Arbeitslaptop und Diensthandy: Privat nutzen?

von Christina Pichlmaier

Es beschränkt sich nicht nur auf die Chefetage: Mittlerweile ist es in vielen Unternehmen gang und gäbe, Mitarbeitenden einen Arbeitslaptop und ein Diensthandy zur Verfügung zu stellen. Gerade die verstärkte Verlagerung des Arbeitsplatzes ins Homeoffice macht es vielfach erforderlich, dass Arbeitnehmende solche Firmenelektronik jederzeit griffbereit haben. Da ist es aus Arbeitnehmersicht nicht allzu weit hergeholt, sie auch privat zu nutzen oder nutzen zu wollen.

An dieser Stelle ist jedoch Vorsicht geboten. Die bloße Bereitstellung eines Notebooks oder eines Smartphones vom Arbeitgebenden berechtigt keineswegs dazu, diese direkt auch im Privatleben einzusetzen. Erhalten Mitarbeitende solche Firmenelektronik, bezieht sich ihr Einsatz ausschließlich auf berufliche Situationen. Um beispielsweise ein Diensthandy privat nutzen zu dürfen, müssen Arbeitgebende ausdrücklich ihr Einverständnis geben.

Im folgenden Artikel gehen wir darauf ein, was Arbeitgebende und Arbeitnehmende sowohl bei der Bereitstellung mobiler Firmenelektronik als auch bei deren Anwendung im Privatbereich beachten müssen. Außerdem zeigen wir Aspekte auf, die beide Seiten berücksichtigen sollten.

Bedingungen für Diensthandy und Arbeitslaptop

Wenn Sie Mitarbeitende mit Firmenhandys oder Notebooks ausstatten möchten, sollten Sie im Zuge dessen auch gleich Regeln dazu aufstellen. Selbst wenn nicht jede:r Beschäftigte Wert auf die private Nutzung von Firmenelektronik legt, so sollten Sie dennoch von vornherein Grenzen abstecken, um spätere Konflikte zu vermeiden.

• Explizite Erlaubnis zur privaten Nutzung:
  Sie sollten explizit kommunizieren, ob Mitarbeitende das Firmennotebook oder das Diensthandy privat nutzen dürfen. Stillschweigend davon auszugehen, dass alle Beteiligten wissen, wie sie dieses Thema handhaben müssen, kann schnell zu Problemen führen.
• Einschränkungen der privaten Nutzung bestimmen:
  Wenn Sie die private Nutzung solcher Firmenelektronik gestatten, sollte Sie im gleichen Zuge festlegen, ob dazu Einschränkungen bestehen, und wenn ja, welche.
• Unzulässige Nutzung:
  Sie sollten ebenso umreißen, was explizit nicht erwünscht beziehungsweise erlaubt ist. Das können beispielsweise die (dauerhafte) Speicherung von Privatfotos auf dem Laptop oder Glücksspiele mit Geldeinsatz auf dem Smartphone sein. Sie sollten außerdem unbedingt die Nutzung im Ausland ansprechen, um zum Beispiel hohe Roamingkosten zu vermeiden.
• Technische Beschränkungen:
  Unternehmen haben auch die Möglichkeit, die Installation gewisser Apps oder Software technisch auszuschließen. Auf diese Weise können Sie die Verwendung von vornherein zu einem gewissen Grad kontrollieren.
• Vereinbarungen schriftlich festhalten:
  Sowohl für Unternehmen als auch Arbeitnehmende lohnt sich eine schriftliche Vereinbarung mit allen Gesichtspunkten. Damit können sich alle Beteiligten auf dieses Dokument berufen und gegebenenfalls einzelne Punkte nachlesen.

Einschränkungen bei der privaten Nutzung von Firmenelektronik

Selbst, wenn Sie die Rahmenbedingungen für die persönliche Gerätenutzung schriftlich festhalten, bleiben gewisse Fallstricke oder Gefahren bestehen. So ist es für Unternehmen nicht immer möglich zu bestimmen, im welchem Umfang Arbeitnehmende den Arbeitslaptop oder das Diensthandy privat nutzen können oder dürfen. Wie viel ist angebracht? Was ist zu viel? Darüber hinaus existieren im World Wide Web inhärente Risiken, die sowohl bei der beruflichen als auch der privaten Verwendung der Technik bestehen bleiben. Regelmäßige Schulungen der Belegschaft können zumindest einen Teil der Risiken abfedern.

Übermäßige Nutzung

Daten-Flatrates gehören zwar auf weiten Strecken zur Norm, was Handyverträge und WLAN-Hotspots, aber auch LTE-Router und Datensticks angeht. Dennoch kann es aus Sicht des Unternehmens sinnvoll sein, Limits beim Datenvolumen zu setzen, zum Beispiel zur Kostenkontrolle. Solche Limits lassen sich durch Erfahrungswerte oder auch anhand des durchschnittlichen Bedarfs ermitteln.

Reizen Arbeitnehmende das Datenvolumen (regelmäßig) aus, wenn sie das Diensthandy privat nutzen, können sie es für berufliche Tätigkeiten womöglich nur noch eingeschränkt verwenden. Übermäßige Nutzung kann sich außerdem auch auf technischer Ebene zeigen, beispielsweise durch langfristig sinkende Akkuleistung. Arbeitnehmende können dann ihre Erreichbarkeit während der Arbeitszeiten womöglich nur noch eingeschränkt gewährleisten.

