Fachkräftemangel und Digitalisierung im öffentlichen Dienst: Wohin geht’s?

von Christina Pichlmaier

Die Personalentwicklung in Kommunen, Ländern und beim Bund befindet sich in einer prekären Lage. Der Fachkräftemangel im öffentlichen Dienst ist in aller Munde. Da ist vom demografischen Wandel die Rede, von der Überalterung der Beschäftigten und der drohenden „Rentenwelle“ bis 2030. Die bislang verpasste Digitalisierung im öffentlichen Dienst hat ihr übriges zur Situation beigetragen.

Wir beleuchten im folgenden Artikel die Ausgangslage und die Richtung, in die sich der öffentliche Sektor entwickelt. Darüber hinaus werfen wir einen Blick auf die bevorstehenden Herausforderungen und gesteckten Ziele sowie Lösungsansätze für den Personalmangel und die Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung.

Die Ausgangslage im öffentlichen Dienst

Der Fachkräftemangel im öffentlichen Dienst ist kein ausschließliches Problem der Zukunft, sondern hat schon Einzug in die Branche gehalten. Zudem würde die dringend benötigte Digitalisierung im öffentlichen Dienst das Personal entlasten und Prozesse vereinfachen, jedoch befindet sich diese nicht auf dem Stand, der eigentlich gewünscht ist. Um zu wissen, wie man diese beiden Kernproblematiken angehen könnte, ist ein Blick auf den Status Quo unumgänglich.

Stand des Personals: Fachkräftemangel im öffentlichen Dienst

Im Jahr 2023 arbeiten knapp 5,1 Millionen Menschen im öffentlichen Dienst. Das Alter der dort Beschäftigten ist im Gegensatz zu allen anderen Erwerbstätigen überdurchschnittlich hoch: 2022 waren fast 27 Prozent aller Beschäftigten im öffentlichen Dienst über 55 Jahre alt, also über 1,3 Millionen. Die unter 25-Jährigen machten umgekehrt gerade einmal 3,5 Prozent aus, nämlich etwa 170.000.

Der Staatsdienst verzeichnete seit 2009 einen leichten Personalanstieg. 2021 waren zum Beispiel im Vergleich zum Vorjahr etwa 2,5 Prozent mehr Bedienstete in öffentlichen Stellen tätig. Allerdings konnte dies an der grundsätzlichen Situation nur wenig ändern: Zum Ende des Jahres 2022 belief sich die Zahl der unbesetzten Stellen im öffentlichen Dienst nämlich auf rund 360.000.

Stand der Digitalisierung im öffentlichen Dienst

Die COVID-19-Pandemie hat viele Wirtschaftsunternehmen und auch die öffentliche Verwaltung seit 2020 gezwungen, schnell alternative Handlungswege einzugehen oder zumindest Behelfslösungen einzuführen. Allerdings zeigt sich bei einem Blick auf den Stand der Digitalisierung unter den G20-Staaten, dass Deutschland nicht genug getan hat und im Vergleich mit den anderen Ländern weiter nach hinten gefallen ist. Dies zieht besonders den öffentlichen Dienst in Mitleidenschaft, für den es große Pläne gibt.

OZG und EGovG

Im Sommer 2017 trat das sogenannte Onlinezugangsgesetz (OZG) – offiziell Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen – in Kraft. Darin verpflichteten sich die Bundesländer bis Ende 2022 sämtliche Verwaltungsdienstleistungen auch online zu ermöglichen sowie die Verknüpfung untereinander (§1 OZG). Es geht um mehr als 6.000 Serviceleistungen, die im OZG zu 575 Bündeln geschnürt wurden. Vereinzelte OZG-Leistungen sind schon elektronisch verfügbar, darunter BaföG und ALG II.

De facto wurden die gesetzten Ziele jedoch nicht erfüllt. Sanktionen für das Nichterreichen der Ziele wurden im OZG nicht festgehalten. Und auch das seltener genannte E-Government-Gesetz (EGovG) – Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung – von 2013 scheint kaum relevant zu sein.

