Digitale HR Transformation: Ziele, Planung und Durchführung

von Christina Pichlmaier

Wie Unternehmen agieren, unterliegt ständigem Wandel. Das kann zum Beispiel an technischen Neuerungen liegen. Aber auch eine sich verändernde wirtschaftliche Lage oder Fachkräftemangel zwingen Unternehmen, sich den Umständen anzupassen, um weiterhin konkurrenzfähig zu sein.

Solche Anpassungen beziehen sich auch auf Personalabteilungen. Getrieben von der Digitalisierung, neuen Technologien und veränderten Mitarbeiterbedürfnissen stehen sie vor der Herausforderung, Schritt halten zu müssen. Eine digitale HR-Transformation ist der Schlüssel, um Personalarbeit an die Anforderungen der modernen Arbeitswelt anzupassen und zukunftsfähig aufzustellen.

Doch was ist HR Transformation? Welche Ziele verfolgt sie und wie lässt sie sich strategisch umsetzen? Der nachfolgende Artikel gibt einen umfassenden Überblick zu diesem Thema. Er erläutert, was darunter zu verstehen ist und welche Rolle die Digitalisierung dabei spielt. Zudem beleuchtet er wichtige Erfolgsfaktoren, mögliche Hürden sowie Lösungsansätze für eine effektive Transformation der Personalarbeit. Außerdem erfahren Sie anhand eines exemplarischen Phasenmodells, wie eine grundlegende Umgestaltung ablaufen kann.

Was ist HR Transformation? Was sind ihre Ziele?

HR Transformation bezieht sich auf eine bewusst geplante und umfassende Umgestaltung und Weiterentwicklung von Personalabteilungen und HR-Prozessen in Unternehmen. Sie betrifft sämtliche Personalfunktionen, darunter:

• Personalbeschaffung
• Personalentwicklung
• Performance Management
• Personaladministration
• Talent Relationship Management
• Vergütungsmanagement
• Diversität und Inklusion

Der Wandel zielt darauf ab, die Herangehensweise an HR-Aufgaben effizienter, strategischer und technologisch fortschrittlicher zu gestalten. Auf diese Weise können Unternehmen den sich ständig verändernden Anforderungen und Dynamiken in modernen Arbeitsumgebungen gerecht werden.

Es geht dabei unter anderem um die folgenden Ziele:

1. Anstreben einer stärker strategischen und wertschöpferischen Ausrichtung von HR-Abteilungen – weg von der rein administrativen Rolle, hin zur aktiv strategischen Handlungsweise.
2. Digitalisierung von Personalarbeit sowie Vereinfachung und Automatisierung von HR-Prozessen.
3. Aufbau eines modernen, digitalen Personalmanagements durch technologische Tools wie HR-Software.
4. Verbesserung der Employee Experience und des Employee Lifecycle.
5. Einführung neuer Arbeitsweisen in der Personalarbeit, beispielsweise agiles Recruiting.
6. Ausrichtung von Personalarbeit an Unternehmensziele und Geschäftsstrategie.
7. Verfolgen von mehr Effizienz, Transparenz und Analytik in der Personalarbeit.
8. Stärkung von Employer Branding und Candidate Experience.

Schlüsselaspekte für die digitale HR-Transformation

Die digitale HR-Transformation ist ein sehr umfassender Prozess. Daher müssen Unternehmen einige wesentliche Aspekte berücksichtigen, um der gezielten Umgestaltung zum Erfolg zu verhelfen. Zu den wichtigsten Vorüberlegungen gehören die folgenden:

1. Klare Vision und Strategie

Eine klare Vision und eine gut definierte Strategie legen den Kurs für die Umgestaltung der Personalarbeit fest. Sie bieten Orientierung und bestimmen die Ziele, mit deren Hilfe das Vorhaben umgesetzt wird.

