Vertrauensarbeitszeit: Eigenverantwortliches Zeitmanagement für Ihr Team

von Christina Pichlmaier

Eigenverantwortliche Aufgabenerfüllung, freies Zeitmanagement und keine versteckten Überstunden: Vertrauensarbeitszeit bietet diese und weitere Vorteile für Arbeitnehmende. Und auch Arbeitgebende profitieren von diesem flexiblen Arbeitszeitmodell, beispielsweise durch geringeren Managementaufwand, sinnvollen Personaleinsatz und die Chance, Mitarbeitende stärker an das Unternehmen zu binden.

Doch was ist Vertrauensarbeitszeit eigentlich? Wie lässt sich das Konzept in Unternehmen umsetzen? Und wie lässt es sich mit der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung vereinbaren? Diese Fragen beantwortet Ihnen Monster in diesem Artikel.

Was ist Vertrauensarbeitszeit?

Vertrauensarbeitszeit ist ein Modell, das die Arbeitswelt flexibilisieren kann. Im Gegensatz zu festen Arbeitszeiten haben Arbeitnehmende hierbei gewisse Freiheiten, ihre Präsenz- und Arbeitszeiten individuell zu gestalten. Oftmals wird dabei ein Zeitkorridor definiert, innerhalb dessen Arbeitnehmende ihre Arbeitszeit frei wählen können. Das kann zum Beispiel der Zeitraum zwischen 7.00 und 20.00 Uhr sein. Alternativ oder zusätzlich geben viele Arbeitgebende auch Kernarbeitszeiten vor. Dies bietet sich unter anderem bei Tätigkeiten an, die kaum oder nur sporadisch eine gewisse Verfügbarkeit (für Kunden, Zulieferer usw.) erfordern.

Diesem Arbeitszeitkonzept liegt das Prinzip der Verschiebung von der Zeitorientierung hin zu ziel- und ergebnisorientiertem Arbeiten zugrunde. Damit nimmt die arbeitsrechtliche Gesamtarbeitszeit gegenüber der Aufgabenerfüllung praktisch eine untergeordnete Rolle ein: Arbeitnehmende sind sozusagen nicht in Vollzeit auf Stand-by für eventuell aufkommende Arbeiten. Ihre Arbeitsleistung schlägt sich vielmehr inhaltlich und qualitativ in der Aufgabenerfüllung nieder.

Maßnahmen für die Einführung von Vertrauensarbeitszeit

Damit die Verlagerung von zeitbasiertem auf ergebnisorientiertes Arbeiten funktionieren kann, müssen verschiedene Veränderungen stattfinden. Außerdem müssen Sie verschiedene Grundsätze stärker in den Vordergrund rücken und ausbauen, um Vertrauensarbeitszeit langfristig erfolgreich einsetzen zu können.

Regel und Maßgaben

Um flexible Arbeitszeiten im Unternehmen zu etablieren, sind klare Regeln und Rahmenbedingungen notwendig. Diese sollte über eine unternehmensspezifische Definition der Vertrauensarbeitszeit geschehen. Auf diese Weise wissen alle Beteiligten, in welchem Rahmen und Umfang sie ihr eigenverantwortliches Zeitmanagement organisieren können. Dazu gehört gegebenenfalls eine Kernarbeitszeit sowie die Erinnerung an gesetzlich Vorgaben, beispielsweise Ruhepause (§4 ArbZG), Ruhezeiten (§5 ArbZG) und Einhaltung der durchschnittlichen, werktäglichen Arbeitszeit (§3 ArbZG).

Transparenz, Kommunikation und Feedback

Arbeitgebende sollten besonderen Fokus auf transparenten Umgang mit der Umorientierung auf Vertrauensarbeit legen. Geben Sie Rückmeldung, wie Sie den Wechsel planen und was Sie von Ihren Teammitgliedern erwarten. Eine aktive Feedbackkultur ist außerdem ein wertvolles Werkzeug, um den Fortschritt des Vorhabens zu verfolgen.

Darüber hinaus sollten Sie verstärkt Kommunikationstechnik einbinden, also Video-Konferenztechnik, Software für Teamwork und Projektmanagement. Auf diese Weise können Teams trotz unterschiedlicher Arbeitszeiten weiterhin zusammenarbeiten und optimal miteinander kommunizieren. Auf dieselbe Art und Weise können Sie zudem die Kommunikation nach außen, also beispielsweise mit Geschäftspartnern, gewährleisten.

Schulungen

Nicht jeder Arbeitnehmende kann oder möchte aus dem Stand heraus zu eigenverantwortlichem Arbeiten wechseln. Organisieren Sie daher entsprechende Schulungen, um während der Umstiegsphase Beeinträchtigungen des Tagesgeschäfts zu vermeiden.

Zielvereinbarungen

Um sich von der zeitabhängigen Arbeitsleistung zu lösen, sind gerade Zielvereinbarungen mit den Mitarbeitenden sinnvoll. Obwohl Vertrauensarbeitszeit auch ohne diese funktionieren kann, bieten sie den Vorteil, die geleistete Arbeit im Hinblick auf Qualität und Quantität messen und bewerten zu können. Zudem binden Zielvereinbarungen die Mitarbeitenden wesentlich stärker in den unternehmerischen Prozess ein, indem sie intensiver in Sachen Eigenverantwortung, Selbstorganisation und Ergebnisorientierung gefordert werden. Auch hier sind offene Kommunikation und eine aktive Feedbackkultur essenziell.

