Vorbereitung der Personaler aufs Vorstellungsgespräch: Schritt für Schritt zum erfolgreichen Jobinterview

von Christina Pichlmaier

Vorstellungsgespräche sind ein entscheidender Bestandteil im Rekrutierungsprozess. Sie ermöglichen Personalverantwortlichen, potenzielle Kandidat:innen genauer kennenzulernen und eine fundierte Entscheidung zu treffen. Für Bewerbende gehört es unbedingt dazu, sich umfassend auf ein solches Gespräch vorzubereiten. Entscheidet es doch nicht selten über den weiteren Karriereweg. Warum sollte es für Personalverantwortliche anders sein? Immerhin streben die meisten Unternehmen eine langfristige Mitarbeiterbindung an, um das Potenzial der Arbeitnehmenden voll ausschöpfen und ihren wirtschaftlichen Erfolg vorantreiben zu können.

Es liegt also auch im Interesse des Unternehmens, der Vorbereitung der Personaler aufs Vorstellungsgespräch besondere Aufmerksamkeit zukommen zu lassen. Monster geht in diesem Artikel darauf ein, welche Schritte Sie dabei beachten sollten und welche Erkenntnisse Sie daraus ziehen können.

Planung fürs Vorstellungsgespräch: Vorbereitung für Arbeitgeber

Es scheint für alle Beteiligten klar zu sein, wie ein Bewerbungsgespräch ablaufen soll. Das übergeordnete Ziel ist: Wir möchten aus den ausgewählten Kandidat:innen eine:n ermitteln, der oder die für die ausgeschriebene Stelle qualifiziert ist und gut in unser Team passt.

Dabei ist es allerdings auch enorm wichtig, sich im Voraus darüber im Klaren zu sein, wie man dorthin gelangt. Die beste Strategie ist es, sich gut darauf vorzubereiten. Der folgende Schritt-für-Schritt-Leitfaden kann Ihnen dabei helfen.

Schritt 1: Recherche über Stellenbeschreibung und Anforderungsprofil

Je nachdem wie groß Ihr Unternehmen ist, können gleichzeitig mehrere Stellen ausgeschrieben sein. Deshalb ist es im ersten Schritt immer ratsam, sich in Vorbereitung aufs Vorstellungsgespräch als Arbeitgeber erneut die konkrete Stellenausschreibung sowie die Arbeitsplatzbeschreibung ins Gedächtnis zu rufen. Wenn Sie genau wissen, wie das Anforderungsprofil aussieht, können Sie im nächsten Schritt die Bewerbung des ausgewählten Kandidaten oder der ausgewählten Kandidatin daraufhin abgleichen.

Schritt 2: Prüfung der Bewerbungsunterlagen

Sie müssen natürlich wissen, mit wem Sie in Kürze ein Gespräch absolvieren werden. Zudem kann zwischen Eingang der Bewerbung, Einladung zum Gespräch und Tag des Gesprächstermins einige Zeit liegen. Allein deshalb ist es unerlässlich, sich noch einmal mit den Bewerbungsunterlagen zu beschäftigen. Sie rufen sich auf diese Weise die persönlichen Informationen eines Bewerbers oder einer Bewerberin, die Qualifikationen und den Werdegang zurück ins Gedächtnis.

Schritt 3: Fragen und Ablauf vorbereiten

Nachdem Sie Ihr Gedächtnis über den Kandidaten oder die Kandidatin und die konkrete Stellenausschreibung aufgefrischt haben, können Sie sich Notizen zum konkreten Ablauf des Vorstellungsgesprächs machen. Als Hilfestellung können Sie klassische Gesprächsphasen im Vorstellungsgespräch heranziehen. Es kann auch eine grobe Zeitplanung einfließen. Das ist besonders dann sinnvoll, wenn mehrere Bewerbungsgespräche an einem Tag anstehen.

Außerdem sollten Sie vorab relevante Fragen formulieren: zum Werdegang des Bewerbers bzw. der Bewerberin oder auch zu interessanten Aspekten der Bewerbung und erwähnenswerten Fähigkeiten (kompetenz- und situationsbezogene Fragen).