2. Sponsoring durch das Top-Management

Die Unterstützung und das Engagement der Führungsebene sind entscheidend. Das Top-Management muss nicht nur die Vision und Strategie unterstützen, sondern auch aktiv die Transformation fördern und Ressourcen bereitstellen.

3. Mitarbeitermitnahme

Zustimmung und Überzeugung der HR-Mitarbeitenden sind unerlässlich. Führungskräfte müssen daher Ängste erkennen und abbauen, um eine positive Einstellung zur Veränderung zu fördern.

4. Prozessoptimierung

Vor der Digitalisierung selbst müssen bestehende Prozesse vereinfacht und optimiert werden. Dies ermöglicht einen reibungsloseren Übergang zu digitalen Lösungen und verbessert die Gesamteffizienz.

5. Digitalisierung

Personalarbeit muss – wie auch andere Abläufe – den Anforderungen einer modernen Welt gerecht werden. Daher ist die Digitalisierung im Personalwesen ein enorm wichtiger Schritt, um die Umgestaltung von Personalmanagement erfolgreich durchführen zu können.

6. Change Management

Da eine (digitale) HR Transformation einen erheblichen Veränderungsprozess darstellt, ist ein professionelles Change Management von entscheidender Bedeutung. Zum einen dient es dazu, die Transformation zu organisieren und konkret umzusetzen. Zum anderen hilft es, Widerstände zu überwinden und die Akzeptanz für die Veränderung zu fördern.

7. Technologie

Moderne Technologien können die Weichen für eine effektive Umgestaltung stellen. Die Auswahl und Integration von geeigneten Tools und Systemen müssen jedoch unbedingt darauf abzielen, konkreten Nutzen für die Organisation zu schaffen.

8. Pilotprojekte

Durch das Starten kleiner Pilotprojekte können Personalabteilungen neue Ansätze testen und auf ihre Wirksamkeit hin überprüfen, bevor sie breiter eingeführt werden. Dies minimiert Risiken, steigert sukzessive die mitarbeiterseitige Akzeptanz und ermöglicht eine schrittweise Implementierung.

9. Kontinuierliche Verbesserung

Die HR Transformation ist ein fortlaufender Prozess, der kontinuierliche Anpassung und Verbesserung erfordert. Unternehmen sollten deshalb unbedingt in der Lage sein, auf Rückmeldungen und neue Entwicklungen zu reagieren sowie die Transformationsstrategie langfristig zu verfolgen.

10. Zeit

Eine erfolgreiche Umgestaltung der Personalarbeit benötigt Zeit. Es ist wichtig, realistische Erwartungen zu haben und den langfristigen Charakter des Transformationsprozesses anzuerkennen.

Digitalisierung: Voraussetzung für die zukunftsweisende HR Transformation

Die Digitalisierung spielt eine zentrale Rolle in der Umgestaltung von HR-Prozessen: Sie ist Dreh- und Angelpunkt für die Modernisierung von Personalarbeit, da sie allein bereits die Effizienz, Transparenz und Agilität von Personalabteilungen verbessert. Insofern ebnet sie den Weg in das zukünftige Personalmanagement. Auf diese Weise können Unternehmen ihre Wirtschaftlichkeit und Konkurrenzfähigkeit sicherstellen.

Die HR Transformation wird direkt und indirekt durch die Digitalisierung getragen. Die Auswahl und Integration geeigneter Tools sind deshalb entscheidende Schritte, um die Ziele der Transformation zu erreichen. Moderne HR-Software und digitale Lösungen ermöglichen in dem Zusammenhang nicht nur die Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben, sondern auch die Nutzung von Datenanalysen zur Optimierung von HR-Strategien.

