Terminbestätigung des Vorstellungsgesprächs: So hinterlassen Sie direkt einen guten Eindruck

Qualifizierte Talente zu finden, um eine offene Stelle in Ihrem Unternehmen zu besetzen, ist wie ein zweiter Vollzeitjob. Sie müssen genau festlegen, was Sie brauchen, eine überzeugende Stellenbeschreibung verfassen, Dutzende – manchmal Hunderte – von Lebensläufen durchsehen, im Anschluss daran Bewerbungsgespräche mit Ihren Top-Kandidat:innen vereinbaren und auf Antworten auf die Einladung zum Vorstellungsgespräch warten. Aber selbst, wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie Ihre verfügbare Zeit bereits voll ausgeschöpft haben, sollten Sie nicht an der E-Mail zur Bestätigung des Bewerbungsgesprächs sparen.

Sie muss nicht formell sein, aber die E-Mail zur Terminbestätigung des Vorstellungsgesprächs ist oft Ihre erste direkte Kommunikation mit den Bewerbenden. Daher sollten Sie einen professionellen Eindruck vermitteln und sicherstellen, dass Sie so viele Informationen wie nötig bereitstellen.

Im Folgenden erklären wir, was Sie in die Nachricht aufnehmen sollten. Außerdem geben wir Ihnen ein Beispiel, das Ihnen den Einstieg erleichtert.

Behalten Sie den Kontext und den Umfang des Bewerbungsgesprächs im Auge

Die meisten Unternehmen führen eine Reihe von Bewerbungsgesprächen, die sich in Umfang und Format unterscheiden, je näher der Kandidat/die Kandidatin der endgültigen Entscheidung kommt. Das erste Bewerbungsgespräch kann z. B. ein Telefongespräch sein, um das Interesse der Bewerbenden zu prüfen und einen allgemeinen Eindruck von den vorhandenen Fähigkeiten und Erfahrungen zu bekommen. Das nächste Bewerbungsgespräch kann persönlich erfolgen und mehr verhaltensorientierte sowie hypothetische Fragen beinhalten, um einen Eindruck davon zu erhalten, wie sich das Talent in bestimmten Situationen verhalten würde.

Wenn Sie das Vorstellungsgespräch per E-Mail bestätigen, sollten Sie diese auf die jeweilige Phase und den Umfang des Bewerbungsgesprächs abstimmen. Wenn es sich nur um ein informelles Telefongespräch handelt, lassen Sie es die Teilnehmenden wissen. Handelt es sich um ein Bewerbungsgespräch vor Ort mit einem Gremium aktueller Mitarbeiter:innen oder um ein Mittagessen, sollten Sie dies ebenfalls mitteilen. Schließlich wollen Sie die Kandidat:innen nicht überrumpeln, sondern willkommen heißen.

Was sollte in einer E-Mail zur Terminbestätigung des Vorstellungsgesprächs stehen?

Hier sind einige Elemente, die Sie in Ihre E-Mail zur Bestätigung des Vorstellungsgesprächs aufnehmen sollten:

• Freundliche Begrüßung – Begrüßen Sie die Empfänger mit einer freundlichen Nachricht, in der Sie Ihr Interesse bekunden, mit ihnen über die spannende Gelegenheit in Ihrem Unternehmen zu sprechen. Aber halten Sie es kurz.
• Datum und Uhrzeit des Bewerbungsgesprächs – Dies ist ein Selbstläufer, aber denken Sie daran, das Kalenderdatum anzugeben (nichts Vages wie „nächsten Mittwoch“) und die Zeitzone, wenn Sie Talente im In- oder Ausland rekrutieren.
• Geschätzte Dauer des Bewerbungsgesprächs – Dies hilft dem/der Gesprächspartner:in, ein besseres Gefühl dafür zu bekommen, was erwartet wird. Ein Telefonscreening dauert vielleicht nur 30 Minuten, aber manche Bewerbungsgespräche können je nach Bewerbungsphase Stunden dauern.
• Namen und Titel der Gesprächspartner – Auch hier wollen Sie die Bewerbenden nicht überraschen oder noch nervöser machen. Wenn sie wissen, wie viele Gesprächspartner:innen anwesend sein werden und welche Rolle sie im Unternehmen spielen, wird dies eine gute Vorbereitung sein.
• Format und Thema des Bewerbungsgesprächs – Handelt es sich um ein persönliches Gespräch mit dem/der CEO oder um ein Bewerbungsgespräch beim Mittagessen mit potenziellen Mitarbeitern? Wird vom Bewerber eine kurze Präsentation erwartet? Was soll besprochen werden? Muss der Kandidat etwas mitbringen?

