Bewertung von Bewerbern im Vorstellungsgespräch

Freundliches Vorstellungsgespräch, bei dem sich beide Personen die Hand schütteln.

von Christina Pichlmaier

Vorstellungsgespräche sind einer der wichtigsten Schritte bei der Besetzung freier Stellen. Sie erfahren dabei die relevanten Informationen über die fachliche Qualifikation und persönliche Eigenschaften des Kandidaten oder der Kandidatin. Auf dieser Grundlage können Sie dann eine fundierte Auswahlentscheidung treffen.

Deshalb ist eine genaue Bewertung der Bewerber im Vorstellungsgespräch essenziell. Doch wie geht man eine solche Beurteilung an? Welche Aspekte sollten Personaler:innen dabei berücksichtigen? Und warum sollte man die Evaluierung nicht einfach nach Gefühl erstellen?

Monster gibt Ihnen im folgenden Artikel Tipps, wie Sie ein Vorstellungsgespräch bewerten und strukturieren können. Darüber hinaus gehen wir darauf ein, warum eine durchdachte Beurteilung zielführend ist und welche Rolle – handschriftliche oder elektronische – Notizen in diesem Szenario spielen.

Bewertung von Bewerbern im Vorstellungsgespräch

Bewerber:innen im Vorstellungsgespräch zu bewerten, erfordert eine strukturierte Herangehensweise. Damit stellen Sie sicher, dass die Auswahl fair und zielgerichtet erfolgt. Um diesen Prozess zu unterstützen, ist es sinnvoll, die Bewertungskriterien thematisch zu unterteilen. Diese können Sie auch an die Gesprächsphasen anpassen, um vier wesentliche Kategorien abzufragen: Persönlichkeit, fachliche Qualifikationen, andere Fähigkeiten oder Kenntnisse sowie weitere Beobachtungen. Auf diese Weise lässt sich die Beurteilung von Kandidat:innen leichter vornehmen und auch später besser nachvollziehen.

1. Persönlichkeit

In dieser Kategorie liegt der Fokus auf den persönlichen Eigenschaften und der kulturellen Passung der Bewerbenden mit dem Unternehmen. Folgende Kriterien sind hier relevant:

  • Teamfähigkeit: Wie gut passen Bewerber:innen in das bestehende Team? Wie werden sie zur der existierenden Teamarbeit und Teamdynamik beitragen?
  • Kommunikationsfähigkeiten: Wie effektiv können die Bewerber:innen Ideen und Informationen vermitteln?
  • Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Können die Bewerber:innen in verschiedenen Situationen und Rollen erfolgreich agieren?
  • Werte und Ethik: Stimmen die persönlichen Werte und die Ethik der Bewerbenden mit den Unternehmenswerten überein?
  • Kulturelle Passung: Beurteilung, ob die Bewerber:innen zu den Werten, der Unternehmenskultur und der Dynamik des zukünftigen Teams passt.
  • Motivation und Interesse: Einschätzung, wie motiviert die Bewerber:innen sind, die ausgeschriebene Stelle zu bekommen, und wie gut sie zum Unternehmen passen.

2. Fachliche Qualifikationen

Diese Kategorie bezieht sich auf die fachlichen Fähigkeiten und Qualifikationen von Bewerbenden in Bezug auf die ausgeschriebene Position. Die Beurteilung der fachlichen Eignung erfolgt klassischerweise anhand von Dokumenten wie Lebenslauf, Arbeitszeugnissen, Referenzschreiben und Zertifikaten von fachspezifischen Tests. Abgesehen davon sind die folgenden Kriterien von Bedeutung:

  • Berufserfahrung: Wie gut passt die Berufserfahrung der Bewerber:innen zur ausgeschriebenen Stelle?
  • Ausbildung und Zertifikate: Erfüllen die Bewerber:innen die erforderlichen Bildungs- und Qualifikationsanforderungen?
  • Fachkenntnisse und technische Fähigkeiten: Verfügen die Bewerber:innen über die notwendigen technischen oder fachlichen Fähigkeiten für die Position?
  • Projekterfolge und Leistungen: Welche nachweisbaren Erfolge oder Leistungen können die Bewerber:innen in ihrer bisherigen Laufbahn vorweisen?
  • Referenzen und Erfahrungen: Überprüfung früherer Arbeitsleistungen und die Rücksprache mit Referenzen.
  • Berufliche Entwicklung und Ziele: Verständnis der beruflichen Ziele der Bewerber:innen und wie die ausgeschriebene Stelle in ihre Karriere passt.

