Recruiting optimieren durch strategische Personalbeschaffung

Paar lässt sich beraten bezüglich Karriereoptionen.

von Christina Pichlmaier

Damit Unternehmen langfristig wettbewerbsfähig sein können, brauchen sie qualifiziertes Personal. Dieses trägt maßgeblich zu ihrem Erfolg bei. Umso wichtiger ist folglich die Personalbeschaffung. Darunter versteht man sämtliche Maßnahmen, um Personalbedarf zu identifizieren und zu decken. Diese acht Einzelschritte helfen dabei, den Prozess erfolgreich zu gestalten:

Die systematische Analyse der Personalsituation
Die Identifizierung zu besetzender Arbeitsplätze
Die Feststellung gestiegenen Bedarfs
Die Anwerbung
Der Bewerbungsprozess
Das Auswahlverfahren
Die Einstellung neuer Mitarbeiter:innen
Die Einarbeitung und Integration im Unternehmen

Dieser Personalbeschaffungsprozess bezieht sich einerseits auf das klassische Recruiting von Personen außerhalb der Organisation. Andererseits fällt auch die interne Besetzung von Stellen darunter. Wie genau externe und interne Personalbeschaffung ablaufen und welche Vorteile sie bieten, erklärt Ihnen Monster im folgenden Artikel. Sie erfahren außerdem, welche Herausforderungen sich für das moderne Recruiting ergeben und welche Maßnahmen in beiden Fällen zielführend sind.

Was ist externe Personalbeschaffung?

Sie können externes Recruiting auch als die klassische Methode der Mitarbeitersuche bezeichnen. Dabei halten Sie außerhalb Ihres Unternehmens – also auf dem Bewerbermarkt – Ausschau nach möglichen Kandidat:innen für vakante Stellen.

Die Anwerbung passender externer Bewerber:innen geschieht beispielsweise durch Online-Stellenanzeigen, über Personalvermittlungsagenturen, Headhunter oder Networking-Veranstaltungen. Externes Recruiting kann auch bedeuten, Kandidat:innen anzusprechen, die Sie zu einem früheren Zeitpunkt in Ihren Bewerberpool aufgenommen haben.

Vorteile externer Personalbeschaffung

Außerhalb der eigenen Organisation nach qualifiziertem Personal zu suchen, hat diverse positive Effekte für Unternehmen. Im Folgenden erfahren Sie, welche Vorteile externe Personalbeschaffung mit sich bringt:

1. Frische Perspektiven und Innovation

Externe Neueinstellungen bringen oft frische Ideen und Perspektiven ins Unternehmen, was zu Innovation und kontinuierlicher Verbesserung beitragen kann. Außerdem fördern sie die Vielfalt in Teams, in Abteilungen und im ganzen Unternehmen.

2. Vielfalt und breites Know-how

Externe Kandidat:innen bringen wertvolle Erfahrungen und Fachkenntnisse aus verschiedenen Organisationen und Branchen mit. Dies erweitert die Bandbreite des Know-hows im Unternehmen.

3. Vergrößerung des Talentpools

Durch externe Rekrutierung vergrößert sich der Talentpool, da Sie im Unternehmen Zugang zu einem breiteren Spektrum von Qualifikationen und Fähigkeiten haben.

4. Schnellere Anpassung an Veränderungen

Externe Neueinstellungen können das Unternehmen schnell an neue Markttrends, Technologien oder Geschäftsanforderungen anpassen. Externe Fachkräfte bringen Wissen aus anderen Branchen mit, die auch bei Ihnen nützlich sein können. Außerdem sind gerade jüngere Fachleute mit aktuellen Methoden und Technologien vertraut, die Sie aufnehmen können, um eingefahrene Prozesse zu optimieren.

5. Vermeidung von internen Engpässen

Bei einem Mangel an internen Talenten oder spezifischen Fähigkeiten kann das externe Recruiting Engpässe vermeiden oder auffangen. Außerdem können Sie dadurch sicherstellen, dass alle Positionen optimal besetzt werden.

Was ist interne Personalbeschaffung?

Die interne Personalbeschaffung bezieht sich auf den Prozess, bei dem ein Unternehmen vakante Positionen durch die Identifizierung, Entwicklung und Beförderung seiner bestehenden Mitarbeiter:innen besetzt. Diese Recruiting-Methode legt den Fokus darauf, die vorhandenen Ressourcen und Potenziale zu nutzen. Hierbei werden Mitarbeiter:innen ermutigt und befähigt, sich innerhalb der Organisation weiter zu qualifizieren und in höhere Positionen aufzusteigen. Dies kann auch auf Basis von Empfehlungen oder gezielter Förderung geschehen.

Vorteile interner Personalbeschaffung

Mitarbeitende im eigenen Unternehmen zu identifizieren, um sie für neue Aufgabengebiete einzusetzen oder in Führungspositionen zu befördern, hat gegenüber dem externen Recruiting wesentliche Vorzüge. Zu den wichtigsten Vorteilen gehören die folgenden sechs Aspekte:

1. Schnellere Einarbeitung

Interne Kandidat:innen sind bereits mit der Unternehmenskultur und den Abläufen vertraut. Dies ermöglicht eine schnellere Einarbeitung. Außerdem entfallen langwierige Onboarding-Prozesse.

