Was ist Active Sourcing: Unternehmen bewerben Bewerber:innen

von Christina Pichlmaier

Fachkräftemangel zwingt Unternehmen, über traditionelle Stellenbesetzung hinaus alternative Wege zur Mitarbeitergewinnung zu gehen. Einer dieser Recruiting Trends ist Active Sourcing. Dieser Ansatz ist zu einer der wichtigsten Strategien im Personalwesen geworden, den immer mehr Unternehmen nutzen.

Im folgenden Artikel gibt Ihnen Monster eine Active Sourcing Definition an die Hand und erläutert, mit welchen Active Sourcing Methoden Sie eine solche Strategie umsetzen können. Außerdem erfahren Sie, welche Vor- und Nachteile dieser Ansatz mit sich bringt, und inwiefern diese Strategie in Sachen Fachkräftemangel sinnvoll ist.

Was ist Active Sourcing?

Unter Active Sourcing versteht man eine Methode zur Personalbeschaffung, die auf die proaktive und individuelle Ansprache von Kandidat:innen auf dem externen Arbeitsmarkt ausgerichtet ist. Diese Herangehensweise ist normalerweise ein langfristig angelegter Prozess, bei dem gezielt und eigeninitiativ nach zukünftigen Mitarbeitenden mit festgelegten Bewerberprofilen gesucht wird – und zwar auch, wenn kein konkreter Personalbedarf besteht.

Durch die vorausschauende Kandidatensuche bauen Unternehmen nicht nur einen breitgefächerten Talentpool auf. Der Ansatz ermöglicht vielmehr, eine Pipeline idealer Kandidat:innen aufzusetzen, die durch bereits aufgebaute Beziehungen leichter aktiviert und bei aufkommenden Personalbedarf schneller platziert werden können. Zudem erlaubt die permanente Recherche ein tiefes Verständnis des Arbeitsmarktes.

Aktives Recruiting erfordert die manuelle Recherche, Identifizierung und Bewertung von Kandidat:innen anhand zuvor definierter Anforderungs- und Qualifikationsprofile. Die Ansprache erfolgt persönlich und individuell per E-Mail, Telefon oder Social Media und beinhaltet idealerweise schon erste Interviewelemente.

Diese Active Sourcing Definition verdeutlicht den Zweck dieses Ansatzes. Das Ziel dabei ist, den Bewerbermarkt durch die aktive, eigenständige Kandidatensuche bestmöglich auszuschöpfen und damit die Personalbeschaffung deutlich effizienter zu gestalten. Es ermöglicht Unternehmen, gerade auch für schwer zu besetzende Stellen passende Kandidat:innen zu finden. Außerdem können sie auf diese Weise Fachkräfte erreichen, die bereits beruflich gebunden sind und von sich aus zum Zeitpunkt keinen Jobwechsel in Erwägung ziehen.

Active Sourcing Methoden

Die aktive Personalbeschaffung ist nicht gleichbedeutend mit einer bestimmten, festgelegten Maßnahme. Vielmehr handelt es sich dabei um eine Strategie, die auf diversen Methoden aufbauen kann. In den meisten Fällen führt eine effektive Kombination verschiedener Ansätze zum Ziel: Im Idealfall entwickeln Unternehmen aus klassischen Methoden (wie beispielsweise Online-Stellenanzeigen) und aktivem Recruiting eine umfassende Strategie, mit der sie fortlaufend und nachhaltig ihren Personalbedarf decken können. Die bekanntesten und wichtigsten Active Sourcing Methoden stellen wir Ihnen im Folgenden vor.

Direkte Ansprache auf beruflichen Plattformen

Eine in diesem Zusammenhang fast schon klassische Active Sourcing Methode ist die direkte Kontaktaufnahme über berufliche Netzwerke. Dieser Ansatz gehört eindeutig zu den zeitintensivsten Methoden, kann demgegenüber jedoch die besten Ergebnisse liefern.

