Gesprächsphasen im Vorstellungsgespräch: Vom ersten Eindruck bis zur Nachbereitung
von Christina Pichlmaier
Das Vorstellungsgespräch ist ein entscheidender Schritt im Einstellungsprozess. Es dient Unternehmen dazu, potenzielle Mitarbeitende persönlich kennenzulernen und festzustellen, ob sie die richtige Eignung mitbringen und zur Unternehmenskultur passen. Sie können ein solches Gespräch ohne viel Vorbereitung in freier Form durchführen.
Das kann je nach Unternehmen durchaus funktionieren. Es ist aber meistens sinnvoller, es vorzubereiten und zumindest grob zu strukturieren. Durch Gesprächsphasen im Vorstellungsgespräch können Sie alle relevanten Themen abdecken und nachvollziehen, ob Sie für die Entscheidung für oder gegen einen Kandidaten bzw. eine Kandidatin ausreichend Informationen erfragt haben.
Im folgenden Artikel werfen wir einen Blick auf diese Phasen sowie ihre inhaltlichen Schwerpunkte und Ziele. Anhand dessen können Sie Ihre eigenen Interviewtechniken bewerten und anpassen.
Klassische Gesprächsphasen im Vorstellungsgespräch
Ein Bewerbungsgespräch dient einem festen Zweck. Insofern ist ein roter Faden gerade hier sinnvoll. Indem Sie definierten Gesprächsphasen im Vorstellungsgespräch folgen, gehen Sie sicher, dass Sie alle Informationen bekommen, die Sie für diese Personalentscheidung benötigen.
Gleichzeitig sollten Sie jedoch nicht kompromisslos an der geplanten Gesprächsstruktur festhalten. Gewisse Spielräume können oft sogar zu wertvollen Einsichten führen, die Sie andernfalls nicht erhalten hätten.
Der folgende beispielhafte Ablauf bzw. die klassischen Phasen eines Bewerbungsgesprächs können Ihnen als Grundlage dienen, Ihren eigenen Interviewprozess zu beurteilen und ggf. anzupassen. Zum Beispiel können Sie einzelne Gesprächsphasen aufsplitten, um einen speziellen Schwerpunkt zu setzen, oder aber Phasen zusammenziehen.
1. Vorbereitung
Genauso wie Sie seitens des Unternehmens erwarten, dass sich Bewerbende zu einem gewissen Maß auf das Gespräch vorbereiten, sollten Sie ebenso etwas Zeit für Gesprächsvorbereitungen aufbringen. Dazu gehört vor allen Dingen, sich mit dem konkreten Bewerber oder der konkreten Bewerberin zu beschäftigen. Werfen Sie daher erneut einen Blick in die übermittelten Bewerbungsunterlagen. Auf diese Weise können Sie spezifische bewerberbezogene Fragen entwickeln und einen groben Gesprächsablauf skizzieren. Stechen in dem Zuge einzelne Eigenschaften oder Stationen des Kandidaten oder der Kandidatin besonders hervor, lohnt es sich Notizen dazu zu machen, um im späteren Gespräch näher darauf einzugehen.
2. Begrüßung und Small Talk
Nichts verschreckt Bewerbende mehr als ein direkter Einstieg ins Eingemachte. Nehmen Sie sich deshalb lieber ein paar Minuten, um den oder die Kandidat:in willkommen zu heißen. Immerhin soll es ein Vorstellungs- oder Bewerbungsgespräch werden und kein Verhör. Mit einer lockeren Begrüßung und etwas Small Talk können Sie das Eis brechen – für sich selbst und für die Bewerbenden.
Eine gänzlich entspannte Haltung wird ein:e Kandidat:in bei einem Bewerbungsgespräch wahrscheinlich niemals einnehmen – eine gewisse Nervosität ist völlig normal. Mit ein paar Minuten Plauderei beispielsweise über die Anfahrt und das Anbieten eines Getränks können Sie jedoch eine positive Atmosphäre schaffen, die die kommende Unterhaltung auf eine möglichst angenehme Ausgangsposition bringt.
3. Präsentation des Unternehmens
Ein guter Einstieg in das eigentliche Gespräch ist, das Unternehmen kurz zu präsentieren. Hier kann es sich gegebenenfalls auch anbieten, den oder die Bewerber:in zunächst zu fragen, was diese:r bereits weiß, um nichts Offensichtliches oder Bekanntes mitzuteilen. Mit einer Präsentation des Unternehmens geben Sie dem Bewerbenden außerdem noch ein paar Minuten, um vom Small Talk zum fachlichen Teil der Unterhaltung zu wechseln.