3. Andere Fähigkeiten oder Kenntnisse

Über Fragen zur Persönlichkeit und der Qualifikation lohnt es sich, auch weitere Aspekte anzusprechen, die nicht unmittelbar mit der Position in Verbindung stehen. Sie sind jedoch in der Regel trotzdem essenziell für die ausgeschriebene Stelle. Gegebenenfalls können Sie diese Aspekte auch noch in einem Assessment Center genauer untersuchen.

  • Führungsfähigkeiten: Besitzen die Bewerber:innen die Fähigkeit, andere zu führen und zu inspirieren?
  • Problemlösungskompetenz: Können die Bewerber:innen komplexe Herausforderungen bewältigen und innovative Lösungen finden?
  • Stressresistenz: Überprüfung, wie die Bewerber:innen unter Druck arbeiten und mit stressigen Situationen umgehen.
  • Organisations- und Zeitmanagement: Wie gut können die Bewerber:innen Aufgaben priorisieren und organisieren?
  • Kreativität und Innovationsfähigkeit: Haben die Bewerber:innen Ideen und Ansätze, die zur Weiterentwicklung des Unternehmens beitragen könnten?
  • Soft Skills/Power Skills: Einschätzung von sozialen und zwischenmenschlichen Fähigkeiten wie Kommunikation, Teamarbeit, Konfliktlösung und Empathie.

4. Weitere Beobachtungen

Ein Vorstellungsgespräch vermittelt Ihnen nicht nur über die Beantwortung Ihrer Fragen einen Eindruck von den Bewerber:innen. Auch das „Wie“ spielt eine Rolle, um zu bewerten, ob sie eine stimmige Ergänzung Ihres Teams wären. Dazu gehören unter anderem die folgenden Gesichtspunkte:

  • Fragen und Engagement: Bewertung, ob die Bewerber:innen gezielte Fragen stellen und Interesse am Unternehmen zeigen bzw. sich bereits im Vorfeld ausreichend informiert haben.
  • Klarheit und Struktur: Beurteilung der Klarheit und Struktur der Antworten der Bewerber:innen auf Fragen.
  • Kommunikation und Präsentation: Evaluierung der sprachlichen Fähigkeiten und der Präsentationsfähigkeiten der Bewerber:innen.
  • Auftreten: Bewertung des äußerlichen Erscheinungsbilds und dem allgemeinen Auftreten. Dies ist besonders für Jobs mit Kundenkontakt relevant. Vorsicht jedoch vor allzu oberflächlicher Beurteilung dieser Aspekte, um nicht womöglich mit dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) in Konflikt zu geraten.

Bedeutung der Bewertung im Vorstellungsgespräch

Kandidat:innen auf eine ausgeschriebene Stelle im Vorstellungsgespräch zu bewerten, ist ein zentraler Schritt im Rekrutierungsprozess. Auf dieser Basis lassen sich Auswahlentscheidungen im Nachhinein nachvollziehen und rechtfertigen.

  1. Neutralität:

Durch die gezielte Überprüfung der Hard Skills, Soft bzw. Power Skills und des grundsätzlichen Qualifikationsprofils können Sie die passenden Kandidat:innen für die ausgeschriebene Position identifizieren. Ohne eine strukturierte Bewertung nach definierten Kriterien besteht die Gefahr, dass Emotionen, Abneigung oder Sympathie die Entscheidung beeinflussen.

  1. Vergleichbarkeit:

Eine standardisierte Begutachtung ermöglicht eine bessere Vergleichbarkeit zwischen mehreren Bewerber:innen. Stärken und Schwächen jedes Kandidaten und jeder Kandidatin werden idealerweise objektiv erfasst. So können Sie am Ende eine fundierte Entscheidung für den oder die Bewerber:in treffen, die am besten für die Stelle geeignet ist.

  1. Entwicklung:

Die Bewertung im Vorstellungsgespräch kann außerdem wichtige Hinweise für das folgende Inplacement liefern. Sie können die Einarbeitung also gezielt an den Stärken und Schwächen Ihrer neuen Mitarbeiter:innen ansetzen.

Grundsätzlich kann man die Bedeutung einer genauen Bewertung im Vorstellungsgespräch also nicht hoch genug einschätzen. Sie ist entscheidend, um bei jedem aufkommenden Personalbedarf die am besten passenden Kandidat:innen einzustellen. Damit stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen langfristig von qualifizierten und engagierten Mitarbeiter:innen profitiert.

Notizen als Bewertungswerkzeug

Während eines Vorstellungsgesprächs ist es wichtig, den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen erfasst werden. Das Anfertigen sinnvoller Notizen ist hierbei äußerst hilfreich.