Technologieauswahl und Integration

Die richtige Auswahl von Personalsoftware und digitalen Tools ist entscheidend, um Prozesse innerhalb der Personalfunktionen zu optimieren. Die Integration dieser Technologien gewährleistet eine nahtlose Zusammenarbeit verschiedener HR-Systeme und schafft eine ganzheitliche Sicht auf Mitarbeiterdaten. Das können beispielsweise die folgenden sein:

1. HR-Software und Softwaresysteme

Derartige Software fungiert oftmals als generelle Digitalisierungsoption für Personalabteilungen. Sie erleichtert vor allen Dingen die zentralen Personalfunktionen, unter anderem die Handhabung von digitalen Personalakten, die Arbeitszeiterfassung, die Lohnabrechnung, das Bewerbermanagement und auch die Leistungsbewertung. In der HR-Software können zudem die Fäden aus anderen digitalen Tools zusammenfließen, wodurch die Interaktion mit Mitarbeitenden deutlich effizienter abläuft, beispielsweise Feedback, E-Learning und Analysedaten.

2. Employee Self Service (ESS)

ESS kann mit „Mitarbeiterselbstbedienung“ übersetzt werden. Diese kann über ein Onlineportal, das Intranet oder Firmen-Apps erfolgen. Dabei geht es darum, Mitarbeitenden die Möglichkeit zu geben, selbstständig gewisse organisatorische Personalfunktionen sowie arbeitsrelevante Aktivitäten zu übernehmen. Dazu gehören beispielsweise Arbeitszeiterfassung, Urlaubsanträge, Raum- und Fahrzeugbuchungen, Anträge für Dienstreisen, Spesenabrechnungen, Gehaltsabrechnungen und Feedback.

3. E-Learning

Unternehmensinterne digitale Lernplattformen helfen dabei, Mitarbeitende einerseits fortlaufend auf den neuesten Stand von Unternehmensrichtlinien, Compliance-Vorgaben und gesetzlichen Richtlinien für arbeitsrelevante Themen zu bringen. Darüber hinaus ist E-Learning besonders auch für die Fort- und Weiterbildung sowie für gewisse Bereiche der ausbildungsbezogenen Qualifizierung sinnvoll.

Ergebnisse aus Webinaren oder Online-Workshops, Kurszertifikate und ähnliche Leistungsnachweise fließen idealerweise aus der E-Learning-Plattform in das HR-System. Auf diese Weise können Personalabteilungen essenzielle Trainingsanforderungen und individuelle Lernfortschritte der Mitarbeiterschaft nachhalten.

4. Softwarebasierte Balanced Scorecards

Die sogenannten Balanced Scorecards sind Leistungsmessinstrumente, die HR-Aktivitäten mit den Unternehmenszielen verknüpfen. Sie umfassen Kennzahlen zu Personalfluktuation, Mitarbeiterzufriedenheit, Schulungsmaßnahmen und andere HR-relevante Bereiche, um die Effektivität der Personalstrategie zu bewerten. Dabei werden vier Perspektiven berücksichtigt:

• Kund:innen
• Finanzen
• Interne Prozesse
• Entwicklung und Wachstum

Im Rahmen einer digitalen HR Transformation sollten Balanced Scorecards über Softwarelösungen in das HR-Software-System eingebunden werden. Dies ermöglicht Personalverantwortlichen und Entscheidungsträgern, eine auf den Bedarf abgestimmte Datenanalyse vorzunehmen und Erkenntnisse aus den gesammelten Daten zu ziehen.

5. People Analytics Software

Softwarelösungen für People Analytics unterstützen Unternehmen dabei, Daten über ihre Mitarbeitenden zu sammeln, zu analysieren und zu interpretieren. Sie sorgt dafür, personalbezogene Erkenntnisse zu gewinnen, um die Leistung, das Engagement und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu verbessern. Auf Basis dieser Erkenntnisse können Arbeitgebende Maßnahmen ergreifen, um die Mitarbeiterbindung zu stärken.