2. Geringere Kosten

Der Rekrutierungsprozess für interne Kandidat:innen ist in der Regel kostengünstiger, da weniger finanzielle Mittel für externe Jobanzeigen, Vermittlungsagenturen und Inplacement aufgewendet werden müssen.

3. Förderung der Mitarbeiterbindung

Deutliche Karriereperspektiven und die Möglichkeit auf berufliche Veränderung innerhalb der eigenen Organisation tragen stark zur Mitarbeiterbindung bei.

4. Bekannte Leistungen

Interne Kandidat:innen haben bereits eine nachgewiesene Erfolgsbilanz und bekannte Leistungen im Unternehmen, was die Vorhersagbarkeit ihrer Leistung erleichtert.

5. Motivation und Mitarbeiterentwicklung

Die Aussicht auf interne Aufstiegschancen kann die Mitarbeitermotivation steigern und die Bereitschaft zur Weiterentwicklung fördern. Gerade sichtbare und bewusste interne Beförderungen verdeutlichen Ihren Mitarbeitenden die möglichen Entwicklungspotenziale.

6. Interner Wissenstransfer

Erworbenes Wissen verbleibt durch die interne Besetzung freier Positionen im Unternehmen. Sie reduzieren also den Wissensverlust, indem Sie Personalfluktuation vermindern.

Herausforderungen im Personalbeschaffungsprozess

Ob Sie nun intern oder extern nach Kandidat:innen für freie Stellen suchen – beide Ansätze stellen Sie vor gewisse Herausforderungen, die es zu berücksichtigen gilt. Zu den bedeutendsten Aspekten gehören die folgenden:

Fachkräftemangel

Wenn der externe Bewerbermarkt nicht die passenden Kandidat:innen mit den erforderlichen Fähigkeiten bietet, können Sie sicherlich verstärkt auf das interne Recruiting setzen. Allerdings schaffen Sie dadurch keine langfristige Abhilfe für einen Personalmangel. Denn durch Versetzungen oder Beförderungen entsteht in der Regel ein Personaldefizit an anderer Stelle. Damit setzt sich der Personalbeschaffungsprozess über mehrere Stufen hinweg fort, bis ein adäquater Ersatz für beförderte oder versetzte Mitarbeitende auf dem Bewerbermarkt zur Verfügung steht.

Zeitaufwand, Organisation und Kosten

Wenn Sie vor der Entscheidung stehen, ob in Sachen Kosten und Aufwand eher internes oder externes Recruiting für eine Stelle in Frage kommt, gibt es leider keine eindeutige Antwort. Es hängt unter anderem davon ab, ob Sie unternehmensinterne Prinzipien anwenden oder Fall-zu-Fall-Entscheidungen zulassen.

Obwohl die interne Besetzung von vakanten Positionen nämlich in vielerlei Hinsicht effektiv und effizient erscheint, entfallen ein gewisser Zeitaufwand und organisatorische Schritte dennoch nicht. Zudem müssen Sie in Betracht ziehen, dass womöglich keine Kandidat:innen mit den erforderlichen Qualifikationen im Unternehmen vorhanden sind – auf dem Bewerbermarkt dagegen schon.

Insofern stehen Sie vor der Frage, ob die interne Fort- und Weiterbildung eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin zielführender ist als die Einstellung neuer Mitarbeitender. Letzteres erfordert immer administrative Schritte wie Onboarding, Einarbeitung und Integration ins Unternehmen. Mögliche Kosteneinsparungen fallen bei der internen Besetzung mitunter also nicht so gravierend aus wie angenommen.

Konkurrenz um Talente

Firmeninternes und externes Recruiting muss sich einer Konkurrenzsituation stellen: Je nachdem, wie ausgeprägt interne Personalbeschaffung betrieben wird, kann sich ein Wettbewerb um Personal innerhalb des Unternehmens entfachen. Seitens der klassischen Stellenbesetzung von außerhalb entsteht Konkurrenz mit anderen Arbeitgebenden in denselben Branchen, Regionen und Berufsgruppen.

Unternehmenskultur

Im Hinblick auf die Unternehmenskultur ist es meistens wesentlich einfacher, bereits im Unternehmen Tätige intern neu zu platzieren als neue Mitarbeitende zu integrieren. Sie sind mit den Umständen, den Werten und der Firmenidentität vertraut. Dadurch agieren sie selbstbewusster und können sich besser auf die neuen Aufgabengebiete konzentrieren.

Neue Mitarbeitende müssen diese Aspekte erst mit der Zeit lernen und verinnerlichen. Auch besteht hier immer auch eine gewisse Möglichkeit des Scheiterns. Allerdings bringen neue Mitarbeitende auch immer Vielfalt, neue Impulse und Erfahrungen sowie die Chance auf innovative Lösungsansätze mit sich.

