Fragen für das Bewerbungsgespräch mit einem Verwaltungsassistenten

In vielen Unternehmen haben Verwaltungsassistenten unzählige verschiedene Funktionen: Sie sind Experten für Bürosoftware und Online-Recherchen, sie verfolgen und organisieren Projekte, kümmern sich um die Terminplanung und treten diplomatisch auf allen Ebenen der Unternehmenshierarchie auf. Sie spielen demnach eine bedeutende Rolle für Unternehmen – vor allem an der Seite des direkten Vorgesetzten.

Im Folgenden haben wir Tipps für das Vorstellungsgespräch mit einem Verwaltungsfachangestellten zusammengetragen: Lernen Sie dabei, wie Sie die Bewerber sowohl auf fachliche als auch auf zwischenmenschliche Fähigkeiten hin befragen können.

Fragen zu Hard Skills

Um eine Liste mit Interviewfragen für das Vorstellungsgespräch mit einem Verwaltungsassistenten zu erstellen, bitten Sie Ihren derzeitigen Mitarbeiter in dieser Position, jede Aufgabe aufzuschreiben, die er innerhalb einer Woche erledigt. Diese Liste sollte zum Beispiel die Software erwähnen, die sie verwenden, aber auch, wie sie sie verwenden. Erstellen Sie dann anhand dieser Notizen eine Liste mit den gesuchten Software-, Recherche- und Projektmanagement-Fähigkeiten. Auf Basis dieser Informationen können Sie Bewerbungsfragen formulieren, die Aufschlüsse zu den vorhandenen Hard Skills geben. Dabei können Sie fragen, wo und wie der/die Arbeitssuchende diese Fachkompetenzen angewendet hat. Zum Beispiel:

• Sie geben Microsoft Excel in Ihrem Lebenslauf an. Was ist die letzte Version, die Sie benutzt haben?
• Haben Sie mit einem Mac oder einem PC gearbeitet?
• Nennen Sie mir Beispiele für Aufgaben, die Sie mit Excel gelöst haben. Haben Sie eine Arbeitsmappe von Grund auf und Formeln erstellt oder Daten in eine bestehende Arbeitsmappe eingegeben?
• Wie oft haben Sie Excel in PowerPoint-Grafiken exportiert?

Wenn sich Ihr zukünftiger Verwaltungsassistent um Ihre Reisen kümmern soll, stellen Sie unter anderem diese Fragen:

• Wie gut beherrschen Sie Reisekoordination?
• Haben Sie Inlandsreisen koordiniert? Internationale Reisen?
• Auf welche Probleme mit Reisevisa sind Sie gestoßen und wie haben Sie diese gelöst?
• Waren Sie für die Bearbeitung von Spesenabrechnungen verantwortlich? Wie wurden sie erledigt?

Ihre Gesprächsfragen zu den Fachkenntnissen sollten auch eine allgemeine Frage enthalten:

• Haben Sie das Gefühl, dass Ihre Arbeitserfahrung über den Bereich der reinen Verwaltung hinausgegangen ist? Wie?

Mit diesen Fragen können Sie Informationen über andere berufliche Fähigkeiten des Bewerbers herausfinden, wie z. B. Büromanagement, Teambildung, Buchhaltung und Telefonscreening.

Fragen zu Soft Skills

Die Antworten auf Ihre fachlichen Gesprächsfragen verraten Ihnen, ob der Bewerber in der Lage ist, die Arbeit auszuführen. Um nun herauszufinden, wie der Bewerber diese Aufgaben erledigen wird, versuchen Sie diese Gesprächstipps für Soft Skills von Lynn Taylor, Autorin von „Tame Your Terrible Office Tyrant: How to Manage Childish Boss Behavior and Thrive in Your Job“.

Beginnen Sie mit einer lockeren Gesprächsfrage, wie zum Beispiel: „Wie würden Ihre ehemaligen Chefs Ihre Kompetenzen beschreiben?“. „Achten Sie auf eine Antwort, die die besonderen Fähigkeiten des Bewerbers hervorhebt, wie z. B. eine „Can-do“-Einstellung, Organisationstalent, Zeitmanagement und das Erwecken eines positiven Eindrucks auf den Vorgesetzten“, sagt Taylor. „Spezifische Fragen zu den Soft Skills sollten genauso auf den Kandidaten zugeschnitten sein wie Ihre Fragen zu den Hard Skills“, sagt Pamela Skillings, Autorin von „Escape from Corporate America: A Practical Guide to Creating the Career of Your Dreams“.

Wenn Ihr Verwaltungsassistent für mehrere Personen arbeiten wird, sollten Sie sich auf das Zeitmanagement konzentrieren. Beispielfragen sind:

• Wie gehen Sie mit Stress und Fristen um?
• Erzählen Sie mir von einer Situation, in der Sie eine hohe Arbeitslast priorisieren mussten. Wie sind Sie dabei vorgegangen?
• Wann mussten Sie im Namen Ihres Chefs mit einem Kunden oder Senior Manager kommunizieren?

Stellen Sie dem Bewerber unbedingt Gesprächsfragen wie diese, wenn Ihr neuer Mitarbeiter im Projektmanagement tätig sein wird:

• Beschreiben Sie ein komplexes organisatorisches Projekt, das Sie in letzter Zeit betreut haben (Diese Frage verrät Ihnen, was der Bewerber für „komplex“ hält).
• Wie haben Sie in früheren Positionen das Kalendermanagement eingesetzt? Wie viele Kalender haben Sie verwaltet?
• Was ist das interessanteste Projekt, an dem Sie gearbeitet haben?

Mit Ihren letzten Fragen können Sie die Beziehung des Bewerbers zu früheren Vorgesetzten analysieren:

• Beschreiben Sie Ihre Beziehung zu Ihrem aktuellen oder letzten Vorgesetzten (Diese Frage gibt Aufschluss über die Persönlichkeit des Bewerbers und seine Fähigkeit, mit verschiedenen Menschen zusammenzuarbeiten).
• Was würde Sie dazu bringen, bei Ihrem letzten Job zu bleiben? (Dies verrät Ihnen, was sie unglücklich macht)
• Welche Eigenschaften halten Sie bei einer Verwaltungsfachkraft für besonders wichtig?
• Wie kommunizieren Sie am liebsten?

Beenden Sie das Gespräch, indem Sie Fragen zur Unternehmenskultur stellen:

• Beschreiben Sie mir die Arbeitsumgebung, die Sie suchen?
• In welcher Art von Büroumgebung fühlen Sie sich wohl?
• Wie war die Unternehmenskultur an Ihrem letzten Arbeitsplatz?

Der ideale Kandidat wird in einer Büroumgebung arbeiten wollen, die Ihrer eigenen ähnelt. Jemand, der am liebsten im Team arbeitet, wird sich in einer kleinen Kanzlei mit drei Anwälten, die die meiste Zeit des Tages unterwegs sind, überwiegend langweilen und mit seiner Arbeit nicht zufrieden sein. Jemand, der gerne in einem ruhigen Büro mit geschlossener Tür arbeitet, wird wiederum in einem Großraumbüro mit ständigen Unterbrechungen leiden.

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