Datenverarbeitung

Die Erhebung und die Verwertung von Daten ist ein wichtiges Merkmal digitaler Vorgänge. Dies machen sich Unternehmen auch bei der Digitalisierung im Zuge der Umgestaltung des Personalmanagements zunutze. Die Datennutzung und die Datenanalyse sind wichtige Aspekte bei der Entscheidungsfindung im HR-Bereich. Beispielsweise ermöglichen sie, Personaltrends zu erkennen und Prognosen über Unternehmensentwicklungen anzustellen. Auf diese Weise sind Sie in der Lage, Verbesserungen an der Personalstrategie und eventuelle Kurskorrekturen im Hinblick auf die Unternehmensziele vorzunehmen sowie Maßnahmen zu ergreifen, um die Leistung der Belegschaft zu verbessern.

Digitale Employee und Candidate Experience

Die Digitalisierung trägt dazu bei, sowohl die Employee Experience als auch die Candidate Experience zu verbessern. Dazu zählen Tools wie digitale Onboarding-Prozesse, Self-Service-Portale, Feedback-Tools und E-Learning. Solche digitalen Kommunikationsplattformen ermöglichen eine effektive Interaktion von Mitarbeitenden oder Bewerbenden mit Personalverantwortlichen.

Automatisierung von HR-Prozessen

Die Automatisierung wiederholbarer HR-Aufgaben reduziert den administrativen Aufwand erheblich. Beispiele hierfür sind automatisierte Recruiting-Prozesse, digitale Onboarding-Lösungen und automatisierte Leistungsbewertungen.

Datensicherheit und Datenschutz

Digitalisierungsvorhaben müssen mit Maßnahmen zu Datensicherheit und Datenschutz einhergehen. Sowohl auf dem Weg zur Digitalisierung als auch während der Umgestaltung von Aufgaben des Personalmanagements spielen sie eine enorm wichtige Rolle. Die Einhaltung gesetzlicher Datenschutzbestimmungen wie der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sind dabei maßgeblich.

Das heißt zum einen, dass Sie in Ihrem Unternehmen Datenschutz am Arbeitsplatz verstärkt berücksichtigen sollten. Dazu gehört beispielsweise, von Ihren Mitarbeitenden die Erlaubnis zur Datenerhebung beziehungsweise zur Verarbeitung und Analyse einzuholen. Zum anderen sollten Sie unbedingt auch Datenschutz bei Bewerbungsunterlagen anwenden. Dies gilt zum Beispiel für die verlängerte Speicherung der Dokumente in Ihrem Talentpool.

Eine solide Strategie sowie entsprechende technische Lösungen für die Cybersicherheit sorgen zudem dafür, dass sowohl Mitarbeiter- und Kundendaten als auch wichtige Unternehmensinformationen sicher gespeichert und gehandhabt werden.

Strategische Planung: Vorbereitung für die erfolgreiche HR Transformation

Die Personalarbeit von Grund auf neu zu gestalten und durch technische Lösungen aufzuwerten, erfordert eine gründliche Planung. Dazu gehören als strategischer Rahmen eine Analyse des Ist-Zustands und die Formulierung des anvisierten Ziels. Zwischen diesen beiden Endpunkten liegen weitere Schlüsselschritte und Überlegungen, die darauf abzielen, das Personalmanagement an die sich verändernden Geschäftsbedürfnisse und technologischen Fortschritte anzupassen.

Es hängt von Ihrem Unternehmen und vom konkreten Umfang der Transformation ab, ob Sie auf eine feingliedrige Vorbereitung setzen sollten, gewisse Einzelaspekte überspringen können oder besonderen Fokus auf einen Gesichtspunkt legen müssen. Sie können Ihre Herangehensweise folglich individuell auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens abstimmen.

1. Bedarfsanalyse und Zielsetzung

Beginnen Sie mit einer gründlichen Analyse der aktuellen HR-Prozesse im Personalmanagement. Indem Sie den Ist-Zustand definieren, können Sie feststellen, welche Bereiche verbessert oder modernisiert werden müssen. Daraus ergeben sich der Umfang der Umgestaltung und die konkreten Ziele.

