sollten. Außerdem gibt Ihnen Monster einen Leitfaden zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter an die Hand und zeigt Ihnen einige Vorteile auf, die strukturiertes Inplacement bietet.

Dreistufige Einarbeitung neuer Mitarbeiter

Sobald die Formalitäten rund um die Einstellung selbst abgeschlossen sind, beginnt die eigentliche Mitarbeiter-Einarbeitung. Das neue Teammitglied muss eine Einführung bekommen, wie es zukünftig seine Arbeitsaufgaben erfüllen soll. Dieser Prozess lässt sich in drei Bereiche unterteilen.

Fachliche Einbindung

Obwohl neue Mitarbeitende natürlich die entsprechenden Qualifikationen für einen bestimmten Job mitbringen müssen, kommen Arbeitgebende nicht daran vorbei, sie auf die konkreten Aufgaben im Unternehmen vorzubereiten, um sie in den spezifischen Arbeitsablauf zu integrieren. Das erklärte Ziel dabei ist, das neue Teammitglied Stück für Stück zu selbstständigen Mitarbeitenden zu machen. Dazu gehört auch, ihnen das Unternehmen näher zu bringen und die Einbindung der Tätigkeit ins große Ganze aufzuzeigen.

Soziale Einbindung

Arbeit besitzt in den meisten Fällen auch eine soziale Komponente. Das gilt selbst für Jobs, die sich viel im Homeoffice abspielen. Neben der fachlichen Integration ist sie also ein wichtiger Gesichtspunkt, damit sich der oder die Mitarbeitende mit der neuen Arbeitsumgebung vertraut machen kann und sich schnell wohl fühlt.

Je gründlicher die Vorstellung bei Kolleg:innen innerhalb und außerhalb der eigenen Abteilung, bei Vorgesetzten und vor allem auch bei Kunden stattfindet, umso eher können sie eine berufliche Beziehung zu den relevanten Personengruppen aufbauen. Dies unterstützt oder beschleunigt nicht nur die Einarbeitungsphase, sondern fördert auch die Mitarbeiterbindung und die Identifikation mit dem Unternehmen.

Werteorientierte Einbindung

Die werteorientierte Integration dreht sich um das Unternehmen selbst. Dabei gibt der Arbeitgebende bei der Mitarbeiter-Einarbeitung einen Einblick in die Unternehmensphilosophie. Da sich Werte, Zielsetzungen und das Firmenleitbild jedoch nicht sofort vermitteln lassen, sondern am besten vorgelebt werden, sollte dieser Prozess eher mittel- bis langfristig angelegt sein. Je sorgfältiger die fachliche und soziale Integration vonstattengeht, desto stärker werden sich beide Aspekte letztlich auf die wertorientierte Einbindung auswirken.

Leitfaden zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter

Eine durchdachte Integration kann Ihnen und dem neuen Teammitglied eine Menge Kopfzerbrechen ersparen. Es bietet sich daher zum einen an, dem Neuzugang über eine Willkommensmail bereits eine Art Fahrplan an die Hand zu geben, um die nächsten Schritte mitzuteilen. Und wenn der erste Tag gekommen ist, sollten Sie als Arbeitgebende:r einen Leitfaden zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter nutzen, um schrittweise die wichtigsten Aspekte abzudecken.

1. Der erste Tag

Besondere Bedeutung beim Inplacement sollten Sie als Arbeitgebende:r dem ersten Arbeitstag entgegenbringen. Dabei geht es darum, das neue Teammitglied von der Position als Außenstehendem abzuholen und die Integration zu beginnen. Überlassen Sie das Onboarding deshalb nicht dem Zufall, sondern bereiten Sie den ersten Tag gut vor. Immerhin zählt auch gegenüber Arbeitnehmenden der erste Eindruck, der den Ton für die nächste Zeit oder gar das ganze Arbeitsverhältnis setzen kann.

Daher sollten Sie sich unbedingt etwas Zeit für einen offiziellen Empfang in der Firma oder der Abteilung nehmen. Stellen Sie sicher, dass sowohl der oder die direkte Vorgesetzte als auch die Kolleg:innen vorab informiert sind. Mit einem kleinen Begrüßungspräsent wie beispielsweise eine Tasse mit dem Firmenaufdruck heißen Sie ihn oder sie willkommen und schaffen eine positive Grundlage für den Einstieg.

Zur Planung des ersten Arbeitstags sollte auch gehören, eventuelle organisatorische Aspekte durchzugehen, wie zum Beispiel die Anmeldung am Arbeitscomputer, Aufsetzen eines Passworts oder der Weg zur Kantine. Je nach Unternehmen kann es auch sinnvoll sein, dem neuen Teammitglied einen Mitarbeitenden als eine Art „Reiseführer“ für den ersten Tag zur Seite zu stellen, um die ersten Schritte am Arbeitsplatz auf Augenhöhe zu ermöglichen.

2. Der Arbeitsplatz

Im Zuge des Empfangs am ersten Arbeitstag sollte auch bereits der offizielle Arbeitsplatz eingerichtet sein, sofern dies zutrifft. Dieser sollte sich nach Möglichkeit nicht allzu weit abseits befinden, um von vornherein die soziale Einbindung zu fördern. Außerdem sorgen Sie mit einer gewissen Nähe zu den Kolleg:innen dafür, dass der oder die neue Mitarbeitende einfacher mit ihnen in Austausch treten können.