Recruiter:innen können auf Basis der verfügbaren Informationen bereits eine Vorauswahl treffen und gezielt Verbindung mit passenden Fachkräften aufnehmen. Dies geschieht meist durch persönliche Nachrichten oder E-Mails, teilweise auch durch Telefonanrufe.

Boolean-Suche

Die Boolean-Suche ist eine fortgeschrittene Suchtechnik, bei der logische Operatoren wie “AND”, “OR” und “NOT” verwendet werden, um präzise Suchanfragen zu erstellen. Diese Methode wird oft in Online-Jobportalen und sozialen Netzwerken angewendet, um Kandidat:innen mit spezifischen Qualifikationen oder an festgelegten Orten zu finden. Zum Beispiel: “Ingenieur AND Berlin NOT München”.

Lebenslaufdatenbanken und Talentpools

Der kontinuierliche Aufbau von Datenbanken mit vorab identifizierten und qualifizierten Kandidat:innen ermöglicht es Unternehmen, schnell auf Personalbedarf zu reagieren. Dieser Pool kann durch Networking, Veranstaltungen oder gezielte Recherchen aufgebaut werden.

Besonders sinnvoll ist es, Bewerber:innen in den Talentpool aufzunehmen, die bei einer vorigen Stellenbesetzung nicht ausgewählt wurden. Sie haben bereits eine gewisse Vorauswahl durchlaufen, womöglich sogar an Bewerbungsgesprächen teilgenommen.

Employer Branding und Content-Marketing

Die Pflege einer starken Arbeitgebermarke kann grundsätzlich für Interesse unter qualifizierten Kandidat:innen sorgen. Ihr Employer Branding können Unternehmen durch geschicktes Content-Marketing vorantreiben. Dafür bieten sich verschiedene Kanäle an, beispielsweise Firmenblogs, Social Media-Kampagnen, Corporate Influencing und Fachveranstaltungen. Auf diese Weise können Unternehmen ihre Sichtbarkeit innerhalb bestimmter Personengruppen erhöhen und damit potenzielle Kandidat:innen ansprechen.

Mitarbeiterempfehlungsprogramme

Eine wertvolle Ressource bei der Personalbeschaffung sind auch die eigenen Mitarbeiter:innen. Beschäftigte kennen die notwendigen Anforderungen, sodass Empfehlungen oftmals für verkürzte oder zielgerichtete Rekrutierungsprozesse sorgen können. Unternehmen sollten erfolgreiche Vermittlungen mit angemessenen Prämien honorieren. Hilfreich sind daher explizite Mitarbeiterempfehlungsprogramme.

Veranstaltungen und Networking

Die Teilnahme an Branchenveranstaltungen, Karriereevents, Personalmessen und Networking-Veranstaltungen (unter anderem auch an Berufsschulen, Hochschulen und Akademien) bietet die Möglichkeit, direkt persönliche Kontakte zu potenziellen Kandidat:innen aufzubauen. Dies kann auch in Form von Webinaren oder virtuellen Veranstaltungen erfolgen.

Social Media Recruiting

Zu den weit verbreiteten Active Sourcing Methoden gehört Social Media Recruiting. Dabei geht es primär um das Personalmarketing abseits von berufsbezogenen Plattformen und Netzwerken. Die Maßnahmen finden also vielmehr auf Facebook, Instagram, X, Tiktok, Threads und ähnlichen sozialen Medien statt. Dabei werden vor allen Dingen maßgeschneiderte und multimediale Stellenangebote geteilt. Unternehmen nutzen den Social-Media-Ansatz auch im Rahmen von spezifisch ausgerichtetem Performance Recruiting.

Umsetzung von aktiver Personalbeschaffung

Aktive Personalbeschaffung erfordert eine proaktive Herangehensweise, Kommunikationsgeschick und die Fähigkeit, langfristige Beziehungen zu potenziellen Kandidat:innen aufzubauen. Ein systematischer Ansatz und die Verwendung geeigneter Tools können den Erfolg dieser Rekrutierungsmethode unterstützen.