2. Entwicklung einer Strategie

Erstellen Sie auf Basis der Analyse eine umfassende HR-Strategie. Stimmen Sie diese idealerweise mit der Gesamtstrategie des Unternehmens ab, um den Prozess möglichst effizient und kosteneffektiv zu gestalten. Die Transformationsstrategie kann eine komplette Neugestaltung von HR-Prozessen, die Einführung neuer Technologien und die Entwicklung neuer Kompetenzen umfassen. Je nachdem, was die anfängliche Analyse ergeben hat, kann die Umgestaltung aber auch nur gewisse Bereiche der Personalarbeit betreffen, beispielsweise die Digitalisierung von Personalakten oder den Rekrutierungsprozess.

3. Technologieintegration und Datenanalyse

Führen Sie die geeigneten digitalen Tools und Technologien ein, um HR-Prozesse zu automatisieren und zu optimieren. Wählen Sie diese so aus, dass sie der Größe Ihres Unternehmens und des Transformationsvorhabens entsprechen, angemessen skalierbar oder modular aufgestellt sind. Damit vermeiden Sie die Anschaffung überproportionierter Systeme und in der Folge unnötige Kosten.

Es kann auch sinnvoll sein, Tools für Datenanalytik einzubeziehen, um Unternehmensentscheidungen zu unterstützen. Damit können Sie gesammelte Daten nutzen, um Einblicke in Mitarbeiterengagement, Leistung und Talentmanagement zu gewinnen. Insofern sind HR-Informationssysteme, digitale Lernplattformen und analytische Tools bereits während des Transformationsprozesses und auch danach hilfreiche Instrumente.

4. Kompetenzentwicklung

Stellen Sie sicher, dass Mitarbeitende im Personalmanagement und auch Führungskräfte in den neuen Systemen und Prozessen geschult sind. Durch Upskilling, also Fort- und Weiterbildungen, sorgen Sie dafür, dass Ihr Team Kompetenzen aufbaut, um zum einen die HR Transformation mitzutragen und zum anderen versteht, wie die neuen Prozesse und Tools einzusetzen sind.

5. Change Management

Entwickeln Sie einen Change-Management-Plan, um die Transformation zu unterstützen. Dazu gehört vor allen Dingen die Entscheidung, was sinnvoller ist: Sollten Sie ein internes Team zusammenstellen oder eher externe Hilfe in Anspruch nehmen? Zudem sollte das Change Management unter anderem beinhalten, mögliche Problemstellen oder Herausforderungen zu definieren, Pilotprojekte zu planen und Lösungen schrittweise einzuführen, um den laufenden Betrieb im Unternehmen so wenig wie möglich zu stören.

6. Nachhaltige Integration und Optimierung

Sorgen Sie für die nachhaltige Integration der neuen HR-Prozesse und -Technologien in das tägliche Geschäft. Führen Sie regelmäßige Überprüfungen durch, um sicherzustellen, dass die HR-Funktionen weiterhin effektiv genutzt werden. Auf Basis dessen können Sie Verbesserungen und Anpassungen an der Transformation vornehmen, ohne die gesamte Strategie neu ausrichten zu müssen.

Herausforderungen und Lösungsoptionen bei der HR Transformation

Die digitale HR-Transformation ist weniger eine Frage nach Vor- und Nachteilen des Vorhabens als vielmehr danach, welche Hürden es zu überwinden gilt und auf welche Weise dies geschehen kann. Im Folgenden erfahren Sie, welche Probleme auftreten können und wie Sie diese lösen können.

