Zielvereinbarungen: Mitarbeiter und Unternehmen zum Erfolg verhelfen

von Christina Pichlmaier

Ein reibungsloser Ablauf im Tagesgeschäft, der sich durch solide Produktivität, effektive Zusammenarbeit und gutes Arbeitsklima auszeichnet, ist aus Unternehmenssicht und aus Sicht der Mitarbeiter:innen ein erstrebenswerter Zustand. Eine Möglichkeit, das zu erreichen, sind Zielvereinbarungen. Mitarbeiter und Vorgesetzte erstellen in dem Zusammenhang gemeinsam Vorgaben, um zielgerichtet auf den Erfolg des Unternehmens hinzuarbeiten.

Das ergebnisorientierte Führungsprinzip kann außerdem zur Mitarbeitermotivation beitragen. Im Rahmen dessen können Mitarbeiter:innen eigenverantwortlich und selbstorganisiert auf die definierten Ziele zugehen. Umgekehrt kann es die Führungsebene entlasten, Verantwortung breiter verteilen und mitunter auch die Bindung zum und die Identifizierung mit dem Unternehmen stärken.

Im folgenden Artikel erfahren Sie, was genau eine solche Vereinbarung ist. Monster gibt Ihnen des Weiteren einen Überblick darüber, welche Schritte nötig sind, um Ziele aufzusetzen, durchzuführen und nachzuhalten. Und zu guter Letzt erhalten Sie weit verbreitete Vorgaben für die Zielvereinbarung für Mitarbeiter, Beispiele und nützliche Hinweise.

Was sind Zielvereinbarungen für Mitarbeiter?

Zielvereinbarungen für Mitarbeiter sind Vereinbarungen zwischen Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen, um bestimmte Ziele und Ergebnisse zu definieren, die Mitarbeiter:innen innerhalb eines festgelegten Zeitraums erreichen sollen. Dieses Führungsprinzip (wie beispielsweise auch regelbasierte oder systembasierte Vorgaben zur Erfüllung der Arbeit) wurde durch den US-amerikanischen Ökonomen Peter F. Drucker unter der Bezeichnung Management by Objectives (Führen mit Zielvereinbarung) bekannt gemacht.

Eine Zielvereinbarung ist ein wirkungsvolles Tool im Performance Management, wobei Ziele quantitativer oder qualitativer Natur sein können. Dazu gehören beispielsweise Umsatzsteigerung, Verbesserung der Kundenzufriedenheit oder Erhöhung der Produktivität. Ein wesentliches Charakteristikum solcher Abmachungen ist, dass Mitarbeiter:innen ihre Leistungsziele im definierten Zeitraum eigenverantwortlich erfüllen. Daher erfordert dieses Konzept die aktive Beteiligung der Mitarbeiter:innen.

Vereinbarungen über Ziele und Erwartungen bieten verschiedene Vorteile, allem voran die Messbarkeit der Leistungserbringung. Um dies zu gewährleisten, sind regelmäßige Kontrollen über die Erfüllung der Ziele notwendig, um sicherzustellen, dass diese noch immer relevant und erreichbar sind. Zudem können über die turnusmäßige Bewertung Anpassungen an der Vereinbarung vorgenommen werden.

Eine Zielvereinbarung für Mitarbeiter erstellen

Management by Objectives erfordert sorgfältige Vorbereitung. Vor allen Dingen sind Verbindlichkeit und konsequente Umsetzung essenzielle Grundlagen. Ziele sollten also nicht spontan aus einer Laune heraus aufgesetzt werden. Vorgesetzte sollten zusammen mit den Mitarbeiter:innen mehrere Schritte befolgen, um das Vorhaben sinnvoll umsetzen zu können.

1. Status Quo

Bevor Vorgesetzte eine Zielvereinbarung mit Mitarbeiter:innen eingehen können, müssen sie eine Analyse des Ist-Zustandes vornehmen. Dabei bietet es sich an, den Verlauf des vorigen Jahres oder Halbjahres einzubeziehen. Außerdem müssen Vorgesetzte die individuellen Fähigkeiten und Kenntnisse des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin berücksichtigen, um eine angemessene und realisierbare Vorgabe erstellen zu können.

2. Zielvereinbarung

Auf Basis der Analyse des Status Quo formulieren Vorgesetzte und Mitarbeiter:innen gemeinsam Zielvorgaben und halten diese schriftlich fest. Es gilt realistische Vorgaben aufzusetzen – ein Balanceakt zwischen Herausforderung und Erreichbarkeit: Die Ziele müssen im Bereich der möglichen Fähigkeiten des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin liegen. Gleichzeitig sollten sie die Ziele jedoch nicht zu niedrig ansetzen, um Unterforderung auszuschließen. Deshalb wird meist die sogenannte SMART-Formel angewendet:

• S – specific (spezifisch)

Sämtliche Ziele und angestrebte Ergebnisse müssen spezifisch und so präzise wie möglich definiert werden. Mit grob umrissenen, vagen Vorgaben lässt sich das gesamte Vorhaben kaum durchführen und nachverfolgen.

• M – measurable (messbar)

Messbare Indikatoren sind wesentlicher Bestandteil einer Zielvereinbarung. Mitarbeiter und Vorgesetzte müssen auf konkrete Anhaltspunkte zugreifen können: Während der Umsetzungsphase können sich Gegebenheiten verändern. Mit konkreten, messbaren Parametern sind gegebenenfalls Anpassungen von Teilaspekten möglich. Zudem sind sie essenziell, um die Entwicklung am Ende an greifbaren Parametern beurteilen zu können.