Die Zukunft des öffentlichen Dienstes

Die wichtigste Aufgabe für die Zukunft des öffentlichen Dienstes ist es, im großen Rahmen personelle und infrastrukturelle Verbesserungen vorzunehmen. Eine der Prioritäten ist, die prekäre Personalentwicklung zumindest teilweise in den Griff zu bekommen. Diese ist nämlich auf dem Wege, sich bis 2030 zuzuspitzen. Im öffentlichen Dienst werden dann bis zu eine Millionen Fachkräfte fehlen. Der Grund liegt in der aktuellen Altersstruktur begründet. Beschäftigte im Alter von 55 und älter werden bis 2030 in den Ruhestand treten, ohne dass genügend ausgebildeter Nachwuchs nachrückt.

Selbst wenn man Maßnahmen zur Personalgewinnung erfolgreich einsetzen würde, dürften 2030 immer noch zwischen 160.000 und 460.000 öffentliche Stellen unbesetzt bleiben. Dieser Zahl liegt eine Studie von PricewaterhouseCoopers (PwC) aus dem Juni 2022 zugrunde. Daraus resultieren Konsequenzen für die gesamte Gesellschaft, da der Staat in diesem Fall seine Funktionstüchtigkeit nicht mehr gewährleisten und Kernaufgaben nicht mehr erfüllen kann.

Die zweite Priorität ist die Digitalisierung im öffentlichen Dienst. Eine Verwaltung, die auf ausgedienten Methoden basiert, arbeitet ineffizient, langsam und mit mehr Personalaufwand als notwendig. Von den langwierigen Vorgängen aus Sicht der Bürger:innen ganz zu schweigen. Umgekehrt können effiziente, elektronische Prozesse Personalmangel ein Stück weit ausgleichen. Einen Strategieplan dafür hat die Bundesregierung längst in der Schublade – die offene Frage bleibt nur noch die Umsetzung.

Herausforderungen, Ziele und Lösungen

Der Status Quo und die Aussichten zeigen deutlich, dass im Hinblick auf den Fachkräftemangel eine kritische Situation unausweichlich geworden ist. In welchem Maße diese letztlich eintritt, hängt von den möglichen Strategien und vom zukünftigem Umsetzungseifer ab. Was die Digitalisierung betrifft, scheint hier allerdings die Chance zu bestehen, zügiger sichtbare Fortschritte zu erzielen. Das kann bereits teilweise dem Fachkräftemangel entgegenwirken. Im Folgenden werfen wir einen Blick auf die Aufgaben, die bei den beiden Hauptproblemen im öffentlichen Dienst bevorstehen.

Nachhaltige Personalgewinnung

Durch den demografischen Wandel hin zu einer älteren Gesellschaft und den damit verbundenen Fachkräftemangel entstehen zwei Problembereiche: Zum einen die quantitative Personallücke und zum anderen der mögliche Wissensverlust. Das heißt, es ist nur ein Teil der Problemlösung, ausscheidende Beschäftigte durch Nachwuchs zu ersetzen. Vorhandenes Wissen geht mit der Verrentung potenziell verloren.

Dies gilt es, im Zuge der Personalgewinnung aufzufangen. Langjährige Erfahrung sollte man nicht unter der Prämisse abtun, hinsichtlich der Digitalisierungsanstrengungen sei sie ohnehin überholtes Wissen. Insofern ergibt sich ein breitgefächertes Aufgabenfeld, um den Fachkräftemangel im öffentlichen Dienst langfristig überwinden zu können. Neben der Personalgewinnung an sich stehen folgende Ziele im Raum:

• Bestehendes Personal binden: Indem Arbeitgeber:innen im öffentlichen Dienst die Gesundheit am Arbeitsplatz fördern, Beschäftigten mehr Verantwortung zugestehen und Wertschätzung für Mitarbeitende zeigen, können sie die Personalbindung begünstigen. Dies wiederum unterstützt Motivation und reduziert Ausfallzeiten.
• Effizienz der Verwaltung steigern: Mithilfe der Digitalisierung im öffentlichen Dienst gestalten sich Verwaltungsaufgaben effizienter. Mehr dazu im nächsten Abschnitt.
• Wissenstransfer einbeziehen: Durch Zusammenschluss von erfahrenen Beschäftigten mit dem Nachwuchs in Teams kann bidirektionaler Wissenstransfer gewährleistet werden. Wertvolle Kenntnisse werden an den Nachwuchs weitergegeben und dieser kann beim Umgang mit der Digitalisierung als „Coach“ fungieren.

