Das Telefoninterview: Leitfaden für das erste Bewerbungsgespräch

von Christiane Toedt

Je nach ausgeschriebener Position und Branche erhalten Unternehmen ein paar wenige bis tausende Bewerbungen auf eine Stelle. Gestaltet sich der Bewerbungsprozess bei zwei oder drei Bewerbungen noch denkbar einfach, so wird es je nach Anzahl der Bewerbungen immer komplizierter. In diesem Fall kann das Telefoninterview Abhilfe schaffen.

So können sich Unternehmen schnell einen ersten Eindruck von einem Bewerber bzw. einer Bewerberin machen. Doch was müssen Personalverantwortliche beachten, wenn sie ein Telefoninterview führen? Der Monster Interviewleitfaden hilft Ihnen dabei, die wichtigsten Punkte anzusprechen. Wir geben außerdem Tipps zur Telefoninterview-Vorbereitung und zum Telefoninterview-Ablauf.

Vorteile des Telefoninterviews

Mithilfe eines Vorstellungsgesprächs am Telefon können Sie eine erste Vorauswahl treffen, wenn Sie viele Bewerbungen für einen Job in Ihrem Betrieb erhalten. Alle Bewerber:innen persönlich zu treffen, wäre ein immenser Aufwand für die Personaler:innen in Ihrem Unternehmen. Oftmals sind Interviews am Telefon zeitlich kürzer. Telefoninterviews sind daher eine kostensparende Recruiting-Strategie.

Selbstverständlich können Unternehmen auch ein einstündiges Telefoninterview für die Bewerbung einräumen. In der Regel ist diese Interviewform allerdings deutlich kürzer. Sie zeigen darüber hinaus, dass Ihnen Nachhaltigkeit im Unternehmen sowie Diversity wichtig sind. Sie vermeiden lange Anreisen, Übernachtungskosten sowie Arbeitszeit der Personalverantwortlichen. Sie machen deutlich, dass Sie bei der Telefoninterview Bewerbung auf die Qualifikationen schauen und nicht auf das Aussehen, die Kleidung oder das Auftreten. Das kommt bei den Bewerber:innen gut an.

Telefoninterview: Vorbereitung

Entscheiden Sie sich zunächst, ob Sie spontan bei den Kandiat:innen anrufen oder Gesprächstermine vereinbaren wollen. Dementsprechend gestalten Sie Ihre Vorbereitung. Möchten Sie die Bewerber:innen herausfordern und direkt anrufen, so legen Sie sich Einstiegsfragen zurecht, um locker in das Gespräch einzusteigen. Natürlich können Sie ein Telefongespräch nicht von Anfang bis Ende durchplanen. Trainieren Sie daher Ihre Mitarbeiter:innen, spontan zu reagieren und einen Gesprächsplan als Orientierung zu sehen. Der Rest des Vorstellungsgesprächs am Telefon ergibt sich dann spontan.

Vereinbaren Sie zunächst Telefontermine mit den Bewerber:innen, so haben Sie genügend Zeit, sich auf den vereinbarten Termin vorzubereiten. Um ein erfolgreiches Telefoninterview durchzuführen, sollten die Personaler:innen die ausgeschriebene Stelle und ihre Anforderungen sehr genau kennen. So können sie an bestimmten Stellen nachhaken und aus den Bewerber:innen herauskitzeln, ob sie die geforderten Fähigkeiten mitbringen. Legen Sie sich dann Fragen zurecht, wie Sie in das Gespräch starten möchten:

Telefoninterview-Ablauf: Begrüßung und Gesprächseröffnung

• Guten Tag Herr X/Frau X, mein Name ist Mustermann/Musterfrau von der Muster GmbH. Sie haben sich bei uns beworben. Wir würden uns gerne zunächst telefonisch mit Ihnen unterhalten. Haben Sie gerade 15 Minuten Zeit?

Anschließend folgt der Gesprächsteil. Bitten Sie hier vielleicht um eine kurze Selbstpräsentation. Überlegen Sie sich, welche Informationen Sie von den Kandidat:innen brauchen. Fragen Sie z.B. nach dem Grund der Bewerbung sowie nach der beruflichen Erfahrung. Studieren Sie dazu vorab genau den Lebenslauf und auch das Anschreiben, um etwaige Lücken im Lebenslauf oder gar Fälschungen im Lebenslauf einzelner Bewerber:innen herauszufinden.