Die konkrete Umsetzung von Active Sourcing Methoden kann je nach Unternehmen und Branche variieren, aber im Allgemeinen folgt der Prozess ähnlichen Schritten:

1. Bedarfsanalyse und Zieldefinition

Bevor Sie die direkte Ansprache angehen, ist es wichtig, die aktuelle Absicht und das generelle Ziel zu definieren. Es geht also um die Frage, ob bereits zum aktuellen Zeitpunkt konkrete Vakanzen existieren oder ob es generell um die Einführung einer langfristigen Personalbeschaffungsstrategie geht. Dadurch bestimmen Sie die ersten Schritte und einen passenden Zeitrahmen für die Umsetzung.

2. Identifizierung potenzieller Kandidat:innen

Mit Ihrer Active Sourcing Strategie mögliche Anwärter:innen zu finden, erfordert als erstes, das gewünschte Anforderungs- und Qualifikationsprofil zu erstellen. Bei diesem ersten Schritt sowie sämtlichen folgenden können Sie sich auch Aspekte aus People Analytics zunutze machen und für die technische Abwicklung HR-Software einsetzen. Beispielsweise können automatisierte Suchalgorithmen die Identifizierung von Kandidat:innen unterstützen und optimieren.

Mithilfe von professionellen Netzwerken, Unternehmensdatenbanken, Branchenverzeichnissen, Talentpools und anderen Ressourcen identifiziert Ihr Team potenzielle Kandidat:innen, die den definierten Anforderungen entsprechen. Dies kann durch eine gezielte Suche anhand von Schlüsselwörtern, Qualifikationen, Spezialisierungen, beruflichen Hintergründen oder Kennzahlen, wie beispielsweise die Dauer an Berufserfahrung geschehen.

3. Kontaktaufnahme

Die Kontaktaufnahme mit potenziellen Kandidat:innen steht im Zentrum aktiver Personalbeschaffung. Hierbei ist es wichtig, eine persönliche und zugleich professionelle Ansprache zu wählen. Dabei sollten Sie darauf achten, auf Augenhöhe zu kommunizieren. Führen Sie das Gespräch also weniger als ein Bewerbungsgespräch, sondern eher als eine Unterhaltung zwischen Fachkräften.

Personalisierte Nachrichten, die auf die spezifischen Qualifikationen und Erfahrungen der Anwärter:innen eingehen, erhöhen die Wahrscheinlichkeit einer positiven Reaktion. Dabei sollten Sie allerdings nicht nur die beruflichen Aspekte, sondern auch die individuellen Interessen und Ziele der Kandidat:innen berücksichtigen.

Ein weiterer wichtiger Grundsatz ist, die Kommunikation transparent und ehrlich zu gestalten. Kaum etwas ist in dieser und den nachfolgenden Phasen schädlicher als mit falschen Versprechungen Corporate Catfishing zu betreiben. Sie verlieren in dem Fall nicht nur Kandidat:innen, mit denen Sie bereits in Kontakt stehen, sondern beeinträchtigen auch zukünftige Bestrebungen durch sinkendes Vertrauen in Ihr Employer Branding.

4. Aufbau von Beziehungen

Active Sourcing legt großen Wert auf den Aufbau von Beziehungen zu potenziellen Kandidat:innen. Dies beinhaltet regelmäßige Kommunikation, das Teilen relevanter Informationen über das Unternehmen und die Schaffung eines positiven Eindrucks. Ein langfristiger Beziehungsansatz ist entscheidend, auch wenn der Kandidat oder die Kandidatin nicht sofort an einem Jobwechsel interessiert ist. Das gilt ebenso, wenn seitens des Unternehmens zum aktuellen Zeitpunkt keine Position zu besetzen ist.

In dieser Phase bei der Kandidatenansprache müssen Sie vor allen Dingen auf schnelle Antworten und transparente Informationen achten. Sie selbst haben die Kommunikation begonnen. Geben Anwärter:innen für eine Position in Ihrem Unternehmen Rückmeldung auf die Ansprache, erwarten diese auch eine zügige Antwort sowie weitere Informationen.