Dieses Vorgehen erfüllt mehrere Zwecke: Zum einen können Sie diese Aspekte gezielt ansprechen, ohne währenddessen in den Unterlagen blättern zu müssen. Zum anderen signalisieren Sie dem Kandidaten oder der Kandidatin deutlich, dass auch Sie sich auf das Gespräch vorbereitet haben und ihm oder ihr die nötige Aufmerksamkeit entgegenbringen. Damit legen Sie einen wichtigen Grundstein für den Verlauf der Unterhaltung.

Schritt 4: Bewertungskriterien aufstellen

Indem Sie im Voraus darüber im Klaren sind, welchen Aspekten Sie besondere Bedeutung zumessen und wie sie diese gewichten, können Sie während des späteren Gesprächs Bewertungsnotizen festhalten. Dies kann sogar zweiteilig geschehen: Sie halten Ihren ersten Eindruck während des Gesprächs ungefiltert und im Moment fest. Im zweiten Schritt können Sie anhand des Bewertungsschemas im Nachhinein und mit etwas zeitlichem Abstand Ihren ersten Eindruck überprüfen und ggf. anpassen.

Es kann manchmal auch sinnvoll sein, bereits die Verabschiedung in die Bewertungskriterien aufzunehmen. Je nachdem, wie Bewerbende mit dem Gesprächsende umgehen, können Sie davon Erkenntnisse ableiten.

Schritt 5: Logistik und Zeitplanung

Die Vorstellungsgespräch-Vorbereitung als Arbeitgeber beinhaltet auch die Organisation von Ort, Zeit und Dauer des Gesprächs. Das heißt, Sie sollten (sofern notwendig) rechtzeitig einen Raum für die entsprechende Uhrzeit und Dauer reservieren. Darüber hinaus sollten Sie den Empfang des Kandidaten oder der Kandidatin sowie eventuell erforderliche Materialien und ggf. Getränke organisieren. Sofern Sie es nicht bereits vorab mit den Bewerbenden besprochen haben, können Sie an dieser Stelle Vorkehrungen in Bezug auf eine eventuelle Übernahme der Kosten fürs Vorstellungsgespräch treffen.

Wie sinnvoll ist eine Vorbereitung aufs Vorstellungsgespräch als Arbeitgeber?

Eine gute Vorbereitung ist oftmals der Schlüssel zum Erfolg. Wenn Sie Bewerbungsgespräche führen, ist jedoch ein gewisser Spielraum mehr als sinnvoll, damit sich eine ergiebige Unterhaltung entwickeln kann. Ein zu enger Rahmen oder ein zu striktes Festhalten am zuvor erstellten Gesprächskonzept kann am Ende dazu führen, dass Ihnen dennoch Informationen fehlen: Sie erhalten zwar die angefragten und für Sie vorrangig relevanten Informationen, bekommen aber womöglich keinen Einblick in die Persönlichkeit des Kandidaten oder der Kandidatin. Es könnte in dem Fall schwierig werden festzustellen, ob er oder sie auf persönlicher Ebene zum Unternehmen oder zu einer Abteilung passt.

Bedenken Sie außerdem, dass Sie die vorbereitenden Schritte an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens oder der Abteilung anpassen sollten. Das kann bedeuten, dass Sie die Schritte in unserem Leitfaden noch weiter unterteilen oder umgekehrt Schritte zusammenfassen. Sie sollten letztlich immer eine ausgewogene Herangehensweise anwenden. Als Faustregel gilt daher für das Vorstellungsgespräch: Die Vorbereitung seitens der Arbeitgeber sollte angemessenen Gesprächsspielraum berücksichtigen, um das übergeordnete Ziel zu erreichen.

Mit guter Vorbereitung in die Personalsuche starten – Monster steht an Ihrer Seite

Durch eine Vorbereitung aufs Vorstellungsgespräch sind Arbeitgeber in der Lage, die bisherige Bewerberauswahl weiter einzugrenzen oder eine:n ideale:n, neue:n Mitarbeiter:in zu ermitteln. Bevor es jedoch soweit ist, benötigen Sie passende Bewerbende. Diese können Sie deutschlandweit über eine Monster Stellenanzeige finden.