Vor- und Nachteile von Vertrauensarbeitszeit

Vertrauensarbeitszeit eignet sich nicht für alle Arbeitsverhältnisse. Daher gehört zu den anfänglichen Überlegungen auch, dass Sie die möglichen Vor- und Nachteile im eigenen Unternehmen abwägen.

Vorteile

• Motivation und Mitarbeiterzufriedenheit:
  Das ihnen entgegen gebrachte Vertrauen und die Eigenverantwortung kann Mitarbeitende motivieren und zufriedener im Job machen. Dies trägt zu einer verbesserten Work-Life-Balance bei.
• Steigerung von Effizienz und Produktivität:
  Das ziel- und ergebnisorientierte Arbeiten im Rahmen von Vertrauensarbeitszeit kann dafür sorgen, dass Mitarbeitende ihre Aufgaben effizienter erfüllen. Außerdem kann der größere Spielraum für Eigeninitiative eine höhere Produktivität begünstigen.
• Geringerer Managementaufwand:
  Die höhere Eigenverantwortung der Mitarbeitenden schafft Freiräume für Führungskräfte, sich um priorisierte Aufgaben kümmern zu können.
• Mitarbeiterbindung:
  Arbeitnehmende können aufgrund der Freiheiten im Zeitmanagement und der Arbeitsorganisation eher dazu neigen, den bisherigen Arbeitsplatz einem neuen Job vorzuziehen. So kann Vertrauensarbeitszeit die Mitarbeiterbindung stärken.
• Leerlaufphasen vs. Hochphase:
  Mitarbeitende können ihre Arbeitszeit auch saisonal oder fortlaufend dem Arbeitsvolumen anpassen, sodass es während Leerlaufphasen nicht zu einem „Absitzen der Zeit“ kommt. Umgekehrt erlaubt Vertrauensarbeitszeit in Hochphasen höheren zeitlichen Einsatz, ohne sofort in Konflikt mit dem Arbeitszeitgesetz zu geraten.

Nachteile

• Schwierigkeiten bei Kommunikation und Zusammenarbeit:
  Wenn Mitarbeitende zu unterschiedlichen Zeiten arbeiten, kann dies die Kommunikation und die Teamarbeit Informationsaustausch erfordert mehr Aufwand, wenn die Arbeitszeiten (stark) variieren.
• Herausforderungen bei der Kundenbetreuung:
  Wenn Kunden, Geschäftspartner und Zulieferer zu bestimmten Zeiten direkten Kontakt benötigen, kann die Verfügbarkeit von Ansprechpartnern vermindert sein. Hier besteht die Gefahr, ohne spezifische Definition von Vertrauensarbeitszeit Geschäftsbeziehungen in Mitleidenschaft zu ziehen.
• Überstunden und Mehrarbeit: In einigen Fällen kann Vertrauensarbeitszeit dazu führen, dass Mitarbeitende Schwierigkeiten haben, Arbeitszeit und Freizeit klar zu trennen. An dieser Stelle sind Arbeitgebende am Zug, über die Arbeitszeiterfassung Überstundenanhäufung zu vermeiden.

Vertrauensarbeitszeit und die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung

Die Definition von Vertrauensarbeitszeit scheint in Kontrast mit der Pflicht von Arbeitgebenden zu stehen, die Arbeitszeiten von Arbeitnehmenden zu erfassen. Das Prinzip von freiem, vertrauensbasiertem Zeitmanagement gründet im Kern immerhin darauf, eben gerade keine Arbeitszeiten nachzuhalten und nicht auf ihre Einhaltung zu pochen. Was ist Vertrauensarbeitszeit also, wenn nicht selbstbestimmtes, selbstorganisiertes und selbstverantwortliches Arbeiten?

Die arbeitsvertragliche Gesamtarbeitszeit ist in der praktischen Ausübung von Vertrauensarbeitszeit zweitrangig. Die geforderte Aufgabenerfüllung kann de facto mit geringerem zeitlichen Aufwand stattfinden. Umgekehrt besteht durchaus die Gefahr, dass Mitarbeitende bei Vertrauensarbeitszeit Überstunden produzieren.

Den gesetzlichen Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung liegt in der Tat der Ansatz zugrunde, Arbeitnehmende vor undokumentierten, unbezahlten Überstunden zu schützen. Insofern steht die Pflicht zur Zeiterfassung dem Grundprinzip des flexiblen Zeitmanagements nicht entgegen. Voraussetzungen für den Einsatz des Arbeitszeitmodells sind vor allen Dingen Transparenz im Arbeitsverhältnis und offene Kommunikation. Es gilt insbesondere, die Zeiterfassung nicht als Druckmittel zu mehr zeitlichem Aufwand einzusetzen, wenn die Qualität der Aufgabenerfüllung überzeugt.

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