5. Qualifizierung und Bewertung

Die Qualifizierung und Bewertung der potenziellen Kandidat:innen erfolgt in mehreren Stufen. Dazu gehört die Überprüfung der fachlichen Qualifikation, beruflichen Erfahrung und persönlichen Eigenschaften. Interviews, sowohl telefonisch als auch persönlich, ermöglichen eine vertiefte Einschätzung. Hierbei können auch spezifische fachliche Herausforderungen oder Aufgaben gestellt werden, um die praktischen Fähigkeiten der Kandidat:innen zu überprüfen.

Eine systematische Bewertung anhand vordefinierter Kriterien hilft dabei, die am besten geeigneten Talente auszuwählen. Ziel ist es, die Eignung der Kandidat:innen für aktuelle oder zukünftige Positionen im Unternehmen zu bewerten.

Wichtig in diesem Schritt ist, die Kandidat:innen nicht demselben Bewerbungs- und Auswahlprozess auszusetzen, das für traditionelle Einstellungsverfahren greift. Vielmehr sollten Sie für potenzielle Neuzugänge angepasste oder verkürzte Abläufe nutzen, um zu verhindern, dass sie doch noch aus dem Einstellungsprozess ausscheiden. Immerhin haben sich Kandidat:innen, die durch Active Sourcing Methoden identifiziert und angesprochen wurden, nicht selbst für diesen Karriereschritt entschieden.

6. Angebot

In der Angebotsphase geht es darum, dem Kandidaten oder der Kandidatin ein attraktives Angebot zu unterbreiten. Wichtig ist, dass die Konditionen des Angebots den vorigen Informationen entsprechen. Hierbei spielen nicht nur finanzielle Aspekte eine Rolle, sondern auch zusätzliche Benefits, Entwicklungsmöglichkeiten und die Unternehmenskultur.

7. Nachbetreuung und Talentpool-Management

Selbst wenn Kandidat:innen sich gegen ein Angebot entscheiden oder zum aktuellen Zeitpunkt doch nicht in Frage kommen, sollten Sie eine kontinuierliche Nachbetreuung betreiben. Nehmen Sie sie im Rahmen des Talent Relationship Managements in den Talentpool auf, um sie bei passenden Vakanzen erneut kontaktieren zu können. Holen Sie dazu unbedingt die Erlaubnis ein, um Datenschutzrichtlinien einzuhalten.

Indem Sie Kandidat:innen weiter betreuen und den Kontakt weiterhin pflegen, besteht nicht nur die Chance, zukünftige Stellen effizienter zu besetzen. Sie fördern damit auch aktiv und nachhaltig Ihre Arbeitgebermarke.

Ist Active Sourcing sinnvoll?

Wie auch bei anderen Recruiting Trends stellt sich bei der aktiven Mitarbeitersuche die Frage, wie sinnvoll ihr Einsatz ist und welche Vorteile sich daraus ergeben. Aufgrund von Arbeitskräfte- und Fachkräftemangel wird diese Besetzungsmethode tatsächlich immer wichtiger. Eine Studienreihe der Universität Bamberg zeigt, dass aktive Ansprachen mit steigender Tendenz beantwortet werden und häufiger zu einer Einstellung führen.

Recruiting Trends haben ihren Nutzen und ihre Schwachstellen. Letztlich hängt der Einsatz einer spezifischen Personalbeschaffungsstrategie von den konkreten Anforderungen des Unternehmens ab. Insofern lohnt sich ein Blick auf Vor- und Nachteile der aktiven Kandidatenansprache, um abzuwägen, inwiefern oder in welchem Umfang sie in Ihrem Unternehmen zielführend sein kann.

