Was ist eine Dienstreise? – Arbeitszeit, Reisekosten, Regelungen

von Christiane Toedt

Ob Berlin, Rom oder New York: Geschäftsreisen gehören in vielen Jobs dazu. Gründe für Dienstreisen gibt es viele, sei es der Besuch von Messen, Workshops oder Meetings mit Geschäftspartner:innen. Doch was ist eine Dienstreise genau?

Mit Geschäftsreisen werden in der Regel Unternehmensziele verfolgt. Sie sind für das Networking, zum Verkaufen und Werben da. Doch mit ihnen sind nicht nur berufliche Aufgaben verbunden. Es entstehen auch Arbeitszeit und Reiseaufwand für die Beschäftigten – und beides kostet. Doch was genau zahlen die Unternehmen? Was ist Freizeit und was Arbeitszeit für die Reisenden? Das und mehr erfahren Sie in diesem Artikel zum Thema Geschäftsreise.

Was ist eine Dienstreise?

Eine berufliche Reise kann Ihre Mitarbeiter:innen in die nächste deutsche Metropole oder auf den nächsten Kontinent führen. Als Regel gilt jedoch: Eine Dienstreise ist eine geschäftliche Reise, die außerhalb des festen Arbeitsortes und nicht in der Wohnung der Mitarbeiter:innen stattfindet. Auch der Weg zur Arbeit ist keine Reise- sondern Wegezeit. Ein Termin, der nur ein paar Straßen vom Unternehmen entfernt stattfindet, wird Dienstgang genannt.

Von einer Dienstreise spricht man dann, wenn ihre Dauer mehr als acht Stunden beträgt oder die Entfernung des Ortes eine bestimmte Distanz zur festen Arbeitsstätte überschreitet. Das legen Arbeitgeber:innen meist individuell fest. So kann auch ein Termin an einem Standort desselben Unternehmens eine Dienstreise sein, wenn der Weg zu diesem weiter ist als die Strecke zwischen dem festen Arbeitsort und der Wohnung der Arbeitnehmenden.

Unternehmen dürfen Dienstreisen planen, auch wenn sie nicht im Arbeitsvertrag stehen. Sie müssen aber in direktem Zusammenhang mit dem Tätigkeitprofil der Mitarbeiter:innen stehen. Wir empfehlen deshalb, Details zu Reisetätigkeiten bereits beim Einstellungsgespräch bzw. beim Onboarding zu besprechen.

Arbeitszeit oder Freizeit: Was ist eine Dienstreise?

Per Auto, Zug oder Flugzeug. Die Reisezeit zählt in jedem Fall als Arbeitszeit, wenn die Mitarbeiter:innen sie für ihre beruflichen Aufgaben nutzen (können). Was hier als Arbeitszeit zählt, können Unternehmen mitbestimmen. Unterschieden wird beispielsweise zwischen den Reisemitteln. Werden öffentliche Verkehrsmittel zur Dienstreise genutzt, zählen Termine dann als Arbeitszeit, wenn sie beispielsweise unterwegs vor- oder nachbereitet werden.

Haben Mitarbeiter:innen die Vorgabe, auf dem Reiseweg zu arbeiten, zählt diese in den meisten Unternehmen als Arbeitszeit. Doch auch wenn nicht, gilt in vielen Betrieben: Wer für den Arbeitgeber bzw. die Arbeitgeberin unterwegs ist, ist im Auftrag des Unternehmens unterwegs und nicht privat. Darum zählt der Reiseweg für sie als Arbeitszeit. Bei anderen Betrieben verbringen Mitarbeiter:innen diese An- und Abreise in ihrer Freizeit – selbst, wenn sie sich währenddessen freiwillig mit dienstlichen Themen befassen.

Wird die Geschäftsreise mit dem Auto begangen, ist es etwas komplizierter. Gehört das Reisen zur vertraglichen Arbeitspflicht des Arbeitnehmers bzw. der Arbeitnehmerin, wie es bei Außendienstmitarbeiter:innen der Fall ist, ist die Fahrtzeit gleichzeitig Arbeitszeit. Wer gefahren oder geflogen wird, kann dagegen ungestört arbeiten und sich mithilfe von Unterlagen oder einem Laptop ganz auf seine Aufgaben konzentrieren.

Am Ziel angekommen zählt die Arbeit vor Ort als Arbeitszeit. Bei dieser werden Überstunden üblicherweise angerechnet. Aber auch hier gilt: Es gibt keine allgemein gültigen Vereinbarungen. Regeln Sie vorab, welche Aufgaben innerhalb der Arbeitszeiten zu erledigen sind. Eingeschlossen sind hier die Teilnahme Ihrer Mitarbeiter:innen an Meetings, Konferenzen oder Messen. All das klären Sie bestenfalls bereits im Vorfeld mit den Dienstreisenden.

