Der Dienstwagen: Gehen Sie mit der richtigen Car Policy auf Nummer sicher
von Susanne Schweitzer
Für viele Berufsgruppen ist die Nutzung eines Dienstwagens eine Selbstverständlichkeit. Besonders in der IT, dem Vertrieb, bei Führungskräften und Techniker:innen sind Dienstwagen stark verbreitet. Auch als Statussymbol nehmen Firmenfahrzeuge einen hohen Stellenwert ein. So gilt für viele: Je besser das Fahrzeugmodell, desto höher die berufliche Position im Unternehmen.
Aber was passiert im Schadensfall? Wie gestaltet sich die Rückgabe eines Dienstwagens? Gibt es feste Regelungen in Bezug auf den Umfang der Nutzung von Firmenfahrzeugen? Wie es um die Regelungen zur Dienstwagennutzung und sonstige Richtlinien zum Thema Firmenfahrzeuge steht und was Sie aus Unternehmenssicht beachten sollten, zeigt Ihnen Monster nachfolgend.
Was wird überhaupt als Firmenwagen definiert?
Im Allgemeinen gibt es keine gesetzliche Definition für den Begriff Dienstwagen. Generell fallen unter Firmenwagen allerdings Fahrzeuge, die Arbeitnehmer:innen für dienstliche Fahrten vom Unternehmen zur Verfügung gestellt werden. Hierbei muss das Fahrzeug nicht zwingend im Besitz des Unternehmens sein. Viele Firmen greifen auch zu Leasingvereinbarungen. Der Vorteil von Leasingvereinbarungen ist, dass Sie sich als Arbeitgeber:in Zeit- und Verwaltungsaufwand ersparen.
Welche Mitarbeiter:innen sollten Dienstwagen zur Verfügung gestellt bekommen?
Früher galten Firmenwagen vorrangig als ein Privileg von Führungskräften. Dies ist keineswegs mehr der Fall. Heutzutage werden Firmenfahrzeuge Mitarbeiter:innen angeboten, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeiten mobil sein und Strecken von vielen Kilometern zurücklegen müssen. Hierunter fallen insbesondere IT-Mitarbeiter:innen, Führungspersonal, Techniker:innen und Vertriebsangestellte.
Generell hängt die Anzahl der Mitarbeiter:innen mit Dienstfahrzeugen von der Größe des Unternehmens ab – größere Firmen tendieren dazu, mehr (und hochwertigere) Firmenfahrzeuge für ihre Angestellten bereitzustellen.
Welche rechtlichen Grundlagen gelten in Bezug auf Dienstfahrzeuge?
Ein rechtlicher Anspruch auf ein Dienstfahrzeug existiert nicht. Allgemein gilt: Für welche Mitarbeiter:innen in Ihrer Firma sich ein Dienstwagen lohnt, sollten Sie individuell festlegen. Allerdings greift hier, wie in Bezug auf alle anderen Firmenprivilegien, der arbeitsrechtliche Gleichbehandlungsgrundsatz. Entscheiden Sie sich also dazu, allen Mitarbeiter:innen einer bestimmten Ebene oder Abteilungen einen Dienstwagen zuzuteilen, sollte dies allgemeingültig sein. Einzelne Arbeitnehmer:innen dürfen hiervon dementsprechend ohne gute Begründung nicht ausgenommen werden.
Achtung: Die Überlassung eines Fahrzeugs an Personen ohne Fahrerlaubnis ist strafbar. Stellen Sie also unbedingt sicher, dass Arbeitnehmer:innen, denen Sie einen Firmenwagen zuteilen möchten, eine gültige Fahrerlaubnis besitzen.
Es empfiehlt sich, dass Sie vor der Überlassung eines Dienstwagens alle rechtlichen Regelungen in vertraglichen Dienstwagenrichtlinien bzw. einer sogenannten Car Policy festlegen.
Bei der Gestaltung dieser vertraglichen Richtlinien sollten Sie folgende Aspekte in Betracht ziehen:
- Welche Mitarbeiter:innen bekommen welchen Dienstwagen?
- Erfolgt die Dienstwagenüberlassung zu rein dienstlichen Zwecken oder sind auch private Zwecke gestattet?
- Soll der Nutzungsumfang durch eine maximale Kilometerzahl begrenzt werden?
- Ist die Nutzung durch Dritte (z.B. Familienangehörige) erlaubt?
Falls Sie die private Dienstwagennutzung gestatten, gilt diese als geldwerter Vorteil, auf den Lohnsteuer anfällt. Diese ist von Arbeitnehmer:innen zu tragen. In diesem Fall wird meist monatlich ein Prozent des Listenpreises angesetzt, der das zu versteuernde Arbeitsentgelt erhöht. Legen Sie in diesem Zusammenhang auch eine maximale Kilometerzahl oder eine Begrenzung der privaten Nutzung im Ausland fest.
Zusätzlich sollten Sie einen Maximalbetrag der Anschaffungskosten sowie ein Wahlrecht des Arbeitgebers in Bezug auf Fahrzeugtyp und -marke bestimmen. So können Streitigkeiten, Neid und Diskussionen unter Mitarbeiter:innen vermieden werden – unangemessene Forderungen nach teuren Firmenwagen oder Ausstattungsmerkmalen werden im Keim erstickt. Falls es in Ihrer Firma dennoch zu Streitigkeiten kommen sollte, können Sie unsere Tipps für das Konfliktmanagement sowie unsere Checkliste für Konfliktmanagement zurate ziehen.
