Absage schreiben: Den richtigen Ton treffen

von Christina Pichlmaier

Was für Kund:innen richtig ist, gilt im Prinzip auch dann, wenn Sie nach einem Vorstellungsgespräch eine Absage schreiben müssen: Ein professioneller Umgang mit Kandidat:innen, die den Zuschlag für die angebotene Arbeitsstelle nicht erhalten haben, ist genauso wichtig wie guter Kundenservice. Beides spricht sich in den jeweiligen Kreisen herum und kann immensen Einfluss auf das Image Ihres Unternehmens haben. Erfahren Sie deshalb aus unserem folgenden Artikel, wie Sie angemessen mit Absageschreiben umgehen, was Sie beachten und was Sie vermeiden sollten.

Warum überhaupt eine Absage schreiben? – Das Image

Wenn Sie sich im Verlauf des Recruiting-Prozesses mit Sorgfalt eine:n geeignete:n Kandidat:in aussuchen, ist es nur konsequent, den anderen Bewerbenden der engeren Wahl mit derselben Sorgfalt abzusagen. Wieso das? Es ist natürlich eine nette Geste, aber aus Sicht des Arbeitgebenden jedoch vielmehr mit einem weiteren sehr wichtigen Aspekt verbunden: dem Employer Branding, also dem Ruf oder dem Image des Unternehmens als Arbeitsplatz.

Warum es wichtig ist, selbst bei den nicht in Frage kommenden Kandidat:innen einen positiven Eindruck zu hinterlassen? Die Antwort ist so einfach wie einleuchtend: Der aktuelle Recruiting-Prozess wird nicht der letzte sein. Eilt einem Unternehmen der Ruf voraus, einen in jeder Hinsicht anständigen Umgang mit potenziellen neuen Mitarbeiter:innen zu pflegen, wirkt sich dies auf den zukünftigen Bewerberpool aus. Diese Handhabung zieht Kandidat:innen an, für die dies ebenso wichtig ist und die diese Praxis fortsetzen.

Was Sie unbedingt beachten sollten – Das AGG

2006 ist das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) erlassen worden. Als eine Art Überarbeitung und Erweiterung des Beschäftigtenschutzgesetzes regelt es den Umgang mit Arbeitnehmer:innen. Dabei geht es darum, „Benachteiligungen aus Gründen der Rasse oder wegen der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität zu verhindern oder zu beseitigen“ (§1 AGG).

Es findet aber nicht nur im Alltagsgeschäft, sondern auch im Einstellungsprozess Anwendung. Woran die wenigsten denken: Der Einstellungsprozess ist mit der Auswahl eines Kandidaten oder einer Kandidatin noch nicht ganz abgeschlossen. Diejenigen, die die Stelle nicht bekommen haben, müssen informiert werden. Sie als Recruiter:in müssen also eine Absage schreiben. Und zwar eine, die die Vorgaben des AGG berücksichtigen, da das Unternehmen andernfalls in Bezug auf Diskriminierung rechtlich angreifbar ist.

Wie Sie eine Absage schreiben – 6 Tipps

Es ist also für Ihr Unternehmens essenziell, Absageschreiben sorgfältig zu verfassen. Doch was sind relevante Aspekte, die Sie dabei beachten sollten? Ihre Grundlage sollte einerseits immer die Beachtung des AGG sein und andererseits die Berücksichtigung des das Employer Brandings. Darüber hinaus helfen Ihnen die folgenden Aspekte, trotz Absage kein ungutes Gefühl zu hinterlassen – weder bei sich selbst noch bei den Empfänger:innen der Absage.

1. Zeitnah antworten

Obwohl eine Absage zu schreiben keine angenehme Aufgabe ist, gilt es, diese möglichst zeitnah nach der Entscheidung für eine:n Bewerber:in zu verfassen. Gerade bei Online-Bewerbungen sind Kandidat:innen an schnelle Prozesse gewöhnt. Das sollten Sie vor allem deshalb beherzigen, weil eine lange Wartezeit auf eine Jobzusage oder -absage nach wie vor zu den größten Kritikpunkten seitens der Bewerbenden gehört. Diese werden es Ihnen in jeder Hinsicht danken und Ihr Employer Branding bleibt intakt.

2. Persönliche Ansprache

Eine Standardantwort ist leicht zu entdecken. Vermeiden Sie daher eine generische Ansprache und allgemeine Floskeln, da diese dem Bewerbenden vermittelt, er oder sie sei nur eine:r von vielen und nicht mehr wert als eine E-Mail-Vorlage. Stattdessen sollten Sie individuell Bezug nehmen auf konkrete Situationen, beispielsweise Qualifikationen, besondere Aspekte des Lebenslaufs oder Momente während des Vorstellungsgesprächs.