Sicherheitslücken

Je nachdem, in welchem Sektor ein Unternehmen angesiedelt ist, können privat installierte Apps auf dem Firmensmartphone oder dem Dienstnotebook Sicherheitsbedenken begründen. Dies gilt vor allen Dingen für Regierungsmitarbeiter:innen im In- und Ausland. Technische Beschränkungen können zwar nicht autorisierte Installationen unterbinden. Allerdings können auch externe Speichermedien und Datenübertragungen in offenen, ungesicherten WLAN-Verbindungen Schwachstellen darstellen.

Zudem besteht immer die Gefahr, dass nicht im Firmennetzwerk angemeldete Arbeitslaptops Schadsoftware ausgesetzt ist, beispielsweise Viren, Trojaner, Ransomware und Ähnlichem. Die Geräte unterliegen dann nicht der Cyber-Sicherheit im Unternehmen und sind dementsprechend wenig geschützt. Gerade Ransomware kann auf einem Firmenlaptop zu signifikanten wirtschaftlichen Schäden führen.

Firmenhandy oder Laptop ablehnen

Nicht jeder Arbeitnehmende freut sich darüber, Firmenelektronik wie ein Diensthandy privat nutzen zu können. Manche möchten zum einen Arbeit und Privatleben nicht vermischen, und zum anderen nicht mit zwei Endgeräten in der Tasche herumlaufen müssen. Vielleicht befürchten einige sogar, durch die Geräte auch zuhause und nach Feierabend arbeiten zu müssen. Berechtigte Einwände, doch halten sie den Erfordernissen des Jobs nicht unbedingt stand. Konkret: Arbeitgebende dürfen von Arbeitnehmenden verlangen, zur Erfüllung der täglichen Arbeit ein Smartphone oder Notebook zu verwenden.

Sind Mitarbeitende nicht fest an einem Ort tätig (zum Beispiel Außendienstmitarbeiter:innen), dann müssen sie für Vorgesetzte, Kolleg:innen und Kund:innen erreichbar sein oder beispielsweise für Bestellungen den Laptop nutzen. Der Arbeitgebende kann ihn deshalb verpflichten, die Geräte beruflich zu nutzen. Allerdings bezieht sich diese Verpflichtung nur auf die Arbeitszeit: Nach Feierabend, am Wochenende, im Urlaub und an Feiertagen dürfen Arbeitnehmende die Geräte ausschalten. Erreichbarkeit außerhalb der normalen Arbeitszeit gilt nur für diejenigen, die zum Beispiel im Bereitschaftsdienst tätig sind oder mit denen es im Arbeitsvertrag vereinbart wurde.

Steuerliches über Diensthandy und Co.

Arbeitslaptop, Diensthandy, Tablets und ähnliche Kommunikationsgeräte gelten als eine Art geldwerter Vorteil, wenn sie privat genutzt werden dürfen. Für den Arbeitnehmenden bietet dies den Vorteil, sich keine eigenen mobilen Endgeräte anschaffen zu müssen, was ihm oder ihr leicht über tausend Euro einsparen kann. Auch monatlich laufende Kosten reduzieren sich drastisch, da sie keinen privaten Handyvertrag abschließen müssen.

Wenn sich die Anschaffungskosten von Dienstnotebook und Handy auf unter 800 Euro (pro Gerät) belaufen, gelten sie außerdem als geringfügige Wirtschaftsgüter. Sie können in der Regel steuerlich komplett abgeschrieben werden oder sind von vornherein steuerfrei. Zudem zählen die Geräte nicht zu sozialversicherungspflichtigen Entgeltbezügen.

Beschädigungen oder Verlust von Firmenelektronik

Ist Arbeitnehmenden erlaubt, den Firmenlaptop oder das Diensthandy privat zu nutzen, kann es passieren, dass ein solches Gerät versehentlich beschädigt wird oder verloren geht. Wer haftet in diesem Fall? Wie auch bei anderen Schäden am Arbeitsplatz hängt es vor allen Dingen davon ab, ob der Arbeitnehmende fahrlässig gehandelt hat oder nicht. Eine feste Vorgabe, welche Situationen als leicht und welche als grob fahrlässig eingestuft werden, gibt es nicht. Letztlich müssen Unternehmen hier von Fall zu Fall entscheiden.

Es hängt dabei einerseits von der Art der Handhabung des Geräts durch den Arbeitnehmenden ab. Zum anderen werden die Umstände betrachtet, in denen ein Dienstsmartphone verloren gegangen ist oder der Arbeitslaptop beschädigt wurde: War es schlichtweg ein Missgeschick auf dem Arbeitsweg oder am Wochenende zuhause, dann wird dies entsprechend seitens des Unternehmens verbucht. Stellt sich jedoch beispielsweise heraus, dass der Arbeitnehmende sein Diensthandy nachlässig liegen gelassen hat und es nicht wieder aufgetaucht ist, kann dies dazu führen, dass er oder sie die Haftung übernehmen muss.

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