Wenn es das erste Bewerbungsgespräch im Büro ist, stellen Sie sicher, dass Sie in der Terminbestätigung des Vorstellungsgesprächs den genauen Ort mitteilen (z. B. ein Link zu Google Maps), wie Besucher:innen das Gebäude betreten und welche Parkmöglichkeiten bestehen. Wenn das Bewerbungsgespräch über einen Online-, Video- oder Sprachdienst stattfindet, geben Sie klare Anweisungen, wie dieser zu benutzen ist und ob gegebenenfalls eine Software herunterzuladen ist.

Muster für eine E-Mail zur Terminbestätigung des Vorstellungsgesprächs

Sie sollten nicht zu viel über die E-Mail nachdenken und es muss auch nicht zu formell sein, aber Sie möchten natürlich einen positiven (und professionellen) Eindruck hinterlassen, wenn Sie mit Bewerbenden kommunizieren. Es kann schließlich gut sein, dass der/die Bewerber:in in ein paar Wochen als Kollege oder Kollegin den Flur hinunter sitzt. In diesem Sinne finden Sie hier ein Muster für eine Nachricht zur Bestätigung eines Bewerbungsgesprächs:

Betreffzeile: Vorstellungsgespräch mit [Name des Gesprächspartners] bei [Name des Unternehmens] für die Position [Stellenbezeichnung]

Hallo [Name des Bewerbers],

hiermit möchte ich Ihr Bewerbungsgespräch für [Stellenbezeichnung] mit [Gesprächspartner] bestätigen. Während des Bewerbungsgesprächs werden wir detailliertere Informationen zur Stelle besprechen und Sie genauer zu Ihren Erfahrungen und Fähigkeiten befragen. Die Details für das Gespräch habe ich unten angefügt:

Wann: [Datum, Uhrzeit und Dauer]

Wo: [vollständige Adresse, Telefonnummer, die Sie anrufen werden, oder Online-Treffpunkt plus Einzelheiten hierzu, z. B. Wegbeschreibung]

Wer: [Name und Titel des Gesprächspartners]

Sie können auf dem Parkplatz neben unserem Gebäude parken und Ihr Parkticket bei uns entwerten lassen. Der Empfang weiß über Ihren Namen und Ihre Ankunft Bescheid und wird Sie direkt in unsere Etage schicken.

Zögern Sie nicht, mich unter [Telefonnummer und/oder E-Mail-Adresse] zu kontaktieren, wenn Sie Fragen haben oder einen Termin verschieben müssen.

Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen und diese Gelegenheit weiter zu besprechen.

Viele Grüße

[Ihr Name und Titel]

Senden Sie Ihre nächste Terminbestätigung des Vorstellungsgesprächs an das richtige Talent

Es ist wichtig, einen standardisierten Prozess für Bewerbungsgespräche zu haben, sowohl für die Effizienz als auch um Fairness für alle Bewerbenden zu gewährleisten. Vorstellungsgespräche bestätigen Sie per E-Mail. Aber woher wissen Sie, dass Sie auch die richtigen Kandidat:innen einladen? Wir bei Monster verstehen die Herausforderung und helfen Ihnen, indem Sie Ihren nächsten Job bei Monster kostenlos ausschreiben und die besten Talente Ihrer Branche finden.