Effektives Bewerbermanagement für Startups

Weshalb gerade für Startups ein gutes Bewerbermanagement unerlässlich ist, welche Vorteile es bietet und wie man dadurch ein effektives Recruiting erzielen kann.

Ein Artikel von Dr. Marek Gross, Consultant Solutions DACH bei Monster

Prozessgestützte Mitarbeitergewinnung für Startups durch Bewerbermanagement

Startups stehen immer mal  wieder vor dem gleichen Problem: „Wir brauchen neue Mitarbeiter!“ In der Anfangszeit rekrutierte man noch aus dem Bekannten- oder Freundeskreis heraus. Mit zunehmendem Wachstum und Professionalisierung versiegte diese Quelle aber schnell.
Doch wie findet ein Startup gute Mitarbeiter? Das Problem: Bis auf wenige Insider kennt der Großteil der Bewerber die jungen und aufstrebenden Unternehmen nicht. Umso wichtiger ist gerade für Startups ein prozessgestütztes, effektives und nachhaltiges Arbeiten im HR-Bereich. Eventuelle Schwächen wiegen hier besonders schwer.

Bewerbermanagement:  Prozesssicherheit im Recruiting-Alltag

Erfahrungsgemäß sind bei Startups und Existenzgründern mehrere Stellen zu besetzen. Die Abläufe im Recruiting sind nahezu immer die gleichen: Ist die Stellenausschreibung online, gehen bereits die ersten Bewerbungen ein – postalisch oder per Mail. Viele Bewerber informieren sich überdies meist vorab telefonisch, welchen Ansprechpartner sie anschreiben sollen oder erkundigen sich im fortgeschrittenen Recruiting Prozess nach dem Stand der eigenen Bewerbung. Um dieser Flut an Daten und eingehenden Anrufen Herr zu werden, ist ein effizienter Prozess unerlässlich. Hierbei bietet eine Bewerbermanagementsoftware die optimale Unterstützung.

Denn: Gelingt es dem  Recruiter nicht, die Prozesse im Bewerbermanagement zu kontrollieren und zu optimieren, läuft das Startup Gefahr, grobe Fehlentscheidungen im Auswahlverfahren  zu  treffen, was dazu führt, das im Endeffekt das falsche Personal an der falschen Stelle mit dem falschen Gehalt sitzt. Diese Fehler lassen sich im Nachhinein nur schwer korrigieren.

Ein anderes Problem, mit dem Startups häufig zu kämpfen haben, ist eine gute Candidate Experience zu gewährleisten. Hierunter fallen alle Erfahrungen, die ein Kandidat im Recruiting Prozess mit einem Unternehmen sammelt. Negativ fallen zum Beispiel ins Gewicht: lange Wartezeiten. Hier ist die Gefahr groß, dass Kandidaten abspringen und sich für eine andere Stelle entscheiden. Denn heute haben Bewerber die Wahl. Der Arbeitsmarkt hat sich in vielen Bereichen gedreht.

Doch oftmals erhalten Bewerber nicht einmal eine Auskunft darüber, ob ihre Bewerbung eingegangen ist und bearbeitet wird. Das macht deutlich, warum bereits in den ersten  Prozessschritten ein Bewerbermanagement für Startups wichtig ist. Es unterstützt den Recruiter zum Beispiel  durch eine Reminderfunktion und anpassbare Kommunikationsvorlagen – etwa für die Einladung zum Gespräch oder Absagen dabei, Timelines einzuhalten und den Kontakt mit dem Kandidaten zu steuern. Vorformulierte Textbausteine helfen in Zeiten des AGG, schnell die richtigen Worte zu finden.

Bewerbermanagement mit kostenlosen Tools? Bitte nicht, planen Sie langfristig!

So gelingt automatisch, was beispielsweise bei der Arbeit mit Excel Listen eher der einer Quadratur des Kreises nahe käme: Den besten Kandidaten schnell zu finden und alle anderen Bewerbungseingänge nicht unbeantwortet zu lassen. Ohne Software- Unterstützung stellt das selbst gestandene Unternehmen vor größere Probleme.

Doch die passende HR Software ausfindig zu machen, ist nicht leicht. In erster Linie kommt es auf ein stabiles und effizientes  System an, das exakt auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten und an die bestehende Unternehmenssoftware per Schnittstelle angedockt werden kann: Dann werden aus Bewerbungseingängen schnell echte Mitarbeiter. Kostenlose Alternativen wie Excel oder Outlook haben inzwischen aus den genannten Gründen ausgedient: Zu ineffizient.

Bewerbermanagement: Vom Chaos zur Struktur

Hier nochmals zum Überblick: Bewerbungsprozesse lassen sich mit diesen Tools nicht lückenlos dokumentieren und durch den Wechsel zwischen verschiedenen Programmen, die nicht optimal miteinander interagieren, kann es zu Medienbrüchen kommen, wodurch manche Aufgabe liegen bleiben kann – schlicht, weil sie innerhalb des Dokumentationswusts in Vergessenheit geraten ist. Ein Bewerbermanagement bündelt dagegen alle benötigten Funktionen in einem Tool und gewährleistet einen besseren Überblick über alle notwendigen Arbeitsschritte, die ohne Zeitverlust von allen Ansprechpartnern bearbeitet werden können, die in den Recruiting Prozess involviert sind.

Der Einsatz von Tabellen, Erinnerungsmails und zusätzliche Einträge in Kalenderprogramme sorgen hier meist nur für Verwirrung und verschwendete Zeit. Hinzu kommt der Faktor Mensch, der gerne mal eine Erinnerung wegklickt oder nicht einträgt. Solche Fehler lassen sich vermeiden. Per E-Recruiting Software lässt sich der Austausch mit den beteiligten Kollegen aus den Fachabteilungen effizient strukturieren. Denn: Jeder Mitarbeiter kann abteilungsübergreifend auf den gleichen Datensatz zugreifen und ihn bearbeiten.

Bewerbermanagement für Startups – konkrete Handlungsfelder

Vor allem für Startups ist die Prozesssicherheit von Anfang an in allen Abteilungen ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Die Vorteile liegen auf der Hand: .

• Sie sparen Zeit
• betreiben Prozesskostenoptimierung
• reduzieren indirekte Kosten
• sie verbessern Ihren Return of Investment (ROI).

Bewerbermanagement – Ihr Nutzen

Das Recruiting und die HR-Abteilung eines Startups sind ein immens wichtiger Kommunikationskanal im Unternehmensgebilde. Für Recruiter bedeutet dies, dass ein gutes und strukturiertes Bewerbermanagement ein effektives Mittel zur Positionierung und Bekanntmachung ihrer Arbeitgebermarke ist. Eine gelungene Abwicklung von Bewerbern und Kandidaten spricht sich herum und steigert ihren Bekanntheitsgrad.

Gerade deshalb lohnt sich die Investition in ein funktionierendes System, das langfristig sicherstellt, dass der interne Prozess so schlank und sicher wie möglich bleibt Die Kosten für die HR Software amortisieren schnell. Allein die Lohnkosten für zusätzliche Mitarbeiter, die sich um das Bewerbermanagement kümmern, stehen in keinem Verhältnis zu der monatlichen Gebühr einer Recruiting Software. Durch ein funktionierendes Bewerbermanagement-Tool, bleibt Ihre HR-Abteilung jederzeit Herr der Lage.