Der eigene Arbeitsplatz erfüllt neben praktischen, funktionalen und sozialen Gesichtspunkten aber auch eine Zusatzfunktion: Gerade bei der Informationsflut der ersten Tage (und natürlich auch später) dient er mitunter als eine Art Rückzugsort.

3. Der Einarbeitungsplan

Die organisatorischen Aspekte des ersten Arbeitstags werden von der eigentlichen Einarbeitung neuer Mitarbeiter abgelöst. Hierfür sollten sie als Arbeitgebende:r ausreichend Zeit berücksichtigen. Der Inplacement-Prozess kann sich mitunter über mehrere Monate erstrecken, bevor das neue Teammitglied voll produktiv in den Arbeitsablauf eingebunden ist.

Aus dem Grund ist es sinnvoll, einen Einarbeitungsplan zu erstellen, der Stationen oder Meilensteine definiert. Das können anfangs Einzelaufgaben sein, die der oder die neue Mitarbeiter:in zum ersten Mal durchläuft, unterstützende Tätigkeiten und erste eigene Projekte. Auf diese Weise, können Sie als Arbeitgebende:r nachhalten, wie sich er oder sie entwickelt. Umgekehrt ist es für den oder die Arbeitnehmer:in hilfreich zu wissen, welche Erwartungen an ihn oder sie gestellt werden, und in welchen Bereichen Klärungs- oder Nachholbedarf besteht.

4. Paten, Mentoren, Tandems

Um eine fundierte Einarbeitung neuer Mitarbeiter zu gewährleisten, kann es hilfreich sein, sie mit einem erfahrenen Teammitglied zusammenzubringen, und zwar über den ersten Arbeitstag hinaus. Das kann als eine Art Pate oder im Rahmen von Mentoring stattfinden, oder aber auch in Form von Tandems. Mit einem oder einer Ansprechpartner:in an der Seite fällt es neuen Mitarbeitenden häufig leichter, sich im Unternehmen zurechtzufinden. Gerade bei vermeintlich simplen Fragen ist die Hemmschwelle weitaus niedriger, als diese an einen Vorgesetzten zu richten.

Die Unterstützung eines oder einer erfahrenen Kolleg:in kann auch dabei helfen, die soziale und die werteorientierte Integration voranzutreiben. Solche Ansprechpartner:innen haben Wissen über den Arbeitsalltag und kennen Unternehmensabläufe, Zusammenhänge und Machtverhältnisse. Sie sind deshalb in der Mitarbeiter-Einarbeitung eine wertvolle Ressource für das neue Teammitglied.

5. Das Feedback

Ein essenzieller Bestandteil vom Inplacement sollte Feedback sein. Über die regelmäßige Rückmeldung (z.B. nach Erreichen eines Meilensteins oder in bestimmten Zeitabschnitten) können Sie als Arbeitgeber:in die Einarbeitungsphase verfolgen und die Entwicklung Ihres Neuzugangs nachvollziehen. Auf der anderen Seite erfährt der oder die neue Mitarbeiter:in, wie der Fortschritt bewertet wird sowie ob und wo Trainingsbedarf besteht. Zudem können sie ihrerseits ihre Einarbeitung beurteilen und Vorschläge einbringen.

Nutzen von strukturiertem Inplacement

Eine wohlüberlegte Einarbeitung kann sich später als solides Fundament eines Arbeitsverhältnisses herausstellen. Insofern sind die Vorteile und der Nutzen einer Inplacement-Strategie nicht zu unterschätzen.

• Die sorgfältig geplante Einarbeitung für neue Mitarbeiter hilft ihnen, sich gezielt auf selbstständiges Arbeiten vorzubereiten und somit zügig produktiv sein zu können.
• Mit betreutem Inplacement können Unternehmen Wertschätzung gegenüber ihren (neuen) Mitarbeitenden ausdrücken und fördern damit außerdem die Mitarbeiterbindung.
• Solide Einarbeitung unterstützt fortlaufend und langfristig die Förderung des Arbeitsklimas und des Zusammenhalts im Kollegium. Das wiederum trägt zur Gesundheit und Eigenmotivation der Mitarbeitenden bei.
• Fundiert eingearbeitete Mitarbeiter können ihre täglichen Aufgaben selbstbewusst, effizient und effektiv erfüllen.
• Inplacement bietet eine Grundlage für Eigenverantwortung, gute Arbeitsqualität und aktive Teilnahme am Unternehmenserfolg.

Mit solidem Inplacement zu Ihrem Dreamteam – Monster unterstützt Ihre Personalsuche

Mit durchdachtem Inplacement können Sie ein nachhaltiges Team an Mitarbeitenden aufbauen. Neuzugänge fühlen sich nicht nur willkommen und wohl, sondern werden auch schneller produktiv. Dieser Umgang mit neuen Mitarbeiter:innen hilft nicht zuletzt auch dabei, Ihre Arbeitgebermarke nach vorn zu bringen. Setzen Sie sie folglich zu Ihrem Vorteil in einer Monster Stellenanzeige ein und finden Sie ideale Kandidat:innen für Ihr Unternehmen.