Da die Überlassung von Dienstfahrzeugen zur Privatnutzung einen Vergütungsbestandteil darstellt, hat der Betriebsrat unter Umständen Mitbestimmungsrechte. Ist dies in Ihrem Unternehmen der Fall, müssen Sie alle vertraglich festgelegten Regelungen mit dem Betriebsrat abstimmen und gegebenenfalls zusätzlich in einer Betriebsvereinbarung niederschreiben.
Grundsätzlich tragen Arbeitgeber:innen alle Kosten für Dienstfahrzeuge, beispielsweise für Wartungsarbeiten wie die Prüfung des Ölstands. Falls Sie hiervon abweichen möchten, müssen Sie dies ausdrücklich in der Car Policy regeln. Obgleich es üblich ist, dass Arbeitnehmer:innen sich um die laufenden Wartungen, notwendige Reparaturen sowie Inspektionen ohne die administrative Beteiligung des Arbeitgebers kümmern, sollten Sie all diese Pflichten dennoch vertraglich regeln.
Was passiert, wenn ein:e Mitarbeiter:in mit Dienstwagen die Firma verlässt oder Sie die Fahrzeugnutzung widerrufen möchten?
Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses sind Arbeitnehmer:innen dazu verpflichtet, ihren Firmenwagen an das Unternehmen bzw. die Leasingfirma zurückzugeben. Falls Sie sich während des laufenden Arbeitsverhältnisses das Recht dazu vorbehalten möchten, die Herausgabe des Dienstfahrzeuges zu fordern, müssen Sie dies ausdrücklich in Ihrer Car Policy festlegen.
Achten Sie unbedingt darauf, den Widerrufsvorbehalt sorgfältig zu formulieren. Im schlimmsten Fall könnten die Widerrufsklauseln sonst rechtswidrig oder unwirksam sein und Sie könnten sich schadenersatzpflichtig machen. Zählen Sie also am besten die wichtigsten Gründe, die einen Dienstwagenwiderruf rechtfertigen, im Detail im Arbeitsvertrag auf.
Wie sieht es mit Unfällen und Schäden am Firmenwagen aus?
Handelt es sich um Schäden oder Unfälle, die auf dienstlich veranlassten Fahrten verursacht werden, haften grundsätzlich Sie als Arbeitgeber:in – es sei denn, es handelt sich um einen Vorsatz oder eine grobe Fahrlässigkeit seitens des Arbeitnehmers. Diese privilegierte Arbeitnehmerhaftung erlischt, wenn es sich um Privatfahrten handelt. Allerdings müssen Sie laut dem Gesetz zur Beweislast bei Haftung des Arbeitnehmers auch in diesen Fällen eine Verschuldung des Arbeitnehmers nachweisen.
Welche Vorteile haben Dienstwagen allgemein für Ihr Unternehmen?
Zuerst ein offensichtlicher Vorteil: Mit einem Firmenwagen sind Arbeitnehmer:innen stets mobil und können Firmenfahrten effizient und motiviert durchführen. Zusätzlich sind Firmenfahrzeuge aus finanzieller Sicht für Ihr Unternehmen profitabel, denn diese reduzieren das Bruttogehalt und damit auch die Lohnnebenkosten um den geldwerten Vorteil.
Auch aus steuerlicher Sicht kommen Dienstfahrzeuge Ihnen zugute. Beim Neuwagenkauf erhalten Sie die Umsatzsteuer zurück und die Anschaffung und der Unterhalt von Firmenwagen können im Rahmen der Betriebsauflagen als steuerlich geltend festgesetzt werden.
Und das ist noch nicht alles! Firmenwagen ermöglichen es Ihnen, Ihr Employer Branding aufzubessern bzw. sich als Arbeitgeber:in attraktiver für Kandidat:innen auf dem Jobmarkt zu machen. Durch die Bereitstellung solcher Benefits drücken Sie grundsätzlich Wertschätzung für Ihre Mitarbeiter:innen aus und motivieren diese. Geht eine Beförderung beispielsweise mit dem Erhalt eines Firmenwagens einher, werden Ihre Angestellten umso härter arbeiten, um diese zu erzielen.
Generelle Tipps für die Aufbesserung Ihres Employer Brandings sowie für motivierte Mitarbeiter:innen stellen wir Ihnen in unserem Ratgeber zur Mitarbeitermotivation sowie in unserem Artikel zum Thema Employer Branding bereit.
Finden Sie mit Monster Arbeitskräfte, die genauso verlässlich sind wie Ihre Car Policy!
Nun wissen Sie dank Monster, was Sie bei der Gestaltung Ihrer Car Policy bzw. rund um die Nutzung von Dienstwagen beachten sollten. Indem Sie eine kostenlose Stellenanzeige bei Monster schalten, können Sie im Nu mit Ihrer Suche nach verlässlichem Fachpersonal starten. Wir helfen Ihnen dabei, Arbeitskräfte zu finden, in die es sich lohnt zu investieren.