Hürden bei der Umgestaltung von Personalarbeit

In der Theorie mag es sich bei der digitalen HR Transformation nach ein paar Umgestaltungen anhören, die man lediglich definieren und umsetzen muss. In der Praxis gibt es jedoch eine ganze Reihe von Herausforderungen, die Sie berücksichtigen und aktiv angehen sollten:

1. Widerstand gegen Veränderungen

Eine der größten Herausforderungen ist der Widerstand der Mitarbeitenden gegen Veränderungen. Wandel kann Ängste und Unsicherheiten auslösen, beispielsweise die Angst vor Jobverlust. Menschen neigen daher dazu, an gewohnten Arbeitsweisen festhalten zu wollen.

2. Legacy-Systeme und Datenlücken

Veraltete HR-Systeme, die es mit der digitalen Transformation abzulösen gilt, beinhalten meist sehr viel Wissen und stellen eine wertvolle Ressource dar. Allerdings sind Personaldaten aus überholten Systemen nicht selten unstrukturiert und unvollständig. Insofern sind eine aufwändige Datenbereinigung und eine Umwandlung auf moderne Datenstrukturen notwendig.

3. Veränderte oder intensivierte Cybersicherheit und Datenschutz

Durch die HR Transformationen werden idealerweise viele Aktivitäten und Prozesse digitalisiert. Insofern ist es wahrscheinlich, dass bisherige Datenschutz- und Datensicherheitsmaßnahmen nicht mehr ausreichen. Die Umstellung auf neue Strategien bei der Personalarbeit geht also zweifellos mit stärkeren Sicherheitsvorkehrungen einher, was ebenso Zeit für die Implementierung sowie ein eigenes Budget erfordert.

4. Prioritätenkonflikte

Die operative Personalarbeit geht trotz des Umgestaltungsvorhabens weiter. Die Kapazitäten von Mitarbeitenden und Ressourcen teilen sich folglich zwischen Tagesgeschäft und Transformation auf. Dies kann negative Auswirkungen auf beide Bereiche haben, zum Beispiel Verzögerungen bei Anfragen oder Verfügbarkeiten von Mitarbeitenden.

5. Kultureller Wandel

Tiefgreifende Veränderungen der Personalarbeit setzen voraus, dass die Belegschaft diesen positiv gegenübersteht und Innovationen unterstützt. Dies stellt insbesondere solche Unternehmen vor eine Herausforderung, die bislang eher traditionell oder tendenziell bürokratisch organisiert waren. Hier könnten agile Arbeitsmethoden eher skeptisch betrachtet werden.

6. Langer Atem und Nachhaltigkeit

Da es sich bei der Umgestaltung von HR-Prozessen um ein langfristiges Projekt handelt, ist es essenziell, dass Transformationsimpulse durchgehend erhalten bleiben. Zudem müssen die Beteiligten und Entscheidungsträger sicherstellen, dass die geplanten Veränderungen nachhaltig und tiefgreifend etabliert werden, anstatt zu oberflächlichen Anpassungen zu verkümmern.

7. Kommunikation

Es kann schwierig sein, die digitale HR-Transformation über die Personalabteilung hinaus in adäquatem Maß zu kommunizieren. Dabei stellt sich zum Beispiel die Frage, welche Informationen für andere Abteilungen und Mitarbeitende relevant sind und welche nicht. Es besteht also beispielsweise die Gefahr, zu wenig über den Stand der Umgestaltung zu informieren, wodurch Unmut über längere Antwortzeiten oder zeitweilig aufwändigere Vorgänge aufkommen kann. Diejenigen, die maßgeblich an der Umgestaltung arbeiten, stehen daher vor der Herausforderung, andere Mitarbeitende insoweit zu informieren, dass die Unterstützung für das Vorhaben nicht darunter leidet.

8. Budgetbeschränkungen

Die Umgestaltung des Personalmanagements erfordert einen gewissen finanziellen Aufwand (zum Beispiel durch die Anschaffung neuer Software, Durchführung von Schulungen und Verteilung von Personalkapazitäten), bringt aber später keinen direkten Profit ein.