Die Ziele, dem Fachkräftemangel zu begegnen, stehen also fest. Doch wie kommt man dorthin, damit tatsächlich und nachhaltig mehr Personal in der öffentlichen Verwaltung zur Verfügung steht? Hierfür gibt es diverse Ansätze und Anreize:

• Staatsdienst als attraktiven Arbeitgeber positionieren: Durch gezieltes Employer Branding kann der öffentliche Dienst sein Image als Arbeitgeber aufbessern, da Beamt:innen im Beruferanking eher hinterherhinken.
• Flexibilisierung von Gehaltsgruppen: Werden die starren Gehaltsgruppen im öffentlichen Dienst flexibilisiert sowie Aufstiegschancen transparent aufgezeigt, können qualifizierte Bewerber:innen angezogen werden.
• Flexibler Renteneintritt: Anreize, zum Beispiel beim Lohn und bei den Rentenbezügen, können erfahrene Beschäftigte dazu bringen, über die Regelaltersgrenze hinaus zu arbeiten.
• Ausländische Fachkräfte ansprechen: Fachkräfte aus dem Ausland müssen auf vereinfachte Maßnahmen treffen, um ausländische Abschlüsse anerkennen zu lassen und um eventuell relevante Ausbildungslücken schließen zu können.
• Attraktivität des Quereinstiegs steigern: Der öffentliche Dienst kann von der Förderung des Quereinstiegs profitieren. Dies gelingt unter anderem durch Abstimmung der Anforderungen auf die Tätigkeit hin, Anpassung der Verbeamtung an die Personalsituation und vereinfachte beziehungsweise zielgerichtete Qualifizierungsmaßnahmen, um Lücken in der Ausbildung gezielt zu schließen.
• Präsenz in Social Media zeigen: Der öffentliche Dienst scheint im krassen Gegensatz zu Services wie Social Media zu stehen. Deren Einsatz ist jedoch unverzichtbar für PR und Kommunikation, beispielsweise durch Influencer Marketing. Soziale Medien ermöglichen großflächiges Personalmarketing und sprechen gerade die jüngeren Generationen an. Dies fördert wiederum das Employer Branding, aber auch die Einbeziehung potenzieller Beschäftigter.
• Vereinfachung von Bewerbungsprozessen:Social Media Recruiting, Verschlankung und Reduzierung von Bürokratie im Einstellungsprozess sowie Transparenz im und über den Bewerbungsprozess unterstützt aktiv die Personalgewinnung.
• Digitalisierung zügiger vorantreiben

Digitalisierung in der Verwaltung

Das Bundesinnenministerium (BMI) hat aufgrund der Zielverfehlung des OZG Konsequenzen gezogen: OZG 2.0 und die Digitalisierung im öffentlichen Dienst als Daueraufgabe. Es werden deutlichere Anforderungen an die Behörden gestellt. Die Überarbeitung des OZG gibt Kommunen, Ländern und Bund die Möglichkeit, zielgerichtet und ohne Zeitdruck echte Lösungen an den Start zu bringen. Auf eine neue Frist verzichtet das BMI jedoch.

Formal muss grundsätzlich eine Basisinfrastruktur implementiert werden. Primär geht es dabei um ein einheitliches System, das zum einen behörden- und länderübergreifend und zum anderen für die Bürger:innen barrierefrei funktioniert. Eine effizientere Antragstellung und Schaffung neuer Ressourcen für die Digitalisierung stehen weiterhin auf dem Plan. Gleichzeitig muss eine starke Prozessoptimierung stattfinden: Eine angemessene Umsetzung ermöglicht im besten Falle, ganze Prozessketten zu verschlanken und zu beschleunigen.

Personalvermittlung im öffentlichen Dienst – Monster ist an Ihrer Seite

Angesichts des Fachkräftemangels im öffentlichen Dienst ist es höchste Zeit, alle Ressourcen zu nutzen. Mit qualifiziertem Personal, das die Digitalisierung im öffentlichen Dienst und anderswo gekonnt vorantreiben kann, machen Sie den Weg frei für die Zukunft. Monster unterstützt Sie bei diesen und allen anderen Herausforderungen rund um Personalgewinnung. Erstellen Sie deshalb jetzt eine Stellenanzeige bei Monster, um mit Profis in die Zukunft zu blicken.