• A – achievable/attractive (erreichbar/attraktiv)

Management by Objectives erfordert, die Zielvorgabe auf die Fähigkeiten und Kenntnisse der Mitarbeiter:innen zuzuschneiden, um Motivation und Anreize zur Erfüllung zu schaffen. Dies kann den Grad an Eigeninitiative erhöhen, die persönliche und berufliche Entwicklung vorantreiben sowie die Mitarbeiterbindung fördern.

• R – reasonable (angemessen)

Die gesteckten Ziele müssen für die damit beauftragten Mitarbeiter:innen realistisch sein. Hier gilt es, die Balance zu finden, um sie weder zu über- noch unterfordern. Das Maß der Herausforderung sollte also so gewählt sein, dass kein Leistungsdruck, aber auch keine Langeweile entsteht – beides kann sich sonst negativ auf das Arbeitsklima und die tatsächliche Leistung auswirken.

• T – time-bound (zeitabhängig)

Teil einer jeden derartigen Vereinbarung ist der Anwendungszeitraum. In der Regel werden Ziele für ein Jahr formuliert. Es können je nach Unternehmen, Arbeitssituation oder für einen bestimmten Arbeitnehmenden auch andere (meist kürzere) Laufzeiten definiert werden, zum Beispiel Quartals-, Halbjahres- oder Jahresziele.

3. Umsetzung

Management by Objectives ist ein erfolgsorientierter Ansatz. Es geht um das Erreichen der formulierten Ziele. Den Mitarbeiter:innen sollte es daher überlassen sein, wie und mit welchen Maßnahmen sie die Ziele erreichen. Das bedeutet nicht, den Fortschritt erst nach Ablauf des angesetzten Vereinbarungszeitraumes zu überprüfen. Vielmehr geht es darum, Mitarbeiter:innen im Rahmen ihrer Position im Unternehmen Eigeninitiative, Eigenverantwortung und Entscheidungshoheit zuzugestehen. Indem Vorgesetzte ihrem Team alle Ressourcen zur Verfügung stellen, können sie es bei der Erfüllung der Ziele aktiv unterstützen.

Während der Umsetzungsphase sollten Vorgesetzte also die regelmäßige Kommunikation mit den Mitarbeiter:innen aufrecht erhalten und vor allen Dingen aktiv an der Umsetzung teilhaben. Das hat weniger mit hierarchischer Kontrolle zu tun, sondern um sicherzustellen, dass die Ziele noch immer erfüllbar sind und Veränderungen berücksichtigt werden. Eine solide Feedbackkultur innerhalb des Unternehmens ist deshalb eine ideale Grundlage.

4. Beurteilung

Am Ende des zuvor festgelegten Zeitraumes sollte ein abschließendes Gespräch zwischen dem Mitarbeiter oder der Mitarbeiterin und dem Vorgesetzten stattfinden. Hier wird anhand der messbaren Ergebnisse oder Indikatoren festgestellt, inwiefern die Zielvereinbarung erfüllt wurde:

1. Wurden alle Ziele erreicht?
2. Wenn nicht, zu welchem Grad wurden die Ziele erfüllt?
3. Warum wurden die Ziele nicht erreicht?
4. Wurden die formulierten Ziele übertroffen?
5. Wie herausfordernd oder einfach war die Zielerreichung?

Aus der abschließenden Beurteilung kann die nächste Vereinbarung erfolgen. Die Bewertung kann in dem Zuge den Schritt der eingangs notwendigen Analyse des Status Quo einnehmen.

Zielvereinbarungen für Mitarbeiter: Beispiele

Die Erstellung einer solchen Abmachung ist ein wichtiger Bestandteil der Mitarbeiterführung und des Personalmanagements. Sie helfen dabei, klare Erwartungen zu definieren und die Leistungen der Mitarbeiter:innen zu steuern und zu verfolgen. Wie sie konkret aussehen, hängt vom Unternehmen und von den Mitarbeiter:innen ab. Dennoch gibt es klassische Absichten beim Einsatz von Zielvereinbarungen für Mitarbeiter. Beispiele dafür sind die folgenden.

• Umsatz- oder Verkaufsziele:
  Gerade im Bereich Vertrieb sind definierte Ziele ein wirkungsvolles Instrument, Erfolg zu messen. Die Zielvorgaben können von der Erhöhung des Verkaufsvolumen im Quartal über eine langfristige Umsatzsteigerung bis zur Gewinnung von einer bestimmten Anzahl an Neukunden in einem Monat reichen.
• Leistungs- oder Entwicklungsziele:
  Entwicklungsziele haben besondere Bedeutung bei der Nachwuchsförderung, beispielsweise für Wissensaufbau in spezifischen Fachgebieten, zur Effizienzsteigerung im aktuellen Job oder als Vorbereitung auf Führungspositionen.
• Teamziele:
  Zielvorgaben für ein Team dienen dazu, die Zusammenarbeit im Team zu fördern, die Stärken der einzelnen Mitglieder zu nutzen und so die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen. Bei der Erstellung von übergeordneten Zielvorgaben müssen jedoch auch die individuellen Kompetenzen und Ressourcen jedes Teammitglieds berücksichtigt werden, um den Erfolg des ganzen Teams zu ermöglichen.

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