Zu den wichtigsten Vorteilen zählen jedoch Effizienzsteigerung und Kostenreduzierung. Beide Aspekte sind jedoch meist nicht sichtbar und nur indirekt spürbar. Insofern kann schon im Voraus die Schwierigkeit bestehen, das Vorhaben und die damit verbundenen Investitionen gegenüber Entscheidungsträgern zu rechtfertigen sowie die Unterstützung der Belegschaft zu gewinnen.

Lösungsansätze

Um die genannten Herausforderungen bei der Umgestaltung effektiv zu bewältigen, können HR-Abteilungen folgende Maßnahmen ergreifen:

1. Change Management

Aktives Change Management ist der beste Weg, tiefgreifende Veränderungen bei laufendem Betrieb umzusetzen. Stellen Sie daher ein starkes Change-Management-Team auf, das in mehrere Richtungen agiert: Es befasst sich einerseits mit der Planung, Kommunikation und Implementierung der Veränderungen. Andererseits begleitet es das Vorhaben von Anfang bis Ende und dient in dem Zusammenhang als Anlaufstelle für alle Beteiligten und Mitarbeitenden.

Wichtige Maßnahmen, die zum Change Management gehören, sind zum Beispiel:

• Durchführung von Pilotprojekten: Damit können Sie neue Ideen testen und wertvolle Erkenntnisse gewinnen, bevor Sie diese unternehmensweit einführen. Außerdem ermöglichen Pilotprojekte, die Belegschaft langsam an die Veränderungen heranzuführen und einzubinden. Sie überzeugen sie durch kleine Erfolge schrittweise von den Transformationsmaßnahmen.
• Förderung einer adaptiven Unternehmenskultur: Parallel zur Umsetzung der Transformationsstrategie sollte Change Management berücksichtigen, eine Unternehmenskultur zu schaffen, die offen für Veränderungen ist und kontinuierliches Lernen fördert. Dies kann durch die Anerkennung und Belohnung von Innovations- und Anpassungsfähigkeit geschehen.

Mit solchen Maßnahmen können Sie dafür sorgen, dass sowohl die rein praktische Umsetzung der digitalen HR Transformation funktioniert (zum Beispiel durch eine Kostenkontrolle und das Erreichen von Meilensteinen) als auch eine positive Einstellung gegenüber dem Wandel im Unternehmen etabliert wird. Change Management ist daher als wichtiges Fundament für den Erfolg eines solchen Vorhabens anzusehen.

2. Transparente Kommunikation und Einbeziehen der Mitarbeitenden

Kommunizieren Sie offen und regelmäßig über den Zweck, die Vorteile und die Fortschritte der Transformation. Dies hilft, Missverständnisse zu vermeiden und eine Grundlage für Akzeptanz und Unterstützung zu schaffen. Beziehen Sie dazu Mitarbeitende in den Transformationsprozess ein, indem Sie Feedback einholen und ihre Meinungen berücksichtigen. Auf diese Weise können Sie innere Widerstände ab- und Unterstützung für das Vorhaben aufbauen. Praktizieren Sie Employee Centricity oder führen diese im Zuge der Transformation ein, kann dies den Prozess zusätzlich vereinfachen, erleichtern und beschleunigen.

3. Realistische Budgetplanung

Entwickeln Sie einen realistischen Finanzplan für die Transformation. Berücksichtigen Sie alle Kosten, einschließlich Technologie, Schulungen und Change-Management-Maßnahmen.

4. Sorgfältige Technologieauswahl und -integration

Wählen Sie Technologielösungen, die gut zu Ihren Geschäftszielen und bestehenden Systemen passen. Mit sorgfältiger Planung und schrittweiser Implementierung können Sie nicht nur die Integration erleichtern, sondern auch die Kosten überwachen und kontrollieren. Im selben Schritt können Sie auch Ihre Maßnahmen zu Datenschutz und Cybersicherheit überarbeiten und den neuen Systemen anpassen.

