Bewerbungsunterlagen und Datenschutz: Das müssen Sie beachten

von Christina Pichlmaier

Beim Bewerbungsprozess haben Unternehmen ein klares Ziel vor Augen, nämlich einen neuen Mitarbeitenden einzustellen. Und auch die Kandidat:innen sind in ihren Gedanken mit der möglichen neuen Arbeitsstelle beschäftigt. Dabei denken die wenigsten an eine Tatsache, die nicht nur die erfolgreichen Bewerbenden betrifft, sondern auch diejenigen, die nicht infrage kommen: Bei der Handhabung von Bewerbungsunterlagen ist Datenschutz essenziell.

Monster gibt Ihnen einen Überblick über die rechtlichen Grundlagen, die für den Schutz von personenbezogenen Daten und bei der Berücksichtigung der Aufbewahrungsfrist von Bewerbungsunterlagen unumgänglich sind. Außerdem erfahren Sie die wichtigsten Faustregeln, die Sie im Umgang mit solchen Informationen berücksichtigen müssen. Und wenn Sie Hilfe und spezielle Recruiting-Lösungen benötigen, ist Monster auch dabei an Ihrer Seite.

Rechtsgrundlagen beim Datenschutz für Bewerbungsunterlagen

Gerade im Einstellungsprozess müssen Unternehmen sicherstellen, rechtliche Vorgaben zum Datenschutz für Bewerbungsunterlagen zu beachten. Diese setzen sich im Wesentlichen aus zwei Quellen zusammen: der europäischen Datenschutz-Grundverordnung und dem Bundesdatenschutzgesetz. Zum Teil fließen aber auch noch die Landesdatenschutzgesetze sowie das Telekommunikation-Telemedien-Datenschutz-Gesetz ein.

Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Die DSGVO ist eine europäische Verordnung, die die Verarbeitung von personenbezogenen Daten EU-weit regelt. Sie findet seit Mai 2018 Anwendung. Die DSGVO umfasst vereinheitlichende Regelungen sowohl für öffentliche als auch private Verantwortliche. Zweck der Verordnung ist zum einen, den Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten, und zum anderen, gleichzeitig den freien Datenverkehr innerhalb der EU ermöglichen. Außerdem wird die Übermittlung in Drittländer geregelt.

Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)

Das Bundesdatenschutzgesetz setzt dort an, wo das DSGVO auf nationaler Ebene Spielräume überlässt. Das heißt, beide Dokumente finden im Zusammenspiel miteinander Anwendung. In Bezug auf Beschäftigungsverhältnisse präzisiert das BDSG die Angaben im DSGVO (Art. 88 Abs. 3 DSGVO).

Landesdatenschutzgesetze (LDSG)

Alle 16 Bundesländer haben eigene Datenschutzgesetze verabschiedet. Diese sind die jeweiligen landesrechtlichen Entsprechungen zum BDSG. Sie beziehen sich primär auf Landes- und Kommunalbehörden.

Telekommunikation-Telemedien-Datenschutz-Gesetzes (TTDSG)

Das TTDSG reguliert diverse Aspekte, die im Zusammenhang mit der Datenübermittlung relevant sind. Darunter fällt beispielsweise auch der „Schutz personenbezogener Daten bei der Nutzung von Telekommunikationsdiensten und Telemedien“ (§1 Abs. 1 Satz 2 TTDSG). Insofern betrifft es bei Bewerbungsunterlagen den Datenschutz im Hinblick auf die elektronische Kommunikation, beispielsweise per E-Mail oder über Online-Bewerbungssysteme.

3 Faustregeln für den Datenschutz bei Bewerbungsunterlagen

Beim Blick auf die europäischen und deutschen Verordnungen und Gesetze mag der Datenschutz von Bewerbungsunterlagen nach einem bürokratischen Dschungel aussehen. Je nachdem, in welcher Branche oder welchem Tätigkeitsfeld Ihr Unternehmen angesiedelt ist (Konkret: Firmen, die mit Datenverarbeitung in irgendeiner Form umgehen), ist es zudem erforderlich, eine:n Datenschutzbeauftragte:n zu ernennen (Art. 37ff. DSGVO).

Dennoch gibt es ein paar grundsätzliche Faustregeln, die bei der Handhabung und in Bezug auf die Aufbewahrungsfrist von Bewerbungsunterlagen immer zu berücksichtigen sind. Und zwar egal, in welchem Wirtschaftszweig eine Firma tätig ist. Im Folgenden geben wir Ihnen einen Überblick.