4. Austauschen von Informationen
Nachdem Ihr Gesprächsanteil zunächst etwas überwog, sollte dies nun wechseln. Obwohl Ihnen die Bewerbungsunterlagen des Kandidaten oder der Kandidatin vorliegen, können Sie an dieser Stelle den Werdegang, Qualifikationen und Berufserfahrung abfragen. Indem der oder die Kandidat:in nun selbst redet, haben Sie die Möglichkeit, aktiv zuzuhören und das Gesagte einer ersten Beurteilung zu unterziehen. Womöglich kommen hier auch Aspekte zur Sprache, die sich nicht in den Bewerbungsunterlagen finden. Außerdem haben Sie in diesem Zug die Chance, in der Vorbereitung gemachte Notizen aufzugreifen.
5. Kompetenzbasierte Fragen
Nachdem Sie und der oder die Bewerber:in sich jeweils selbst präsentiert haben, können Sie nun engmaschiger auf Einzelaspekte der ausgeschriebenen Stelle eingehen. Es lohnt sich, hier die erforderlichen Qualifikationen und Kompetenzen, wie sie in der Ausschreibung aufgeführt sind, aufzugreifen und als offene Frage an den oder die Kandidat:in zu richten. Ziel ist es herauszufinden, inwiefern er oder sie für die Arbeitsstelle fachlich qualifiziert ist. Es besteht außerdem die Möglichkeit, nötige Power Skills anzusprechen.
6. Verhaltens- und situationsbasierte Fragen
Haben Sie in den beiden vorausgehenden Gesprächsphasen im Vorstellungsgespräch die fachliche Qualifizierung des Kandidaten oder der Kandidatin beurteilen können, so können Sie im Anschluss daran den Fokus auf die Person legen. Hierbei geht es zum einen darum festzustellen, ob der oder die Kandidat:in in Bezug auf Verhalten und Situationsentscheidungen zur Unternehmenskultur passt. Zum anderen können Sie an dieser Stelle auf zuvor genannte Power Skills eingehen und diese anhand von typischen Szenarien bewerten. Hier können Sie im Übrigen auch auf die Motivation zur Bewerbung eingehen, sofern dies nicht bereits in einer der vorausgegangenen Phasen zur Sprache kam.
7. Fragen seitens des oder der Bewerbenden
Sie als Vertreter:in des Unternehmens haben nun eine Menge Informationen vom Bewerbenden angefragt und im besten Falle erhalten. Geben Sie spätestens jetzt dem Kandidaten oder der Kandidatin die Gelegenheit, ebenso Fragen zum Unternehmen und anderen Aspekten rund um die ausgeschriebene Arbeitsstelle zu äußern. Auch hier haben Sie die Möglichkeit, wertvolle Einsichten zu erhalten: Die Art der Fragen und Kommentare können weiteren Aufschluss darüber geben, wie gut er oder sie sich in das Unternehmen eingliedern kann.
8. Gesprächsabschluss
Wenn von beiden Seiten kein weiterer Frage- oder Klärungsbedarf besteht, können Sie folglich zum Abschluss des Vorstellungsgesprächs kommen. Geben Sie dem Kandidaten bzw. der Kandidatin an dieser Stelle idealerweise Informationen über die weiteren Schritte im Einstellungsprozess, beispielsweise ein Zweitrundeninterview, Durchführung eines Assessment Centers oder die Entscheidungsfindung. Das schließt nach Möglichkeit auch einen Hinweis auf den etwaigen Zeitraum ein, innerhalb dessen Sie eine Rückmeldung zum Gespräch bzw. zur Besetzung der Arbeitsstelle geben werden. Durch solche Transparenz legen Sie den Grundstein für ein vertrauensvolles Arbeitsverhältnis.
9. Nachbereitung
Die aktive Gesprächsführung mag an dieser Stelle beendet sein. Eine abschließende Nachbereitung kann jedoch sehr sinnvoll sein, um soeben erhaltene Eindrücke über einen Kandidaten bzw. eine Kandidatin nicht zu vergessen. Machen Sie sich deshalb Notizen, sofern Sie diese nicht bereits vollständig während der Unterhaltung gemacht haben. Dies ist besonders bei umfangreichen Bewerbungsprozessen mit mehreren Bewerbenden ratsam.
Befinden Sie sich bereits am Ende der Kandidatenauswahl, sollten Sie sich auch mindestens eine Erinnerung in Ihrem Kalender notieren: Hat es für den oder die Bewerber:in nicht geklappt, sollten Sie zeitnah eine Absage schreiben. Lassen Sie im Gegenzug dem oder der neue:n Mitarbeiter:in so bald wie möglich die Zusage zukommen.
Personalsuche durch optimierte Prozesse – mit Unterstützung von Monster
Mit gezielten Gesprächsphasen im Vorstellungsgespräch können Sie Ihren idealen neuen Mitarbeitenden finden. Bevor Sie dorthin gelangen, müssen Sie jedoch zunächst Kandidat:innen auf sich aufmerksam machen. Eine Monster Stellenanzeige ist ein guter Start, denn damit können Sie Ihr Unternehmen und den zu besetzenden Arbeitsplatz deutschlandweit präsentieren.