3. Absagegrund

Der Grund, aus dem Sie dem Kandidaten oder der Kandidatin absagen, muss natürlich der Kernpunkt der Benachrichtigung sein. Letztlich gibt es hier nur eine Maßgabe, die Sie berücksichtigen sollten: Bleiben Sie fachlich. Mit anderen Begründungen, dass es für diese:n Bewerber:in nicht geklappt hat, laufen Sie sehr schnell Gefahr, gegen das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz zu verstoßen.

Auch wenn Sie es gut meinen, so sind Formulierungen wie „Die Absage stellt keine Abwertung Ihrer fachlichen Qualifikation dar“ im Hinblick auf das AGG problematisch. Schwierig wird es besonders dann, wenn es zwischen allen Bewerber:innen in Bezug auf ihre Qualifikationen keinen Favoriten gab und der Unterschied eher in ihren Soft Skills begründet lag. Nennen Sie dennoch ausschließlich fachliche Aspekte im Profil der Kandidat:innen, die zum aktuellen Zeitpunkt nicht den Anforderungen der ausgeschriebenen Stelle entsprechen.

4. Positiv formulieren

Schlechte Nachrichten sind einfacher zu verdauen, wenn sie schön verpackt sind. Absageschreiben sind dabei keine Ausnahme. In Verbindung mit einer persönlichen Ansprache und konkreten Aspekten, die Ihnen als Recruiter:in im Gespräch oder den Bewerbungsunterlagen gefallen haben, können Sie die Enttäuschung über die Absage etwas abmildern. Zudem besteht so die gute Chance, dass sich ein:e Bewerber:in weiterhin positiv über Ihr Unternehmen äußert, was wiederum ein vorteilhaftes Licht auf Ihr Firmenimage wirft.

5. Kontakt halten

Hat es für eine:n Bewerber:in diesmal nicht geklappt, Sie sich aber vorstellen könnten, dass er oder sie zu einem späteren Zeitpunkt eine gute Besetzung wäre, dann sollten Sie dies ansprechen. Dies kann Ihnen nicht nur in der Zukunft helfen, sondern unterstützt auch, beim Bewerbenden trotz Absage einen guten Eindruck zu hinterlassen. Lassen Sie sich diese Anfrage aber unbedingt bestätigen, um die Speicherung der Bewerbungsdaten über die gesetzliche Frist hinaus durchführen zu dürfen.

6. Telefonkontakt

Manchmal kann es sinnvoll sein, die Absage telefonisch zu überbringen oder auch zusätzlich persönlich mit dem Talent über die Absage zu sprechen. Auch hier gilt es, das AGG im Hinterkopf zu behalten. Ein Telefonat kann insbesondere für Kandidat:innen sinnvoll sein, die Sie weiterhin in Ihrem Bewerberpool behalten wollen. Falls nötig können Sie dabei näher auf die Gründe für die Absage eingehen und Tipps für eine zukünftige Bewerbung geben. Außerdem geben Sie dem Kandidaten oder der Kandidatin die Chance, Fragen zu stellen. Denken Sie aber auf jeden Fall daran, sich bestätigen zu lassen, ob Sie ihn oder sie für eine zukünftige Ausschreibung kontaktieren und dafür die Bewerbungsunterlagen behalten dürfen, sofern dies nicht bereits schriftlich geschehen ist.

Was Sie unbedingt vermeiden sollten – Ghosting

Wir haben aufgezeigt, dass ein persönliches Absageschreiben in positivem Ton die beste Strategie ist: Sie halten ein positives Unternehmensimage aufrecht, zeigen Wertschätzung gegenüber qualifizierten Kandidat:innen und begünstigen so eine mögliche erneute Bewerbung. Dass dieser Prozess eine gewisse Zeit und Energie in Anspruch nimmt, liegt auf der Hand. Das sollte jedoch keineswegs Grund dafür sein, nach der Einstellung des passenden Talents alle anderen zu ignorieren. Das sogenannte „Ghosting,“ also sich wie ein Gespenst in Luft aufzulösen, richtet mehr Schaden an als Sie denken.

Immerhin haben alle Kandidat:en ihrerseits Zeit und Energie aufgewendet, um Bewerbungsunterlagen zusammenzustellen, sich über Ihr Unternehmen zu informieren und sich auf das Vorstellungsgespräch vorzubereiten. Dieses mit Ghosting zu quittieren, mag nach einem Einstellungsprozess verlockend sein, zeugt aber von mangelnder Wertschätzung und schlechtem Stil in Geschäftsfragen.

Letztlich laufen auch hier erneut alle Fäden beim Employer Branding zusammen. In Zeiten von Online-Portalen zu Arbeitgeberbewertungen kann sich kein Unternehmen leisten – egal, wie groß oder klein –, auf diese Art und Weise bei potenziellen, zukünftigen Arbeitnehmer:innen aufzufallen. Im schlimmsten Falle werden sogar Kund:innen bei solchen Negativschlagzeilen hellhörig.

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