1. Sichtbare Datenschutzerklärung

Bevor Sie sich mit der Aufbewahrungsfrist für Bewerbungsunterlagen auseinandersetzen, sollten Sie sicherstellen, dass Bewerbende die Datenschutzrichtlinie Ihres Unternehmens einsehen können. Wenn Sie eine Online-Bewerbungssystem nutzen, sollte diese klar ersichtlich und einfach zugänglich sein (beispielsweise ein deutlicher Link oder ein zu bestätigendes Pop-Up-Fenster). Darin müssen Sie Bewerbende unter anderem über die folgenden Aspekte informieren (Art. 13 DSGVO):

• Name und Kontaktdaten des möglichen Arbeitgebenden oder alternativ die des oder der Datenschutzbeauftragten
• Grund und Zweck der Datenverarbeitung inklusive der zutreffenden Rechtsgrundlage (meist §26 BDSG)
• Absicht des potenziellen Arbeitgebenden, die Bewerbungsunterlagen gegebenenfalls an andere Niederlassungen im In- oder Ausland zu übertragen
• Dauer der Speicherung der Bewerbungsdaten
• Widerrufsrecht oder Antrag auf Löschung der personenbezogenen Daten
• Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

2. Aufbewahrungsfrist für Bewerbungsunterlagen

Weder die DSGVO noch das BDSG definiert konkrete Fristen für die Speicherung personenbezogener Daten. Das bedeutet jedoch nicht, dass es keine Richtlinie gibt. Anstelle spezifischer Zeiträume ist nämlich die Zweckbindung (Art. 5 Abs. 1b DSGVO) maßgeblich. Das heißt, dass die Datenspeicherung so lange zulässig ist, wie sie im Zusammenhang mit einem bestimmten Zweck steht – in diesem Fall ist dies der Einstellungsprozess. Fällt dieser weg, besteht kein zulässiger Grund mehr, die entsprechenden Daten weiterhin zu speichern. Demzufolge müssen sie unverzüglich gelöscht werden (Art. 17 DSGVO). Außerdem müssen Unternehmen Cyber-Sicherheit gewährleisten, um sämtliche elektronische Bewerbungsdaten während der Aufbewahrung zu schützen.

Im Rahmen von Bewerbungsverfahren ergeben sich jedoch zwei Sonderfälle: die Speicherung der Bewerberdaten zur rechtlichen Absicherung und die Aufnahme in einen Bewerberpool. Dabei bestehen Argumentationen, die eine zeitweilige Datenspeicherung begründen können.

• Speicherung nach Ende des Bewerbungsverfahrens:
  Ist der Einstellungsprozess abgeschlossen, müssen Sie sämtliche Bewerberdaten vollständig löschen oder vernichten. Und zwar normalerweise sofort, denn der Zweck der Aufbewahrung entfällt ab diesem Zeitpunkt. Dabei geht es nicht nur um die zugesendeten Unterlagen wie Lebenslauf und Zeugnisse, sondern beispielsweise auch um den dazugehörigen E-Mail-Verkehr und handschriftliche Notizen aus dem Vorstellungsgespräch.
  Allerdings können die Bewerbungsunterlagen eines Kandidaten oder einer Kandidatin auch nach einer Absage wichtig sein. Erhebt ein:e ehemalige:r Bewerber:in nämlich Vorwürfe in Bezug auf Benachteiligung im Bewerbungsprozess, können die Unterlagen als Beweismaterial fungieren. Zu diesem Zweck hat sich in vielen Unternehmen eine Aufbewahrungsfrist von vier bis sechs Monaten etabliert. Wichtig ist jedoch auch hier: Kandidat:innen müssen stets darüber informiert sein und die Möglichkeit haben, der Speicherung über das Ende des Einstellungsverfahrens hinaus zu widersprechen.
• Aufnahme in den Bewerberpool:
  Haben Sie sich im Verlauf eines Bewerbungsverfahrens für eine:n Kandidat:in entschieden, möchten aber einige andere vielversprechende für zukünftige Vakanzen vorhalten, müssen Sie auch an dieser Stelle unbedingt die Erlaubnis dazu einholen. Außerdem müssen Sie die Kandidat:innen für den Bewerberpool darauf hinweisen, dass sie jederzeit vom Widerrufsrecht zu dieser Einwilligung Gebrauch machen, sowie das Recht in Anspruch nehmen können, die Löschung der Daten zu beantragen.
  Wurde Ihnen die Einwilligung gegeben, die Bewerbungsdaten zu behalten, dann ist oftmals ein Zeitraum von sechs bis zwölf Monaten gerechtfertigt. Die Zweckbindung kann innerhalb dieser Dauer, manchmal aber auch für bis zu zwei Jahre, für die Speicherung im Bewerberpool begründet werden.

3. Aufnahme in die Personalakte

Wenn ein:e Kandidat:in den Einstellungsprozess erfolgreich absolviert hat, werden relevante Daten aus den Bewerbungsunterlagen in die Personalakte übernommen. Das Schlüsselwort hier ist „relevant.“ Es sollten nur solche Informationen in die Personalakte aufgenommen werden, die für das zukünftige Beschäftigungsverhältnis von Bedeutung sind. Das bedeutet im Umkehrschluss, dass alle übrigen Daten, die im Verlauf des Bewerbungsverfahrens gesammelt wurden und nun keinen Zweck mehr erfüllen (z. B. Notizen aus dem Vorstellungsgespräch und E-Mails), zu diesem Zeitpunkt gelöscht oder vernichtet werden müssen (Art. 17 Abs. 1a DSGVO).

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