Effiziente Nachfolgeplanung: Wie Unternehmen Lücken in der Personalbesetzung vermeiden

von Christiane Toedt

In den meisten Unternehmen hat der Jobwechsel von Beschäftigten unmittelbare und langfristige Folgen: Es entsteht eine offene Stelle – eine Lücke, die es schnell zu besetzen gilt. Doch diese Lücke lässt wiederum an anderer Stelle eine offene Position übrig. Die gute Nachricht: Mit einer Nachfolgeplanung lassen sich die Folgen solcher Nachrückbesetzungen im Vorfeld erkennen und vermeiden. Wie Sie Ihre interne Nachfolgeplanung angehen und wann Sie Ihre Suche am besten auf den Arbeitsmarkt ausweiten, verraten wir in diesem Artikel.

Nachfolgeplanung zur Personalentwicklung

Eine gezielte Nachfolgeplanung eröffnet rechtzeitig Optionen für die Nachbesetzung von Stellen, die altersbedingt oder durch einen Jobwechsel frei werden. Dazu müssen Führungskräfte und HR-Verantwortliche einen guten Überblick über alle Positionen in ihrem Unternehmen haben. Nur so erkennen sie früh- und rechtzeitig, ob eine bestimmte Stelle intern zu besetzen ist oder ob eine externe Suche ansteht.

Wenn Unternehmen frühzeitig geeignete Potenzialträger:innen identifizieren und aufbauen, vermeidet das lange Vakanzen und ein Absinken der Produktivität. Wie allzu oft, spielt der Faktor Kontinuität hier eine entscheidende Rolle: Nur wer seine Mitarbeitenden im Blick behält und ihren Karriereweg fördert, vermeidet Engpässe in der Personaldecke.

Wie gestalten Unternehmen die interne Nachfolgeplanung?

Um diese sogenannten Engpässe zu vermeiden, Stellen schnell zu besetzen und Beschäftigte zu fördern, bieten sich Mitarbeitergespräche in einem halbjährlichen oder jährlichen Zyklus an. In diesem schauen Führungskräfte und Beschäftigte gemeinsam, wo die Angestellten sich gerade in ihrer Entwicklung befinden, für welche Positionen die Beschäftigten Potenzial mitbringen, und wie die Planung des nächsten halben Jahres aussieht.

Darüber hinaus können Unternehmen Meetings einberufen, beispielsweise in Form einer Personalkonferenz, in der es ausschließlich um die Nachfolgeplanung zur Personalentwicklung geht. Hier sprechen Personalverantwortliche über Mitarbeitende, ihr Fachwissen und ihr Potenzial. Die Idee ist, herauszufinden, wer zukünftig eine höhere oder eine andere Position besetzen kann und möchte. Das Management lotet hier auch aus, welche Positionen für die einzelnen Beschäftigten infrage kommen.

Die rechtzeitige Planung

In der Regel lohnt es sich, für die meisten Stellen – besonders aber bei leitenden Angestellten und solchen mit Personalverantwortung – eine Nachfolgeplanung zu führen. Der Begriff Nachfolgeplanung bedeutet in diesem Fall, dass Unternehmen schon vor einem anstehenden Wechsel überlegen, welche Angestellten infrage kommen würden, falls ein Mitarbeiter bzw. eine Mitarbeiterin den Job wechselt oder das Unternehmen verlässt.

Wichtig ist hierbei zu entscheiden, welche Kandidat:innen für die Stelle infrage kommen. Fraglich ist auch, ob die nachfolgende Person bereits 1:1 auf die zu besetzende Stelle passt oder ob es noch Entwicklungsbedarf gibt. Verlassen Angestellte ihre Stelle, um in einem anderen Unternehmen oder in einem anderen Bereich zu arbeiten, kann die Personalabteilung auf die Nachfolgeplanung entsprechend zurückgreifen.

Die Führungskräfte suchen anschließend das direkte Gespräch mit den Mitarbeiter:innen, die in der Nachfolgeplanung aufgeführt sind. Sie fragen nach, ob sich die Beschäftigten vorstellen können, die freiwerdende Stelle zu besetzen. Sinn macht es, dass sich die potenziellen Nachfolger:innen dennoch offiziell auf die Stelle bewerben – gerade in großen Unternehmen ist das gang und gäbe. Fairnesshalber sehen es viele Betriebe in ihren Prozessen sogar vor, jede freiwerdende Stelle öffentlich (intern bzw. extern) auszuschreiben – Nachfolgeplanung hin oder her.