Solche Notizen tragen dazu bei, die Beurteilung der Bewerbenden möglichst objektiv zu gestalten und vor allem nachvollziehbar zu machen. Sie unterstützen effektiv die Entscheidungsfindung im Recruiting-Prozess. Sie können dazu unseren Bewertungsbogen als Vorlage nutzen.

Hier sind sieben Tipps, wie Sie während des Gesprächs sinnvolle Notizen machen können:

  1. Notizen strukturieren:

Idealerweise legen Sie mit allen an den Vorstellungsgesprächen Beteiligten im Voraus eine Notizstruktur mit den wichtigsten Bewertungskriterien fest. Diese kann Ihnen dabei helfen, Ihre Notizen zu einem gewissen Grad zu standardisieren, was die Nachvollziehbarkeit verbessert.

  1. Stichwörter aufschreiben:

Notieren Sie Schlüsselbegriffe und Stichpunkte anstelle langer Sätze. Diese erleichtern es, die Informationen später zu überprüfen und zu vergleichen.

  1. Beobachtungen festhalten:

Schreiben Sie auf, was Sie beobachten und hören, anstatt Vermutungen oder Annahmen festzuhalten. Objektive Beobachtungen sind wertvoll für die spätere Beurteilung.

  1. Konkrete Beispiele notieren:

Wenn die Bewerber:innen konkrete Beispiele für ihre Fähigkeiten oder Erfahrungen nennen, halten Sie diese fest. Diese Beispiele können in der Beurteilung hilfreich sein.

  1. Bewertungskriterien berücksichtigen:

Orientieren Sie sich an den im Vorfeld festgelegten Bewertungskriterien. Notieren Sie, wie die Bewerber:innen zu jedem Kriterium abschneiden. Das kann durch eine festgelegte Zahlenskala, das klassische Benotungssystem oder ähnliche Maßstäbe erfolgen.

  1. Zeitmanagement einbeziehen:

Beachten Sie, wie viel Zeit Sie für jede:n Bewerber:in verwenden. Dies kann Ihnen helfen, sicherzustellen, dass alle relevanten Fragen gestellt und beantwortet werden.

  1. Zusammenfassung formulieren:

Erstellen Sie am Ende des Gesprächs eine kurze Zusammenfassung, um sicherzustellen, dass Sie die wichtigsten Eindrücke festhalten. Dabei können Sie einzelne Notizen aufgreifen und hervorheben, die für Sie besonders erwähnenswert erscheinen.

Bewertungsnotizen und die Datenschutzrichtlinien

Während eines Vorstellungsgesprächs Notizen anzufertigen, ist eine gängige Praxis. Die richtige Handhabung solcher Vermerke ist dabei genauso wichtig wie der Datenschutz bei Bewerbungsunterlagen. Dabei können Sie vor allen Dingen drei Faustregeln beachten:

  1. Hinweis auf Erstellung von Notizen: Es ist sinnvoll, die Bewerber:innen explizit darauf hinzuweisen, dass Sie während des Gesprächs Notizen anfertigen werden. Obwohl es den meisten bewusst ist, tun Sie damit der „Informationspflicht bei Erhebung von personenbezogenen Daten“ der Datenschutz-Grundverordnung (Art. 13 DSGVO) Genüge.
  2. Schutz der Notizen: Stellen Sie darüber hinaus sicher, dass elektronische und auch handschriftliche Notizen angemessen geschützt werden, um Datenschutzverletzungen zu vermeiden. Bewahren Sie sie an einem sicheren Ort auf und gewährleisten Sie, dass nur berechtigte Personen Zugriff darauf haben.
  3. Aufbewahrung und Entsorgung der Notizen: Gewährleisten Sie unbedingt die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen. Notizen zur Bewertung von Bewerbern im Vorstellungsgespräch fallen ebenso unter die DSGVO. Deshalb sollten Sie sie ordnungsgemäß entsorgen oder löschen, wenn sie ihren Zweck erfüllt haben.

Vorstellungsgespräch bewerten, Kandidat:innen finden – mit Unterstützung von Monster

Sie können mit einer sinnvollen Bewertung von Bewerbern im Vorstellungsgespräch also fundiert entscheiden, wer zu Ihrem neuen Teammitglied wird. Um dieses Werkzeug gezielt einsetzen zu können, können Sie über eine Stellenanzeige bei Monster passende Kandidat:innen finden. Und über unsere Lebenslaufdatenbank können Sie auch aktiv nach passenden Bewerber:innen suchen.

Freundliches Vorstellungsgespräch, bei dem sich beide Personen die Hand schütteln.