Für eine langfristige Zusammenarbeit lohnen sich Kompromisse, von denen beide Seiten profitieren. Denn viele Themen bei Dienstreisen sind nicht gesetzlich geregelt. Fest steht jedoch die Handhabung der Arbeitszeit an einem Feiertag. Bei Geschäftsreisen gilt das Feiertagsgesetz am Arbeitsort der Dienstreise – sowohl im Ausland als auch in den unterschiedlichen deutschen Bundesländern.

Wer bezahlt für eine Dienstreise?

Wie es sich auf diesen Reisen mit Freizeit, Arbeitszeit sowie Überstunden verhält, regeln die Unternehmen meist in firmeneigenen Verträgen. Zu deren Inhalt gehören unter anderem die Bezahlung für Überstunden sowie Details zur Reisekostenabrechnung. Darunter fallen z.B. Themen wie:

• die An- und Abreise
• das Tagegeld
• die Übernachtung
• die Verpflegung
• die Aufwandsvergütung
• sonstige Kosten

In der Regel bezahlen die Arbeitgeber:innen für eine Geschäftsreise. In einer Reisekostenabrechnung müssen die Beschäftigten ihre Transportkosten, Übernachtungsraten, Verpflegungskosten und zusätzliche Aufwände nach Abschluss der Dienstreise einreichen und mit Belegen nachweisen. Als Unternehmen erstatten Sie diese Auslagen im Anschluss.

Die inbegriffenen Kosten gehören zu den Betriebsausgaben. Übernehmen Arbeitgeber:innen nicht die gesamten Reisekosten, wird eine Aufwandsvergütung gezahlt. Eine Kilometerpauschale sowie Verpflegungspauschbeträge erleichtern den Angestellten dann den Reiseaufwand. Entscheiden Arbeitgebende, die gesetzlich geregelten Pauschalbeträge zu wählen, gelten diese ab einer Reisedauer von acht Stunden. Man spricht dann vom Tagegeld.

Überstunden auf Dienstreisen begleichen Firmen monetär oder durch einen Freizeitausgleich. Wichtig ist jedoch zu wissen, dass das Arbeitszeitgesetz immer verpflichtend ist – da machen auch Geschäftsreisen keine Ausnahme.

Was ist eine Dienstreise: Rahmenbedingungen und Vertrag

Was ist eine Dienstreise und was sollte diesbezüglich im Vertrag stehen? Das sind Fragen, die sich Betriebe im Vorfeld stellen sollten, um deren Handhabung mit ihren Mitarbeiter:innen festzulegen. Sind die Rahmenbedingungen intern geklärt, halten Sie diese am besten für die Beschäftigten schriftlich fest und kommunizieren sie schon beim Onboarding. So wissen alle Angestellten, was sie erwartet.

Diese Punkte sollten Sie im Vorfeld vertraglich klären:

• Häufigkeit und Dauer geplanter Dienstreisen
• Tätigkeitsfelder und Aufgaben auf Geschäftsreisen
• Mögliche Dienstreiseorte
• Arbeitszeiten am Dienstreiseort inklusive Überstundenregelung
• Verkehrsmittel und zugehörige Reiseklasse
• Fortbewegungsmittel am Dienstreiseort
• Unterbringung vor Ort
• Verpflegungskosten
• Spesenabrechnung
• Versicherungsdetails
• Zuschläge für Wochenendreisen

Legen Sie darüber hinaus fest, welche Ausgaben zusätzlich vom Unternehmen getragen werden. Darin können z.B. Parkgebühren oder Telefonkosten inbegriffen sein. Beachten Sie bei Dienstreisen außerdem steuerrechtliche und versicherungstechnische Aspekte.

Holen Sie sich Feedback

Kommen Sie Ihren Mitarbeiter:innen bei Uneinigkeiten – wenn möglich – einen Schritt entgegen. Denn von der Reisetätigkeit profitiert vor allem das Unternehmen und dieses funktioniert am besten, wenn Sie die Gesundheit Ihrer Beschäftigten priorisieren. Holen Sie daher auch regelmäßig Feedback über die Handhabung der Dienstreisen und Verbesserungsvorschläge zu internen Regelungen ein. Diese Offenheit und Transparenz lohnt sich – besonders, wenn Sie ein Unternehmen sind, das viele Reisetätige beschäftigt.

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