Effektive Maßnahmen für externe und interne Personalbeschaffung

Wenn Sie freie oder neu geschaffene Stellen besetzen wollen, müssen Sie sich nicht zwangsläufig zwischen Maßnahmen für internes und externes Recruiting entscheiden. Es ist auch möglich, mit denselben Methoden sowohl Talente in den eigenen Reihen auszumachen als auch auf dem externen Bewerbermarkt fündig zu werden.

1. Employer Branding

Die kontinuierliche Pflege des Employer Branding fördert die Beziehung zur Belegschaft und zu interessierten Jobsuchenden. Daher stellen dahingehende Maßnahmen das Fundament dar, auf dem das Unternehmen in seiner Außenwirkung als Arbeitsplatz steht.

Intern: Pflegen Sie eine starke Arbeitgebermarke, um die bestehende Belegschaft fortwährend von sich zu überzeugen und die Mitarbeiterbindung zu fördern. Das schaffen Sie durch Entwicklungsprogramme, Weiterbildungsmöglichkeiten, das Schaffen gemeinsamer Ziele, aber auch durch direkte Vorteile, wie die Gestaltung von Gehalt und Benefits. Damit geben Sie Mitarbeitenden Anreize, die Karriereplanung in der eigenen Organisation anzustreben.

Extern: Nutzen Sie Employer Branding, um externe Talente anzuziehen. Indem Sie sich als attraktiven Arbeitgeber positionieren, können Sie auf eine größere Auswahl an Bewerber:innen zugreifen, um ideale Kandidat:innen zu finden. Sie können dazu beispielsweise Corporate Influencing einsetzen

2. Networking

Effektives Networking kann vor allen Dingen über soziale Netzwerke und Berufsnetzwerke erfolgen. Intensivere Kontakte zu Mitarbeitenden stärken die Arbeitnehmer-Arbeitgeber-Beziehung. Über dieselben Kanäle können Sie Beziehungen zu Außenstehenden aufbauen.

Intern: Durch aktives Networking innerhalb der Mitarbeiterschaft können Sie qualifizierte Talente identifizieren, um interne Vakanzen oder Führungspositionen zu besetzen. Außerdem können Sie auf diese Weise Entwicklungs- oder Beförderungsmöglichkeiten für vielversprechende Kandidat:innen erkunden. Nutzen Sie u.a. firmeninterne Events und das Intranet dazu, Bekanntschaften untereinander zu fördern und Arbeitnehmer:innen miteinander zu vernetzen.

Extern: Nach demselben Prinzip sollten Sie externe Netzwerke aufbauen, um Beziehungen zu Fachleuten in der Branche zu entwickeln. Damit bauen Sie Ihren Talentpool auf, aus dem Sie wiederum aufkommenden Personalbedarf zügig decken können.

3. Mitarbeiterempfehlungen

Empfehlungen sind oftmals praktische Lösungen für schwierige Probleme. Dies gilt besonders für das Recruiting für offene Stellen. Daher sind Mitarbeiterempfehlungen eine nicht zu unterschätzende Ressource.

Intern: Implementieren Sie Programme für Mitarbeiterempfehlungen, um bestehende Mitarbeiter:innen dazu zu ermutigen, potenzielle Talente aus der eigenen Organisation vorzuschlagen. Hier bietet sich z.B. eine effiziente Nachfolgeplanung an, um Mitarbeiter:innen langfristig zu begleiten und zu fördern, Feedback von Vorgesetzten einzuholen und letztlich Lücken in der Personaldecke zu vermeiden.

Extern: Mitarbeiterempfehlungsprogramme sind gerade auch für die externe Rekrutierung eine wertvolle Ressource. Sie greifen damit auf persönliche Kontakte aus dem privaten Umfeld Ihrer Mitarbeitenden zurück.

4. Talent Management

Talent Management und Talent Relationship Management sind systematische Möglichkeiten, um sowohl das bereits im Unternehmen existierende Potenzial zu erkennen als auch neue Talente zu entdecken.

Intern: Investieren Sie in Talentmanagement-Programme, um interne Mitarbeitende zu fördern und ihre Entwicklung im Unternehmen zu unterstützen. Hierbei kann Ihnen auch der Einsatz von People Analytics helfen, um High Potentials zu ermitteln.

Extern: Ein solides Talent Relationship Management unterstützt auch Ihre externe Personalsuche. Über einen umfangreichen und diversifizierten Talentpool können Sie Kandidat:innen von Außerhalb bereits im Vorfeld an sich binden und bei konkretem Bedarf schneller einstellen. Damit verkürzen und vereinfachen Sie den Personalbeschaffungsprozess.

Erfolgreiche Mitarbeitersuche mit Support von Monster

Besetzen Sie eher intern oder überwiegen für Sie die Vorteile externer Personalbeschaffung? Welchen Weg Sie bei Ihrem Recruiting auch gehen, Monster steht Ihnen mit Rat und Tat zur Seite. Für Ihre externe Suche können Sie eine Stellenanzeige bei Monster nutzen, um deutschlandweit neue Mitarbeiter:innen mit den passenden Qualifikationen und Fähigkeiten zu finden.