Vorteile von Active Sourcing

1. Passive Kandidat:innen

Die aktive Ansprache ermöglicht es, auch Kandidat:innen zu erreichen, die nicht aktiv auf der Suche nach einer neuen Position sind. Dies erweitert den Pool potenzieller Talente erheblich.

2. Schnellere Besetzung von Schlüsselpositionen

In Branchen mit intensivem Wettbewerb um qualifizierte Fachkräfte kann die aktive Mitarbeitersuche helfen, Schlüsselpositionen schneller zu besetzen. Dies ist besonders wichtig, um die Wettbewerbsfähigkeit und Produktivität aufrechtzuerhalten.

3. Hochspezialisierte Fachkräfte für Nischenpositionen

In spezialisierten Branchen, für Positionen mit spezifischen Anforderungen und in Nischenbereichen kann Active Sourcing dazu beitragen, genau die Kandidat:innen anzusprechen, die die benötigten Fähigkeiten und Erfahrungen mitbringen.

4. Kostenreduzierung

Obwohl aktive Mitarbeitergewinnung zunächst ressourcenintensiver sein kann, können die langfristigen Vorteile die Kosten für die Einstellung senken. Durch die Vermeidung von Leerlaufzeiten und die gezielte Auswahl von Kandidat:innen können Unternehmen die Effizienz ihres Rekrutierungsprozesses steigern.

5. Employer Branding

Eine gezielte und respektvolle Ansprache von potenziellen Kandidat:innen kann das Image des Unternehmens stärken. Dies ist besonders wichtig im Hinblick auf Bewertungsportale sowie öffentliche Kommunikation in sozialen Medien.

6. Effizienz

Unternehmen können zeitaufwändige Vorauswahlphasen oder Assessment Center zur Identifikation geeigneter Kandidat:innen durch gezielte Ansprache vermeiden oder zumindest deutlich reduzieren. Damit ist es möglich, die durchschnittlichen Kosten pro Neueinstellung zu senken.

Nachteile

1. Zeitaufwand

Die aktive Suche nach neuen Mitarbeitenden erfordert mitunter einen erheblichen Zeitaufwand. Die Identifizierung, Ansprache und Qualifizierung von Kandidat:innen kann zeitintensiv sein, insbesondere wenn es um hochspezialisierte Positionen geht.

2. Spezieller Ressourcenbedarf

Die Implementierung erfordert im Idealfall speziell geschultes Personal, das über die notwendigen Fähigkeiten im Bereich Recherche, Networking und Talentansprache verfügt. Dies kann zusätzliche Kosten und Schulungsaufwand bedeuten.

3. Abhängigkeit von digitalen Plattformen

Wenn Active Sourcing stark auf digitale Medien setzt, besteht die Gefahr, dass sich der Zugang zu Talenten auf diese Quellen beschränkt. Änderungen in den Algorithmen oder Richtlinien dieser Plattformen können die Effektivität von aktiver Personalsuche beeinträchtigen.

4. Datenschutz

Die Sammlung und Verwendung von Daten muss im Einklang mit Datenschutzbestimmungen stehen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie die Einwilligung der Kandidat:innen haben und alle relevanten Datenschutzvorschriften einhalten.

5. Erhöhte Fluktuation

Aktiv gesourcte Kandidat:innen können dazu neigen, erneut und schneller den Arbeitgeber zu wechseln, da sie oft von anderen Unternehmen umworben werden. Dies kann zu einer insgesamt höheren Fluktuation führen.

6. Beeinträchtigung des Image

Wenn die aktive Ansprache nicht respektvoll und transparent durchgeführt wird, kann dies das Image des Unternehmens beeinträchtigen. Kandidat:innen könnten sich darüber hinaus belästigt fühlen, sofern die Kontaktaufnahme nicht angemessen erfolgt.

7. Zweifel

Viele Kandidat:innen können eine Stelle ablehnen oder auf Anfragen nicht reagieren, weil sie die Seriosität oder Ernsthaftigkeit des Angebots anzweifeln oder als Spam interpretieren. Auch dadurch kann das Employer Branding Schaden nehmen.