5. Schulungen

Nutzen Sie Schulungsprogramme, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeitenden über die erforderlichen Fähigkeiten und Kenntnisse verfügen, um neue Systeme und Prozesse effektiv zu nutzen. Dies schließt sowohl neue Herangehensweisen und Abläufe ein als auch die Nutzung neuer technischer Lösungen.

6. Erfolgsmessung

Definieren Sie klare Metriken, um den Erfolg der Transformation zu messen. Dies kann durch regelmäßige Bewertungen und Anpassungen erfolgen, um sicherzustellen, dass Sie die anvisierten Ziele und Meilensteine erreichen. Es bietet sich ebenso an, die neu implementierten Technologien zur Erfolgsmessung einzusetzen, beispielsweise mithilfe eines Kennzahlensystems wie HR Balanced Scorecards.

Ablaufplan: Exemplarische Phasen der digitalen HR Transformation

Wie eine Umgestaltung von HR-Funktionen abläuft, kann zwar in ihrer Ausführung von Unternehmen zu Unternehmen variieren, folgt jedoch in der Regel einem strukturierten Phasenmodell. Dieses Modell ermöglicht es, den Prozess zu organisieren und zu verwalten. Während diese Phasen einen allgemeinen Rahmen bieten, ist es wichtig, dass jede Organisation ihren Umgestaltungsprozess individuell an ihre spezifischen Bedürfnisse, ihre Kultur und die strategischen Ziele anpasst. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit sind daher entscheidend, um auf unvorhergesehene Herausforderungen und Veränderungen in der Geschäftsumgebung reagieren zu können.

Dennoch stellt ein exemplarischer Ablaufplan eine Richtschnur für die maßgeschneiderte, digitale HR-Transformation dar. Dieser kann wie folgt aufgebaut sein:

Phase 1: Analyse und Planung

Bedarfsanalyse: Bewertung des aktuellen Zustands der Personalarbeit sowie Identifizierung von Lücken und Bereichen für Verbesserungen.

Zielsetzung: Festlegung klarer, messbarer Ziele für die Transformation.

Strategieentwicklung: Erarbeitung eines umfassenden Transformationsplans, der auf die Unternehmensstrategie und -ziele abgestimmt ist.

Phase 2: Design und Entwicklung

Prozess- und Systemdesign: Entwurf optimierter und/oder neuer HR-Prozesse, Strukturen und Systeme.

Technologieauswahl: Auswahl passender Technologielösungen zur Unterstützung der neuen HR-Prozesse.

Kompetenzentwicklung: Planung von Schulungen und Entwicklungsprogrammen für HR-Mitarbeitende und Führungskräfte.

Phase 3: Implementierung

Pilotierung: Durchführung von Pilotprojekten oder Testläufen für neue Prozesse und Systeme.

Rollout: Schrittweise Implementierung der neuen HR-Prozesse und Systeme im gesamten Unternehmen.

Change Management: Management von Veränderungsprozessen, um Akzeptanz und Engagement der Mitarbeitenden sicherzustellen.

Phase 4: Konsolidierung und Optimierung

Überwachung und Anpassung: Laufende Überwachung der Performance und Anpassung der Prozesse basierend auf Feedback und Leistungsdaten.

Stabilisierung: Sicherstellung, dass die neuen Prozesse und Systeme stabil und effektiv funktionieren.

Nachhaltige Integration: Gewährleistung, dass die Transformation dauerhaft im Unternehmen verankert ist und kontinuierliche Verbesserungen ermöglicht.

Phase 5: Bewertung und kontinuierliche Verbesserung

Erfolgsmessung: Bewertung der Ergebnisse im Hinblick auf die ursprünglichen Ziele der Transformation.

Identifizierung von Verbesserungspotenzialen: Erkennung und Implementierung weiterer Optimierungsmöglichkeiten.

Kontinuierliche Anpassung: Anpassung der HR-Strategien und -prozesse an zukünftige Geschäftsanforderungen und Marktbedingungen.

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