Fragen für das Telefoninterview zur Bewerbung

• Was hat Sie an unserer Stellenausschreibung besonders angesprochen?
• Warum glauben Sie, für die Position besonders geeignet zu sein?
• Worin sehen Sie die größte Herausforderung für sich in dieser Position?
• Ihren Unterlagen konnten wir nicht entnehmen, zu welchem Termin Sie frühesten bei uns anfangen könnten. Können Sie mir hierzu bitte noch eine Angabe machen?
• Haben Sie grundsätzliche Fragen zu der Position?

Räumen Sie den Bewerbenden am Ende etwas Zeit für Rückfragen ein. So haben Sie die Möglichkeit, noch etwas mehr über Ihr Unternehmen zu erzählen, damit sich Ihre Gesprächspartner:innen ein besseres Bild von der ausgeschriebenen Stelle machen können. Außerdem sehen Sie so, wie groß das Interesse der Kandidat:innen ist und ob diese sich im Gegenzug im Vorhinein über Ihre Firma informiert haben. Befolgen Sie diesen Plan, haben Sie einen runden Telefoninterview-Ablauf und Ihre Telefoninterview-Vorbereitung war erfolgreich.

Dann leiten Sie am besten anschließend das Ende des Gesprächs ein, indem Sie eine zeitliche Orientierung für eine Rückmeldung geben. Bei einem guten Eindruck bietet es sich auch an, direkt das nächste Gespräch auszumachen:

Gesprächsende

• Haben Sie vielen Dank für dieses Telefoninterview.
• Wir werden uns im Hinblick auf die weitere Vorgehensweise innerhalb der nächsten fünf Tage bei Ihnen melden.
• Haben Sie eine bestimmte zeitliche Präferenz, sofern es zu einem persönlichen Vorstellungsgespräch kommt?

Vorbereitung Telefoninterview: Was sollten Unternehmen noch bedenken?

Beachten Sie, dass es Fragen gibt, die sich für ein erstes Kennenlernen nicht anbieten bzw. generell Fragen, die im Vorstellungsgespräch verboten sind – besonders wenn es nicht persönlich, sondern am Telefon stattfindet. Dazu gehören Fragen zur politischen Einstellung, zur Familienplanung oder zum Gehalt. Achten Sie darüber hinaus nicht nur auf die Präsentation Ihres Telefonpartners bzw. Partnerin, sondern auch auf Ihre eigene Außendarstellung – Ihr Employer Branding:

• Schaffen Sie eine angenehme Gesprächsatmosphäre
• Trainieren Sie Ihre Stimme
• Seien Sie respektvoll
• Helfen Sie in Gesprächspausen weiter
• Schalten Sie Störungsquellen aus
• Stellen Sie sich Wasser oder Bonbons bereit
• Verabschieden Sie sich freundlich

Schaffen Sie eine angenehme Atmosphäre, indem Sie locker in das Gespräch einsteigen. Ein bisschen Smalltalk zum Einstieg beim Telefoninterview zur Bewerbung hilft über den Anfang hinweg. Durch Ihre Expertise in Sachen Kommunikation können Sie den Bewerber:innen auf die Sprünge helfen oder noch mal umformulieren, wenn Bewerbende beim Telefoninterview-Ablauf ins Stocken geraten.

Zur Fairness gehört es auch, die Gesprächspartner:innen aussprechen zu lassen. Fokussieren Sie sich zudem auf das Gespräch und schalten Sie andere Geräte – wie das Handy – während des Interviews auf stumm, um nicht unterbrochen zu werden. Stellen Sie sich darüber hinaus ein Glas Wasser bereit, um einem trockenen Hals vorzubeugen. Am Ende des Gesprächs verabschieden Sie sich am besten immer freundlich – egal wie das Gespräch verlaufen ist.

Das Telefoninterview managen – Monster hilft bei der Vorbereitung

Sie haben eine freie Stelle und suchen geeignete Kandidat:innen für ein Telefoninterview? Dann lassen Sie sich bei der TelefoninterviewVorbereitung helfen und schalten Sie eine Stellenanzeige bei Monster. Wir stellen Ihnen einen Ablaufplan für das Telefoninterview bereit. Die geeignetsten Bewerber:innen können Sie dann für ein Jobinterview am Telefon auswählen.