Bedingt Active Sourcing eine Verlagerung des Fachkräftemangels?

Viele Recruiting Trends geben vermeintliche Antworten auf das Problem des Fachkräftemangels. Auch in Bezug auf die aktive Personalsuche wird diese Herangehensweise gern als ein Ansatz gesehen, der Unternehmen in die Lage versetzt, fehlende Fachkräfte für sich zu gewinnen. Es stellt sich dann allerdings die Frage, ob nicht vielmehr eine Verschiebung oder Verlagerung des Fachkräftemangels erfolgt, anstatt neues Personal auf den Arbeitsmarkt zu bringen.

In gewisser Hinsicht ist dies sicherlich ein zulässiger Einwand. Dennoch gibt es auch Gründe, warum Active Sourcing Methoden und andere Personalbeschaffungsstrategien durchaus für eine Verbesserung der Arbeitsmarktlage im Hinblick auf Fachkräfte sorgt. Einige davon sind die folgenden Aspekte:

• Bessere Passung:

Selbst wenn man Mitarbeiter:innen von einem anderen Unternehmen abwirbt, erreicht man dadurch möglicherweise eine bessere Passung zwischen Fachkraft und Position als zuvor. Das Fachwissen kommt an anderer Stelle effektiver zum Einsatz, wodurch die Produktivität steigt. Auf die frei gewordene Stelle können nun ebenso Kandidat:innen nachrücken, die an dieser Position ideal platziert sind.

• Wissenstransfer und Wachstum:

Wechselnde Mitarbeiter:innen tragen zum Wissensaustausch und damit zur Innovationskraft in der Branche bei. Außerdem kann der Zugang zu einem breiteren Talentpool das Firmenwachstum fördern. Neue Talente bringen oft frische Ideen und Perspektiven mit sich, die entscheidend für die Weiterentwicklung eines Unternehmens sein können. Dies ermöglicht ihnen, insgesamt wettbewerbsfähiger zu werden und in der Folge mehr Arbeitsplätze zu schaffen.

• Verteilung der Last:

Die aktive Mitarbeitergewinnung trägt übergeordnet dazu bei, die Belastung des Fachkräftemangels auf verschiedene Unternehmen zu verteilen. Wenn Firmen Talente aktiv ansprechen können, ermöglicht dies eine breitere Verteilung der Fachkräfte. Dies fördert die Vielfalt in der Arbeitswelt, verhindert einen reinen Wettbewerb um begrenzte Talente – landläufig als „War for Talent“ genannt – und trägt dazu bei, dass auch kleinere Unternehmen Zugang zu qualifizierten Mitarbeiter:innen erhalten.

• Verbesserung der Mitarbeiterbindung:

Der Wettbewerb um Fachkräfte spornt Unternehmen an, kontinuierlich an ihrer Attraktivität als Arbeitsplatz zu arbeiten und damit die Mitarbeiterbindung zu stärken. Dies gilt insbesondere für Unternehmen, die ansonsten hohe Fluktuation erleben und kontinuierlich nach Nachwuchs suchen. Sie können in diesem Zusammenhang vor allen Dingen interne Entwicklungspfade attraktiver machen und explizit fördern.

Dieser Ansatz sorgt im Idealfall für eine Verbesserung der Qualität von Arbeitsplätzen und erhöht die Mitarbeiterbindung durch die Möglichkeit, langfristige Karrieren verfolgen zu können. Damit können Unternehmen auf lange Sicht die Kosten für die externe Personalbeschaffung reduzieren.

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Klassische Stellenanzeigen sind nach wie vor eine der wichtigsten Strategien, neue Mitarbeitende zu finden. Indem Sie sie mit Active Sourcing Methoden kombinieren, können Sie Ihre Personalbeschaffung noch weiter optimieren. Schalten Sie daher eine Stellenanzeige bei Monster und nutzen Sie parallel dazu die Vorteile, auf die Lebenslaufdatenbank zugreifen zu können.