Dann kommt es zum Auswahlverfahren, in dem die Personalverantwortlichen die optimale Neubesetzung auswählen. Aber Achtung: In der Realität kommen viele Faktoren bei der Nachfolgeplanung ins Spiel. Nicht immer können Unternehmen Stellen über einen längeren Zeitraum freihalten, wenn die vorgesehene Nachfolge das benötigte fachliche Level noch nicht erreicht hat. In diesem Fall greifen Unternehmen auch auf Mitarbeiter:innen zurück, die eigentlich nicht in der Nachfolgeplanung vorgesehen waren – solche, die beispielsweise aus der Elternzeit oder aus dem Sabbatical kommen.

Externe Nachfolgeplanung

Falls Unternehmen intern keine optimale Nachbesetzung finden, die zur gesuchten Position passt, sie ein neues Geschäftsfeld aufbauen möchten, oder spezielles Expertenwissen brauchen, können Betriebe auch außerhalb des Unternehmens nach Verstärkung suchen. Dann lohnt es sich, die Stelle extern auszuschreiben.

Das geht beispielsweise über ihre eigene Karriereseite. Dort können Unternehmen ihre eigenen Einstellungsprozesse anwenden, z.B. in Form von Assessment Centern oder direkten Bewerbungsgesprächen mit dem Recruiting-Team. Bei dieser wichtigen Aufgabe und bei der Nachfolgeplanung selbst können KI und spezielle Software-Module eine Hilfe sein: Mögliche Karrierewege für Mitarbeiter:innen lassen sich durch diese frühzeitig identifizieren, verfolgen und planen.

Diese Technik liefert HR-Verantwortlichen und den Mitarbeiter:innen einen Überblick über die Organisationsstruktur des Unternehmens, über Fertigkeiten, Fachwissen und Berufserfahrung, die für bestimmte Entwicklungspfade erforderlich sind. Wissenslücken lassen sich somit erkennen und durch entsprechende Entwicklungsmaßnahmen ausgleichen.

Nachfolgeplanung zur Personalentwicklung

Durch spezielle Tools behalten Unternehmen den Überblick über das Mitarbeiterpotenzial. Die Transparenz über das Know-how der Belegschaft steigt infolgedessen. Nicht zuletzt auch, weil Mitarbeiter:innen je nach Software Informationen über ihr Wissen und ihre Fähigkeiten selbst aktualisieren können.

Das erleichtert HR-Verantwortlichen die Arbeit, da das Profil eines jeden einzelnen im Idealfall stets auf dem aktuellen Stand ist und von der Belegschaft gepflegt wird. Führungskräfte und HR-Verantwortliche haben dadurch jederzeit den Überblick darüber, welche Beschäftigten sich für welche Positionen eignen.

Weitere Vorteile einer effektiven Personalentwicklung

Schreiben sich Unternehmen die gezielte Förderung und Entwicklung ihrer Beschäftigten auf die Fahne, hat das einen spürbaren Effekt auf die Mitarbeiterbindung: Die Belegschaft fühlt sich wertgeschätzt, weil der Arbeitgeber in sie investiert und offenkundig an ihrer Arbeit sowie ihrem Verbleib in der Firma interessiert ist. Mit einer effizienten Nachfolgeplanung zur Personalentwicklung lassen sich auch versteckte Talente in der Organisation identifizieren, die sonst möglicherweise übersehen werden.

Das wiederum wirkt sich direkt auf die Mitarbeiterzufriedenheit und das Employer Branding aus. Angestellte, die gefördert werden und Karrierechancen für sich sehen, sprechen gut über ihr Unternehmen. So können Unternehmen parallel an der Entwicklung einer Arbeitgebermarke tüfteln und sich auf dem Arbeitsmarkt als attraktiver Arbeitgeber positionieren – gerade in Zeiten des demographischen Wandels ein großes Plus für Unternehmen.

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